城市学院秘书学秘书职.pptx

第五讲：秘书的职能环境;第一节 秘书职能环境的结构;;第二节：办公室管理;;;;;;;;;;;;;;;;;;;第三节: 秘书人际关系 一、秘书的人际关系的内容、方式与准则 1、人际关系——业缘关系 2、影响人际关系的因素 3、人际关系的障碍 4、人际关系的方式 5、秘书人际关系的准则 ;;;;如何提高你的亲和性呢？;王晓丽是一家国际知名广告公司的业务经理。她资质过人，经验丰富。但是他手下的员工，看到她就像是老鼠见了猫一样，总有一种畏惧心理。她一进办公室，热闹的房里顿时鸦雀无声，大家在她面前噤若寒蝉。开会的时候，只有王晓丽一个人滔滔不绝的演讲，大家都不讲，也没有机会插上一句话。这样，由于员工的积极性没有发动起来，尽管王晓丽很优秀，但多年来她的业绩一直徘徊不前。这也是她一直以来心中的疑惑。;启示 一个主管必须做到进入办公室，就像阳光普照大地一样，使大家精神一振，上下沟通，才能调动大家的积极性。; 在现代职场上，从来都是“三分做事七分做人”。保持好与上司、同事、各部门以及客户之间的关系，对于身处管理神经枢纽的秘书来说更为重要，保持良好的人际关系的一大法宝就是提高自己交流沟通技巧。职场上人际关系，99%是由误会造成的，而99%的误会又是由于不恰当的交流方式带来的。;五、秘书与上司关系的准则 1、主动配合、适应 2、服从、但不盲从 3、委婉提醒，适时规劝 4、维护上司间的团结;与上司的关系;;;六、秘书与同事关系;;案例：秘书与秘书之间;【案例思考】 ;【案例评析】;;;第四节：秘书职能环境资源;; 传说有一位商人，带着两袋大蒜，骑着骆驼，一路跋涉到了遥远的阿拉伯。那里的人们从没有见过大蒜，更想不到世界上还有味道这么好的东西，因此，他们用当地最热情的方式款待了这位聪明的商人，临别赠与他两袋金子作为酬谢。 另有一位商人听说了这件事，不禁为之动心，他想：大葱的味道不也很好吗？于是他带着葱来到那个地方。那里的人们同样没有见过大葱，甚至觉得的味道比大蒜的味道还要好！他们更加热情地款待了商人，并且一致认为，用金子远不能表达他们对这位远道而来的客人的感激之情，经过再三商讨，他们决定赠与这位朋友两袋大蒜。 启示：先抢一步，占尽天机，得到的是金子；而你步人后尘，东施效颦，得到的可能是大蒜！ ;第五节： 秘书职能环境与职能场;; 秘书如何减轻压力 1、把压力想成一种磨练。 2、善意帮助别人，使自己更加成熟。 3、调整心态，改变消极的想法。 4、尽情休息，有规律地运动。 5、培养广泛的兴趣和乐观的情绪。 6、博览群书。开阔胸襟。 7、感恩生活，设身处地地为他人着想。 8、经常自我激励;; 第六节： 领导需要怎样的秘书 一、领导的涵义 二、领导的作用 ：推动和引发 三、领导的基本要素：领导者、被领导者、作用对象、客观环境 四、领导与秘书工作：领导需要秘书工作的辅助，秘书辅助是领导工作中不可缺少的环节 五、领导者与秘书：领导者是组织活动中的率领者、引导者，秘书是领导者近身综合辅助的参谋助手 六、领导工作与秘书辅助：为领导服务是秘书和秘书工作的立足点 ;六、领导对秘书的需要 1、忠于职守、安于本分 2、敏于观察、勤于思考 3、提供信息，敢说真话 4、任劳任怨、分忧代劳 5、联系群众、善于协调 ; 纵观陈希同、王宝森案件以及铁英、黄超案件，发现他们有惊人的相似之处：首长和秘书双双落马。 这些触目惊心的问题，不是一句“臭味相投”就可以了解的。分析原因，有领导方面的，有秘书自身的，也有机制、管理方面的。 王宝森的秘书阎振利最为典型。他原来是市财政局的干部，曾因偷盗摩托车，被公安机关拘留，受过处分。据说，当时任市财政局长的王宝森对其并无好感。但阎振利很会“来事儿”，他“积极报名支援西藏建设”。每次回家休假总要去看望王宝森，还带上些“土特产”。还帮王宝森安装浴盆、买电视机，揽下了王宝森的不少家务事。一来二去，赢得王宝森的好感。王当上了副市长，阎振利从西藏返京后，王便辞去了原秘书，点名要来阎振利。 阎自恃是王的秘书。称王称霸，随意扣押请示报告，代替王发号施令。有一次竟擅自从海碇区财政局拿走20万元支票说“到时候由市财政局还”，市财政局真的给他圆帐，财政局说，“阎是王宝森的秘书，我们得罪不起他”。; 第七节：秘书的选任与培养;;三、加强理解，培养任劳任怨的秘书 启示： “水能载舟，亦能覆舟”，掌握权力之柄，更要重视底层民众，这也是管理好一个团队必须具备的素质和才能。 四、加强沟通，培养配合默契的秘书 1、使秘书明确工作的目标与任务 2、使秘书知晓领导的想法与意图 3、使秘书了