第七章商务书面沟通.pptx

第7章 商务书面沟通;第一节 商务书面沟通概述;一、书面沟通的优势;书面沟通具有准确性、权威性。 书面沟通具有较强的规范性。 书面沟通形式适合于存档、查阅和引用。 书面沟通形式有利于减少信息错误。 书面材料可以配合口头表达使用。 书面沟通在某些情况下可以减少面对面沟通中的摩擦。 ;书面沟通的优点 ??1?写作人可以从容地表达自己的意思??2?书面材料传达信息的准确性高??3?书面材料是准确而可信的证据??4?书面材料可以不受时空的限制，实现不同时空的沟通??5?书面沟通的能力主要表现在对词句的灵活运用、语法结构的贯彻、格式的准确把握等方面??6?在特定群体内部约定俗成的规则对书面沟通的影响、限制很大。;二、书面沟通的缺点;三、有效商务书面沟通的特征;四、商务文件写作的原则;1、使用规范的语言和格式;2、根据不同的需要使用不同的语言风格; 中性的文件 中性的文件是指阅读者以中立的态度来阅读的文件。写作这类文件时要注意采用中性的语言、准确的词汇。 负面的文件 负面的文件指阅读者不希望接受的文件。写作这类文件时要注意采用委婉的语气、令人愉快的词汇。 ; 说服性的文件 说服性的文件是指对阅读者的态度不明了，努力说服其接受己方观点或建议的文件。 说服性文件一定要把握住对方的心理、想法和利益所在，以具有煽动性、感染力的语言加以铺陈。 ;第二节 商务书面沟通的基本策略;一、从沟通者出发的基本策略;二、从读者出发的基本策略;三、信息组织和写作方式策略;有效的信息组织，应该将重点放在文章的开头或者结尾。 直接式：把文章的主题放在开头，再对主题进行论证 间接式：先举例各种论证，在结尾推导出文章的主题 还必须选择正确的写作方式。每一种写作方式都有特定的格式。按照这些格式来写，能更好地满足读者的期望，有助于读者更好地获得他们所需要的信息。;第三节 商务写作概述;拟订提纲;、收集资料;（三）资料收集的一般技巧 1、从身边的资料开始收集 2、尽量利用高科技手段 3、平时注重积累 4、保持适度的资料数量 ;二、商务写作的注意要点;三、商务写作的技巧;第四节 商务信函的写作 ;一封比较规范、完整的商务信函一般包括以下部分: 信头 存档号码 收信人地址 主题行或标题;称谓 正文 结束语 落款 时间;商务信函;商务信函的种类;肯定性信函;肯定性信函的基本结构;1/30/2021;说明性信函;说明性信函的基本结构;1/30/2021;负面性信函;负面性信函的基本结构;负面性信函的写作技巧（结构）;1/30/2021;劝说性信函;劝说性信函的基本结构;1/30/2021;商务信函的标准;;常见商务信函;;;;回复投诉函;催款函样例;邀请函样例;商务信函的基本特征 ;如何撰写商务信函;信函中常见的重大错误;积极性信函的写作 ;一封积极的促销信; 一封失败的信 亲爱的先生/女士： 我已间接获悉您在寻找一家公司为贵公司所有部门安装新电脑。我确信作为一个完全令人放心的公司，我公司定能被指派。不管我们在贵公司业务方面经验有限。曾经为您服务过的人说我们能胜任此项工作。我是个非常热请的人，对于与您相会的可能性，除非另通知，我在周一、周二和周五下午不能拜访你处，这是因为……;消极性信函的写作;一封拒绝录用信;劝说性信函的写作;推销信;第五节 商务报告的写作;1/30/2021;1/30/2021;1/30/2021;一、商务报告的分类;二、有效商务报告的特征;三、正式商务报告的书写;四、其他几种商务报告的书写; 丰田公司的报告 大多数公司决定新车型的变动方案都通过开会的方式。但在丰田公司， 当再现跨越部门分工的问题时，奉行谁发现问题，谁负责撰写报告，分析 问并建议可行的解决方案的原则。这些报告简明扼要，都在1-2页的篇幅。 有时，口头汇报附加一个电话汇报就可以了。收到报告的人认真阅读后用 另外一个报告回复。 通过几个报告的回合，大部分问题都可以得到解决。假如问题依然存 在，就要召开各方会面，此时，由于大家都已经认真思考过同样的问题 了，即使开会，会议时间将大大缩短，成效显著。;2.行动报告的书写 行动报告——对参与了商务旅行、会议、 会谈等商务事件的总结报告。 事件、时间、地点 目的 见闻 结论 ;3.状态或进展报告的书写 状态或进展报告——对某一部门的各类业务或 某一项目的进展情况进行的总体分析报告。 背景 行动和结果 成本 时间表 总结 ;第六节 其他常用商务文书的写作;一、备忘录; 备 忘 录 范 例 送达：王达先生（人事总监） 发送人：李蕴（培