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浅议来访接待 浅议来访接待 浅议来访接待 接待工作是企业联系上下左右和相互交流的桥梁和纽带，也是展示一个企业形象的重要窗口。在新的形势下，接待工作特别是来访接待已不单纯是事务性的迎来送往，而是一项具有丰富内涵的综合性工作。如何做好来访接待，结合平时实际经验，我认为要注意以下几点： 一、来访接待前准备工作1.思想要重视，意识要主动 接待无小事，特别是来访接待一般规格都相对较高，且接待形式比较庄重，必须在思想上予以高度重视。接待工作“只能成功，不能失败”。 思想上重视后，要积极化为责任意识和主动意识，各项工作等不得、拖不得、慢不得，必须提前谋划，超前安排。 2.沟通要及时，信息要准确 要主动与领导沟通，大致了解来什么人，来干什么，与谁对接等基本情况。 要及时与对方沟通，准确了解对方此行的信息，包括来访时间、来访目的、主宾是谁、随行几人、所有宾客的姓名、性别、职务、是否需要接机、是否需要安排住宿、是否需要预定返程票等，要突出主次，重点了解主宾的相关信息以及对方的需求。在掌握对方信息后要及时向领导汇报，听取领导指示和安排。 3.考虑要周到，方案要合理 召集会议讨论。根据与领导、与对方沟通的结果，召集办公室相关人员进行讨论，充分发挥大家的聪明才智，明确需要做什么，哪些细节值得注意。 草拟接待方案。在充分征求大家意见的基础上，指定专人草拟来访接待方案。接待方案应至少包括六个方面：欢迎标语页面；目录；来访日程安排；来访人员和陪同人员名单；相关汇报材料；食宿安排表等。如对方行程不能确定，接待方案要作两手准备，即同时准备两套甚至多套方案。 征求领导和对方意见。将草拟的接待方案呈送相关领导征求意见，根据领导意见对方案做进一步修改完善；再发对方征求意见，直至最后基本定稿。 4.分工要到位，责任要明确 成立接待小组。明确接待工作的主要负责人以及各环节负责人。 明确职责分工。根据基本定稿的接待方案，明确各有关人员的工作分工，落实具体责任。 召开会议强调。通过会议的形式召集有关人员，把任务再做交代，同时强调相对分工，绝对合作。 5.采购要超前，准备要充分 物品采购：消耗用品（文件材料、宣传画册、果盘、茶叶、饮料、香烟、一次性纸杯、鲜花、礼品等）、循环用品（席卡、套装茶具、装饰摆件、宣传片等）以及特殊用品（机器设备、红地毯等）都要提前考虑，统筹安排。 公司整体布置：根据实际需要，外部要准备欢迎横幅（字幕）、指示牌（大堂、电梯出口、楼梯间等）、花篮、植物绿化、签名墙、红地毯等；内部要准备植物或花盆装饰、咖啡，会议室准备公司宣传片、宣传册、投影设备、果盘、茶水、席位卡等，会客室准备果盘、茶水、咖啡、饮料、香烟（烟缸）、打火机等，展厅或沙盘准备展示、讲解。 吃、住、行安排：根据实际情况安排接送（飞机、火车、动车等）以及饭店、宾馆、随行车辆等。 制定参观路线：把握好三个原则：一是根据来访前确认的相关信息制定参观路线；二是根据我方希望展示的方向制定参观路线；三是根据来宾要求制定相关参观路线。 二、来访接待时具体工作1.安排要紧凑，人员要到位 立足于接待方案，充分预测各个环节可能会产生哪些问题，提前把各个细节的事情安排紧凑。如给客人安排住宿，就要考虑提前预定，提前拿房卡，提前到房间查看空调、电视、电灯、卫生间等是否正常运行，根据接待规格考虑是否摆放水果，客人来了谁来引导等。 做好上述工作，关键在人。每个环节谁来负责，在具体接待时还要再提醒，要求他们随时待命，各负其责。2.程序要规范，处要灵活 重规范。每一个环节都不能马马虎虎、草率了事，必须安排得井井有条、环环相扣，确保每项活动的程序性、规范性，以显企业对外的庄重、大气。 讲灵活。接待工作最难、也最能体现水平的就是灵活应变。我们在接待中，经常会遇到中途变卦，甚至之前拟定的方案全盘推翻，此时务必做到心神要稳，遇事不慌。作为整个接待的负责人，要统筹全局，及时调整分工；作为各个环节的负责人，要及时向主要负责人汇报情况，并与相邻环节的负责人做好沟通衔接。遇到小的问题，不必请示，可以临场发挥，事后反馈。 3.礼节要注重，时机要掌控 接待工作离不开礼节，包括仪表、握手、微笑、指引、座次、欢送等都要注重礼节，平时对接待人员要有意识地进行培训和锻炼。 接待的每个环节，时机都要掌控，做到了然于胸。比如，给来宾赠送一些活动纪念品。在什么环节、什么时间、什么地方、送给什么人都要准确拿捏，不可把好事做砸，不可把局面弄得尴尬。 三、来访接待后总结工作 很多接待都是虎头蛇尾，即使接待过程中出了问题，也没有及时去总结，而是纠结于领导批评，担心受到处罚。没有总结就没有下次接待的提高。因此，要做好以下三点：1.后续工作要到位 根据之前的分工，要及时安排相关人员做好来访结束后的行政后勤工作，务必恢复日常工作状态。 做好新闻报道工作。新闻报道是对整个来访接