档案管理信息系统技术需求书.docx

. . Word Word 文档资料 档案管理信息系统技术需求书 目 录 1、档案系统的现状 2 ２、 档案系统需求概述 2 2.1 归档的围 ...................................................................................................... 2 2.2 档案系统的用户围 ........................................................................................ 3 2.3 功能需求概述 ............................................................................................... 3 ３、 系统建设目标及预期的效果 9 3.1 系统建设目标 ............................................................................................... 9 3.2 预期的效果 .................................................................................................. 9 ４、 系统总体规划 10 系统建设原则 10 档案管理系统案 10 一、需求分析 1、 档案系统的现状 通信行业是现在发展最迅猛，同时也是竞争最激烈的行业，竞争不仅来自 市场能力， 还有更加重要的就是提高部的管理水平和工作效率。 随着竞争越来越激烈，对公司的管理水平提出了越来越高的要求。 档案管理作为公司的重要资源部分, 其管理模式处于半手工状态，存在着效率低、工作量大、查询速度慢、资源利用率低等问题。 公司全面运行办公自动化以后， 按照档案局针对电子档案管理的有关规定， 办公自动化系统产生的电子文件要定期导入档案管理系统， 以便实现对电子文件的分类、整理等档案化管理， 并通过网络的式提供利用查询。 因此必须加紧建设和 OA 系统有数据接口的档案信息化管理系统， 满足电子文件向档案馆 （室）移交,由档案部门进行电子文件的管理和利用的要求。 档案管理信息化的另一个要档案馆（室）原有档案的数字化管理。目前， 仅仅实现了部分档案的目录级管理， 更便、更快捷、准确的全文检索项目一直没上，用户查阅档案只能到档案馆现场查阅复印，工作效率低，现代化程度不高， 耗材和纸用量巨大， 随着公司办公效率的提高， 传统的档案查阅和利用式已经成为网络化办公的一个缺陷，达不到企业高效管理的要求。 ２、 档案系统需求概述 归档的围 ）文书档案 至 2005 年底，省公司本部的文书档案约 12500 卷，一期项目计划完成 150 万页文书档案数字化加工、管理。 ）声像档案 至 2005 年底，省公司本部照片档案 4600 ，录音、录象、影片资料 119 盘。 一期项目计划完成 3000 照片档案的管理，。 ）企业资料 至 2005 年底，省公司本部荣誉实物档案 1025 件，资料 5000 册。一期项 目计划完成 1025 件荣誉档案的管理。 ）其他档案（包括经营类、合同类档案） 档案系统的用户围 ） OA 用户 从档案系统进行相关资料的查询。 ）档案管理员 包括省公司、市、县的档案管理人员。 ）本次项目一期只涵盖省公司本部档案管理员和 OA 用户围。 功能需求概述 基本需求 建立省公司本部档案工作管理网络，在档案工作管理网络上形成大规模 的、高度有序的数字档案资源库， 并通过网络接收和管理公司 OA 产生的电子文件，向利用者提供高效准确服务，建成“档案数字管理系统” 。 根据我公司档案管理的现状，整个系统可按档案管理的三个流程分为收集 系统、管理系统和利用系统。收集系统包括“数字档案化”和 “档案数字化” 二大模块， 前者在办公自动化系统中对电子文件归档后进入收集系统， 后者将馆藏档案通过扫描、模拟向数字转换等手段进入收集系统。 管理系统通过安全检查进入利用系统。利用系统可以通过网络为用户提供 强大的全文检索功能，用户可依据自身权限在较短时间实现对档案的全文检索， 基本不再打开库房。 . . 档案室（馆） 档案室（馆） 业务管理 全文检索 OA 用户 档案系统管理 档案资源库 档案数据转 换接口 门户 网站 档案管理员 档案安全管理 数字化加工 系统 对档案馆（室）的原有纸制档案和其他常规载体档案进行数字化处理， 利用通信网络建设数字档案馆。 数字档案馆是建立在现代