14、信息与沟通管理计划.docx

第十四章 信息与交流管理计划 1、项目信息交流管理目标 保证项目各样有关信息的有效获得，并实时、正确地办理获得的信息并反应 信息，保证信息获得、 办理及反应渠道的通畅。 为工程的顺利施工提供必要条件。 2、项目信息管理范围 项目信息管理包括在项目决议、施工和物资采买过程中，以及其他与项目建 设有关的信息。包括但不限于： 与公司有关的信息、与建设方有关的信息、与设计方有关的信息、与监理方 有关的信息、与政府部门及行业管理机构有关的信息、与分包及劳务方有关的信 息、与供给商、租借商有关的信息。 项目部内部的主要信息：资本管理、机构人员管理、技术管理、行政事务管 理、物资管理、机械设施管理、分担保理、合同管理、成本管理、进度管理、质 量管理、安全管理、环保留理等。 3、信息管理办法 成立信息管理小组 主要以技术和估算部门为主，后勤、工程、质安部门配合 ，拟订小组工作 职责，明确小组成职工作职责，拟订各部门信息管理工作职责，指定各部门信息 管理员。解决信息管理机构、人员及工作职责，保证信息管理工作的顺利进行。 编制信息管理手册 主要内容包括：管理的任务；信息管理的任务分工表和管理职能分工表；信 息的分类；信息的编码体系和编码；信息输入输出模型；各项信息管理工作的工 作流程图；信息流程图；信息办理的工作平台及其使用规定；各样报表和报告的格式，以及报告周期；项目进展的周报、月度报告、季度报告、年度报告和工程总报告的内容及其编制。 拟订管理制度 成立信息管理责任制度；工程档案管理制度；信息管理的保密制度；收发文制度；会议交流制度；重要会议控制制度。 准时召开信息管理例会 能够与每周生产例会一同召开，议论并解决信息管理工作问题。 成立项目信息交流平台 设置网络信息办理平台，设置电脑、电话机、传真机、对讲机等硬件设施，用于交流、传达和获取有关数据。 收集、借鉴、运用相应的信息管理资料，为信息管理提供相应的参照和解决 办法。如购置相应的软件系统（梦龙、 CAD、 3DS 软件等）、网络计划控制系统、资料信息管理系统，安全、技术资料有关编制指南等。 4、信息分类、排序及要求 信息按不同分类方法，能够分好多种，建议用第二、三、四种对信息进行分 类管理： 按层次划分：战略性信息、管理性信息、业务性信息。 按项目实施的工作流程划分：计划信息、执行信息、检查信息、反应信 息。 按信息根源划分：投资控制信息、进度控制信息、质量控制信息、合同 管理信息、安全控制信息。 按信息性质划分：组织类信息、管理类信息、经济类信息，技术类信息。 按信息稳定性划分：固定信息、流动信息。 信息排序及要求 不管哪一种信息，只需获得或需要传达就要实时将有关信息按规定的程序要求进行办理，办理方法主要采用局域网、收、发文或会议形式进行。 对不同的信息要进行合理的编码，最好采用一个编码系统，以便分类和信息共享。 5、信息追踪、控制及要求 信息管理小组要派专人进行追踪，要随着工程的进度，按照项目信息管理的 要求，实时整理、录入项目管理信息。 信息资料要真切、正确、快捷。 信息更新或变化后，要实时更新或表记，免得混杂不清。 所收到或发出的信息，一定要经项目经理部有关负责人审核签字或同意后，方可执行或录入计算机信息系统内，并保留审核签字等原件依据，以保证信息的有效性和真切性。 任何未经考证的口头信息不能作为项目管理中的有效信息。 认真做好信息编号、编码工作，以时间或类其他形式分别进行编号，保证各样信息条理清楚、清晰了然。其编写原则是：惟一确定性和通用性。 认真做好信息保留工作（如发、收文本、各样记录等要妥善保留），采取各样举措防备丢掉。 要认真负责信息办理平台、系统、软件的成立和运行维护工作，保证信息管 理工作有效运行。 项目实施过程中信息管理手册要进行必要的改正和补充， 信息管理小组定期 检查并敦促其执行。 必需的资源和费用估算。 序号 资源名称 数量 单价（元） 合价（元） 备注 1 电脑 / / 2 路由器 / / 3 网线 / 4 打印、复印机 / 5 电话 / 6 对讲机 / 7 传真机 / 6、信息安全管理 拟订信息保密管理制度，并严格按制度执行。 严格执行信息收发管理制度，信息收到后签收确认并实时办理，专人妥善保留。信息发出时要采取对方签字确认、填写备忘录等手段保证确认信息的有效发出，保证发出信息的可追忆。 重要信息要严格执行信息备份制度，纸质文件复印，保留正件、电子文件不同电脑备份或定期刻录光盘备份。 各部门确定信息资料专人管理，并定期整理移交项目资料中心存查。项目资 料中心定期移交公司档案资料管理部门。 项目资料中心为重点防火防盗管理部门，要运用各样防火防盗举措，保证安 全。 项目局域网络需要采取电子安全举措防盗， 项目利用公共网络平台收集传达信息要注意运用正版杀毒软件，