HSPM内审员及内部审核训练培训教材.ppt

稽核團隊會議 * 為了進行必需的溝通： “午餐會議” 稽核工作結朿時 在任何時間 重新安排稽核團隊成員 了解需再查驗的區域 確認稽核團隊成員正確地 及適當地記錄其稽核活動 決定需收集更多足夠證據 的區域 * 稽核團隊會議 總結稽核團隊會議 * 決定是否有不符合事項 存在 不符合事項該如何歸類 評估“工具” * 客戶要求 相關法令 查檢表 查檢表應用 由受稽核部門程序文件之陳述及稽核 “有效性” 所建立 摘要的現場系統內容的參考 具“輔助性”的稽核規劃文件 為驗證組織管理階層審查及核准的基礎 稽核活動內容之紀錄 * 優良稽核員的特質 * 圓融做事態度 有禮貌的 積極的 具判斷力 客觀的 友善態度但不顯 示過份熟稔 有時間觀念 可信的 良好服裝儀容但不過 份修飾 有信心的 具備良好專業知識 訪談的技巧 * 有禮貌的 請求受稽人員依據所選定情況 說明其所對應之作為 仔細聆聽 使用開放性的問題 “誰” “做什麼” “那一個” “何 地” “何時” “為什麼” 及“如 何” 清楚有效 “你是否示範給我看 ？ ” 記得使用替代性選擇 假設/當..則會發生..?“讓我們 假設...” 有系統的 適當使用“沉默問句” 確認發問問題完全為受稽人員了 解 要求重複的說明 問“愚笨問題” 感謝受稽人員 * 訪談的技巧 對於受訪者及受稽代表： 誠實的 表達你的了解 強調 “系統的” 觀點 不要做立即的決定 * 稽核過程中觀察及發現事項的溝通 容許以下的機會: 完整的說明 進一步的調查及求證 改正動作 * 稽核過程中觀察及發現事項的溝通 稽核的控制 * 維持有主張的 避免冗長的討論 不要被引導或誤導 遵守行程表之安排 全面的及有效率的 避免浪費在無關緊要的問題 避免鑽牛角尖 稽核員應避免： 好爭論的 負面的 挑剔的 討論有爭議的主題 人身攻擊 比較受稽者 (個人或部門) 譏笑的或諷刺的 發誓 * 避免事項 留意受稽者的策略 * 時間的浪費 包括“胡扯”，“政治性議題” ，冗長的午餐，遲到， 重複性中 斷，無關人員，沒空... 引導稽核員 包括受稽者自己的方案/計劃，預先準備的證據，預先選定受 稽人員... “不尋常”的狀況 測試稽核員人格特質 包括 “同情我” ，拍馬屁，行賄，不完整的回應... HSPM内审员及内部审核训练培训教材 HSF內部稽核的目標 * 評估HSF管理系統之實施 確認系統運作符合公司的政策及相關程序 要求 發現系統可改善的問題 確保產品符合條文標準、客戶要求及銷售 市場之法規(如:ROHS、WEEE) 實施及有效性之評估 * 重要方向： 製程管控V.S.客戶要求 HSF推動人員角色及責任 供應商管理 製程檢驗 內部稽核的階段流程 * 規劃及準備 執行 總結報告及跟催 稽核規劃 * 概念 為達到有效及有效率之稽 核，設立在技能 / 專業知 識 / 時間規劃方面之要求 目的 將稽核集中於重要區域上 如何進行 使用不同之“工具” 同意經確認 (或調整) 之原 稽核範圍及稽核團隊 * 稽核規劃 稽核組長 稽核員 觀察員 * 稽核團隊選擇 稽核規劃 系統經驗 受稽區域知識 法規/規範知識 稽核經驗 系統文件要求之了解 溝通能力 稽核準備 * 審視受稽區域之相關資料及其前次稽 核結果 決定稽核路線/主題/採樣對象/範圍 準備稽核計劃及行程表 準備稽核查檢表及其他文件 與稽核團隊成員溝通 審視受稽者之相關“文件” 受稽者應遵守的HSF相關程序書 及作業標準 過往之缺失 客戶要求及銷售市場相關法令 內部稽核程序 * 稽核準備 擬訂稽核計劃應參考資訊 稽核資源(人力/時間)應依受稽部門/區域/活動 與綠色產品之相關性及過往稽核結果予以分配 含蓋所有HSF系統 含蓋全廠HSF之重要部門/區域/活動 使稽核員充分了解自身被安排稽核之範圍(部 門/對應之HSF文件規定/對應之環安重要活動) 內容含蓋時間/稽核員/受稽對象(部門/活動/文 件規定)/其他重要事項 * 稽核準備 稽核準備 * 稽核計劃 應分配較多時間在如下之特定活 動及區域： “管制較不適當”之區域 HSF製程管制較“重要”之 處 稽核準備 * 稽核計劃 謹記稽核成員分配方式，稽核計劃之安排須確 保以下事項： 規劃之稽核項目與受稽對象須符合 分配具適當技能之人員至各區域及活動 避免對特定工作區域之人員/活動重複稽核 為團隊會議安排適當之時間 稽核查檢表 事先閱讀受稽對象之對應文件規定後所萃取應 查核之重點 內容撰寫應依據受稽者HSF相關文件規定及法 規要求 可建立受稽對象(各部門/區域/文件)之制式查檢 表內容，以節省現場執行或日後時間 引導稽核之有效工具， 亦為“記憶助理” 證明稽核活動確實執行之客觀證據 * 稽核準備 稽核準備 * 稽核查檢表 寫出必要的問題點,但仍可依實際