会中会务工作管理方法.doc

工具名 会中会务工作管理方法 检索编码 CM030736 页码 13 — 1 会议中的事务性工作 组织签到 这是企业会议进行中的第一件事，其目的是为了统计好与会人员的 出席情况及时间。大会主席报告准确的出席、列席及缺席人数。如果发 现重要人物尚未到会，要及时催请。 有的重耍会议采用签到卡签到的方法，与会人员要在卡片上签上自 己的名字后才能进人会场。 小型会议一般采丿IJ签到簿签到的方法。签到簿的内容通常包括：姓 名、性别、年龄、职务、职称等项。 例会或人数较少的小型会议，也可市会议工作人员按照预先确定的 应到会人员名单逐一进行签到，來一人划一人。这样可以随时掌握到会 人员的情况而不必打扰与会人员。这是一般例会工作人员常用的方法。 分发材料 凡是需要发给与会人员的材料，如工作报告、提案议案、规划方案、 决议草案、新项目论证报告等，事先都要分装于文件袋内，签到时连同 山席证、会议日程表、就餐证等一并分发给每位代表。 对于一些大中型的、时间比较长的会议，还要安排会议用车、组织 文体活动、搞好医疗卫生、安排住宿等。 引导座次 召开大中型会议时，为了方便与会者能尽快就座和保持会场秩序， 可以设立指示标志或是由会议工作人员引座。 二、 安排会议发言 会议的发言(包插表决和选举)是会议成员交流思想、表明立场观点 的主耍手段，对于正式成员来说，也是他们的基本权利。因而，它是企 业会议活动的核心内容，没有发言，就没有会议活动。会议的发言以口 头发言为主，在特殊情况下也可辅之以书而和声像形式。安排大会发言 时，做到在一天的会议里，可以听到企业不同部门、不同下属企业的发 言，使与会者了解全面情况。把高层领导的发言与各部门领导或者做具 体工作的员工的发言穿插安排，使发言更生动活泼，效益更大。会议发 言的主题要符合会议总的精神，注意不要过分重复主题。为了安排好大 会发言，保证会议发言踊跃，会议工作人员还应该做一定的促进工作， 如印发发言稿等。 三、 做好会议的勺己录性工作 1 ?会议记录的特点 会议记录是会议情况的真实记载，是会议内容和进程的客观反映， 是曰后分析、研究、整理会议情况的重要依据。做好会议记录是企业办 公室的责任。会议记录屈于会议文书的范畴，也是企业内部使用的一?种 重要文书。 会议记录是反映领导活动、决策过程和所做决定的第一手资料，具 有一定的实用价值、保存价值和保密性。会议记录的特点如下： 技术性强。由于领导讲话速度快，单位时间内信息的含量大， 所以，要把稍纵即逝的音节及时、准确、完整、清楚地转换为文字符号， 做到音山笔落，需要耳、眼、脑、手并用，边听、边看、边想、边写。 因为一气呵成是比较困难的，所以这就需要在做记录时有所取舍，有的 发言还需记录人员用心领悟，分清脉络，先在头脑中进行粗加工后再记 下来。 知识性强。参加会议尤其是参加集团公司重要会议的人，多来 自各个方面的领导岗位，见闻广博，学识精深，他们的发言内容从古到 今，从政治到经济、到科学文化，几乎无所不包。因此，要求记录工作 人员也要博古通今，博闻强记，才能胜任。 被动性强。在做会议记录的过程中，会议讲话人、发言者是主 动施事者，记录工作人员是被动受事者。在通常情况下，记录工作人员 无法事先了解讲话人要讲什么内容，讲多长时间，记录工作完全受讲话 人、发言者的支配，这为做好会议记录工作增添了一定的难度。 时问性强。会议记录是会议信息传递的手段，是传达、贯彻会 议精神的基础。除了少数会议以外，一般都需要及时将会议记录整理山 来，或撰写成会议纪要，或整理成会议简报、快报。特别是领导人的重 要讲话、发言，更需要及时整理山来。因此，要求会议记录工作人员必 须成为“快手S 会议记录的内容及方法 会议记录主耍包扔两方面的内容：一是会议的组织情况，这里应写 明会议名称、开会时间(写明具体的年、月、曰以及上午、下午、晚上， 有时还要写明几点钟)、开会地点(包扌舌楼层、房号、会议室号)、会议 主持人、出席人、列席人、缺席人、记录人。二是记录的主体，主耍包 括会议主持人的启示性的讲话(开场白)或大会的主题报告、讲话等；主 持人以外的其他领导和一般与会者的发言；会议做出的决议、决定以及 会议主持人、其他领导对会议所做的总结。 会议记录有一定的方法。现简述如下： 记录工作人员在做会议记录吋精神要高度集中，全神贯注，耳、眼、 脑、手并用，边听、边看、边想、边写，即用双耳、用心听取每个发言 者的声音，注意发言的线索、层次；用双眼观察会场的各种动态，包括 与会人员的表情、发言者的手势和口形，以帮助理解发言内容；用大脑 思考发言内容，确认哪些应当记下来，哪些可以不记，同时琢磨发言的 逻辑性，推敲用词，进行粗加工。 在一个人发言时，往往有许多人插话。在这种情况下，要两头兼顾， 以记主要发言者的发言内容为主，同