公司文书处理制度及收发作业规范.docx

公司文书处理制度 (一)总则 第一条 范围 本公司文书处理均按本制度执行在特殊情况下的应急处理事后也须按本制度补齐有关手续 第二条 定义 本制度所指文书包括以下内容: 高层决策文书以及基层下达的文件 部门会议文书与转阅文件 合同书证券证书和劳动协议书 志愿书违约收文往来公文专利证明和注册登记文书 收支预算与决算书账本票据凭证各种明细表各种规定与计划书 往来书信电报任命书意见书 各种报告各种统计表 其中与项文书的处理原则上按会议决定处理 第三条 类别划分 上述文书按机密程度可划分为以下几类: 机密文书 绝密 秘密 保密 普通文书即机密文书以外的文书 其他文书如公开发行的书籍杂志报纸以及调查资料类的印刷品或复印誊写物品的 第四条 适用原则 表23-10表格使用状况调查表 送： 送出单位 表格管制单位 日期 年 月 日 名称如为新表请简要解释 表号如为新表免填 作用此表之其他部门 表 格 内 容 有 关 事 项 此表目的及用途 是否送出厂外？ □是 □否 能否用透明窗信封？ □是 □否 对现行程序的影响说明改变或增加之处 资料来自何处的注出表号 资料送往何处注出表号 此表设计将影响其他何表 有何其他表需重加设计 与何表同时参以使用 可以取代何种表注出表号 何表作废注出表号 现有废表之处理 □销毁 □新表未使用前仍继续使用 □通知已领出者使用完为止 其他处办理 填写用 铅笔钢笔复写打字 其他填写方式如系机械注明名 称及型式牌 特殊装订所需级边或印刷留纸边 使用情形 □在办公室内用 □在工场或库房使用 □在室外用 复制方法 油印 其他方法 领用情形其他副本数量 □每日 □每周 □每月 使用此表需增添新设备如需要请注明并估计费用 □是 □否 副本送递 单位数 副本送递单位名 称必需用之单位 保存时间月年 处理时间每月日 每月极少 每一单位如何填写 填写日期及编号等等 盖图记等等 （1） 原 2 3 4 5 6 7 规 格 需 用 量 需印连续号码否请说明 □是 □否 装订成册 □是 □否 年量□张 □份 份期交货 □月数及数量 □本 □册 第一次用量 使用久暂 □永久 □临时(多久时间) 交货日期 特殊事项不够填写时请用背面 签章 申请人 日期 审核人 日期 批准人 日期 公司各部门依据本制度保管与处理本部门有关事务文书 (二)文书的收发 第五条 收发 到达本公司的文书原则上由总务部或者另行规定的其他部门接受所有文书按下列原则处置或送发 普通文书全部由接受部门开启或开封启封时编上文书的收发编号注明收发日期在文书登记簿上作好登记由接受部门的主管或者由指定的文书保管员送交有关部门有关人员文书当事人必须签名盖章领取文书但是不涉及特别事项的文书可以简化登记手续 绝密文书或亲启文书必须直接送交当事者由文书当事者开封与处 置 第六条 制度时间外的处理 值班人员能够判定为是紧急重要的文书或者直接写给公司高层领导的文书应立即通知秘书室主任其他次重要文书只需通知收发室的主任并按其指示处理 所有到达的文书值班人员都必须一一作好登记于此后第一个工作日早晨转交收发室 第七条 收发决定 所有文书的接受转交登记与领取事宜都必须由收发室主任做出决定与指示 第八条 设立信使 在文书的接受与处理过程中各部门间经常需要相互传递文书因此在文书档案室设一名信使来回传递各类文书 (三)文书的处理 第九条 处理原则 文书处理的基本原则是准确与及时并且明确文书处理的责任者 第十条 成文原则 凡重要的往来交涉都必须形成文书或形成记录即使情况特殊也必须事后追忆形成备忘录 第十一条 特例 对那些并不重要的事项或者通过电话会面等简单形式处理的事项只需要事后将处理结果的要点记录下来即可 第十二条 处理手续 领取文书的部门按下列规定及时予以处理 凡重要事项或者异常事项应立即向所在部门主管做出报告并逐级向上请示必要情况下必须与其他部门取得联系等候并按照上级指示处理文书中涉及的有关事项 如果文书中涉及的事项与其他部门有关必须在与其他部门取得联系后达成一致意见再行事 在具体处理时如果认为有必要请其他部门做出配合并且其他部门提供配合需要一定的时间在这种情况下应事先征得对方的意见 如果事情涉及两个以上的部门并且难以判断由何部门出面主持时应听取其他部门的处理意见 第十三条 防止拖延 文书档案部门有责任督促有关部门处理文书指定的事项以防止文书的处理延迟或停顿如发生延迟或停顿现象应立即交文书档案部门处理 第十四条 重要文书的保管 机要或绝密文书以及其他重要文件必须存放在带锁的档案文件柜中予以严格保管 文件柜的存放必须选择在发生意外时能够安全迅速转移出去放在容易发