展会管理规定.docxVIP

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精品文档 精品文档 PAGE 精品文档 精品文档 展会管理规定 一、总则 明确企业参展标准和操作流程,掌握国内外的大型专业展会的行情,持续改进和完善企业展会的组织、开展和管理工作。 二、适用范围 本制度适用于展会的组织、信息收集和参展的程序管理。综合办行政管理员为展会统一负责人,原展会负责人赵业水与刘建开应与综合办行政管理员进行工作交接,并负责给综合办行政管理员提供之前参加过的展会相关资料。 三、展会操作规程 (一)国内展会参展操作规程 第一步:收集资料。收集与本企业业务相关的专业展会信息,并与展会组委会取得联系,向其索要参展指南以及参展注意事项; 第二步:确展。经企业研究后确认参展及参展人员,筹备参展计划及人员分工; 第三步:签署合同。与展会组委会联系、洽谈合同签署事宜,合同签署后,督促对方连忙确认展位; 第四步:签署广告合同。与展会组委会联系,确定本次会议的广告代理商,如需广告宣传,经企业领导批准同意后,与其联系并签署合同,办理相关事宜; 第五步:办理参展商证、参观证。摊位确认后,向组委会询问参展商证和参观证办理的相关事项,确定参观人数后,酌情办理参观人员的证件; 第六步:预订房间。展位确认后,连忙预订房间,房间尽量订在展区周边或交通便利、价格适中的酒店,做到既节约费用又方便与客户洽谈; 第七步:展会筹备。在展前的筹备时间内,参展人员按展会方案 . 精品文档 分工实施达成; 第八步:展前动员。展前要求召开参展会议,以保证参展过程中万无一失; 第九步:参展总结。将各人汇报附在材料后归档,并将所有带回的客户名单输入企业客户名单,所有影像资料,在电脑中存档; 第十步:存档。将所有展会的资料汇总装订成册,经董事长审批后存档,要求在电脑和档案橱中各保存一份; 第十一步:落实政策补贴。根据国家、省、市相关规定办理相关手续,积极申报各项帮助政策。 (二)外国展会参展操作规程 第一步:收集资料。经过因特网和各类信息刊物收集与本企业相关的专业展览会,特别是国际专业展览会;与展会的组委会或中国承办方联系,向其索要参展指南及注意事项; 第二步:确展。经企业研究后确认参展及参展人员,筹备参展计划及人员分工; 第三步:签署合同。与展会主办单位或组展方联系洽谈签署合同事宜,合同签署后,督促主办单位或组展方连忙确认展位; 第四步:签署广告合同。与展会组委会联系,确定本次会议的广告代理商,如需广告宣传,经企业领导批准同意后,与其联系并签署合同,办理相关事宜; 第五步:展会筹备。在展前的筹备时间内,各人按展会方案的分工实施达成;特别注意如参展形式为特装展的,应做好展台的设计、搭建工作; 第六步:签证办理。摊位确认后,向主办机构询问签证的相关事项,督促参展人员办理护照,要求对方寄发邀请函,随后安排办理签证;该项事宜由组展方统一办理的,应积极配合提供相关证件; 第八步:预订房间及往返机票。展位确认后,应连忙预订往返机 . 精品文档 票及房间,房间应尽量订在展区周边或交通便利、价格适中的酒店,做到既节约费用又方便与客户洽谈; 第九步:展前动员。展前召开参展要求会议,以保证参展过程中万无一失; 第十步:参展总结。将各人汇报附在材料后归档,并将所有带回的客户名单输入企业客户名单,所有影像资料,在电脑中存档; 第十一步:存档。将所有展会的资料汇总装订成册,经董事长审批后存档,要求在电脑和档案橱中各保存一份; 第十二步:落实政策补贴。根据国家、省、市相关规定办理相关手续,积极申报各项帮助政策。 四、展会管理实施细则 (一)参展目的 企业形象和品牌推广、产品展示、市场宣传和信息收集。 (二)参展原则 1)参加展会应本着谨慎、经济、实效、吻合市场战略的原则, 防备盲目、激动及铺张浪费的参展行为; 2)参展前应仔细认识展会信息,仔细阅读参展商手册,并做好 真实性检查等风险防范工作; 3)参加展会应做详尽周密的策划,包括展位的选择、展台的布 置方案、广告的发布、目标客户的邀请等; 4)除布展工作外,应强调参展人员的作用,做好明确的职责分 工和展前培训,展示企业团结、专业的优异形象,把握商机; 5)展会应与市场拓展紧密会集,外国展会是我企业拓展市场区 域接触客户的主要途径之一,展会后应实时、积极跟进,做好后续宣传和客户开发工作; 6)展会结束后应做效果解析并提交总结报告,积累参展活动经验。 (三)年度展会计划 . 精品文档 组织展会负责人应在每年 12月份对下一年度展会的信息进行收 集,并整理为《展会信息报告》,发给国际项目部,外国展会详尽市 场调研由国际项目部负责,国际项目部对收集后的展会信息应做初步的评论,对其相关性、影响力、往期信誉和效果进行解析,选定目标 展会;综合办行政管理员负责在每年1月份根据各项目部建议,整理、确定今年度《展会信息及参展提案》报企业领导研究确定,企划

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