学校物业档案建立与管理方案.doc

学校物业档案建立与管理方案 第一节 档案的收集管理 1、档案的建立 （1）档案的建立执行以下流程：收集—整理—分类—编号—登记—输入电脑—入柜—利用—检查 （2）明确建档内容，实行系统收集、集中管理。 a．设施、设备档案：建筑工程资料、图纸，公用设施资料、图纸，室外管网资料、图纸，安装、维修、运行、改造、扩建等项目资料、图纸。 b．管理档案：文秘档案、人事档案、财务档案和荣誉档案。 c．其它档案 （3）建档要求：电脑化、集中化、有序化、信息化。 2、档案的管理 （1）档案室、管理处双档管理制：为避免档案的损坏、遗失，使重要档案能永久性保存，而又方便经常使用，对使用频率较高的档案实行档案室对重要原始档案进行严密管理，管理处则保存复印件的存档管理制。 （2）档案室档案管理要求： a．按照档案对湿度，温度和照明的要求，建立标准化的档案资料室，配备档案专业管理人员，实行电脑化系统管理。 b．采用多种形式的信息贮存方式，如电脑磁盘、录像带、胶卷、照片图片并采用适当的保存方法。 c．贯彻国家保密法，确保档案在使用过程中的安全、不丢失、不泄密。 d．加强档案室的管理，配置消防器材和防盗门、网、档案柜、锁等，符合防火、防虫、防鼠、防潮的要求。 e．实行档案管理手段的现代化，运用计算机检索手段，开发多媒体信息系统。 f．坚持档案资料收集的系统化。 g．做到档案组卷分类科学化。档案组卷按内容分类、逐一编号、登记造册、目录，按工作部门分柜保存。 h．实行档案管理工作检查经常化。每季对档案文件的形成、积累、整理和进行一次全面的检查。