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外贸规章制度范本
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外贸规章制度范本
一、工作时间管理:
1、正常上班与下班时间要按公司行政规定执行: am: : -----am : : ; pm: : ------pm : : 。
2、签于外贸部门具有特殊的工作时间原因,涉及到与国外买家沟通的时间差,外贸业务员会自己利用晚上工作的时间,工作晚了次日上班时间可以迟些, 但原则上不能超过 10 点。无理由,或理由不充分未向上级申明的情况下私自离开公司者,交行政部以旷工处理。
二、部门行政管理制度:
1、不得无故迟到,或早退。
2、不得上班时间内大声喧闹,闲聊影响别人的工作。
3、不得做与工作无关的事, QQ、MSN等聊天工具可使用,如发现聊天现象者,重罚。
4、不得在公司规定的办公区抽烟,发现者交行政部处理。
5、不得上非法网站。如引起一切后果者由自己负责并交与行政部处罚。
6、不得在上班时间与其它部门的员工闹意见及作非法举动,情况严重者交与司法机关处理。
7、穿着要规范,不能与公司形象不相符与穿拖鞋上班。
8、按公司行政要求正常进行打卡,写出门单等,无记录者一律按旷工或早
退处理。
9、按公司规定不得泄漏公司商业机密,如有发现交行政办处理。
10、要遵守公司行政部所规定的公司员工准则。
以上各条为外贸部门的基本准则, 如发现情况严重者将直接交与人事部, 则其退出本部门。
三、部门请假管理制度:
1、不得口头或电话进行请假,如特殊情况事后必须提供有效的证明,否则视为旷工。
2、请假者必须提前一天交纳申请报告,三天内有部门经理批准。超过五天以上必须上报总经理申报批准。
3、国家法定节日及婚假、丧假及产假或其它重大节日等,根据公司行政部门通知统一执行。
4、未请假离开公司三天以上者一律按离职处理,三天以内按旷工处理。
5、请假超过指定期限未回者一律通知部门经理及行政部,如果不通知都按第四项执行。
四、部门电话制度管理:
1、不得在上班时间内拨打私人电话,特别原因须经过申请。
2、一般电话的使用时间不能太长,特别原因必须跟上级主管说明情况。
3、在接到电话的时候必须用标准的中英文“你好, 有什么可以帮到你吗”
集团有限公司。
4、如接到电话的时候负责人不在必须留下联络方式,并交与专门负责人。
5、个人手机费用应用于工作范围内可根据实际情况打单报销。
6、外贸部门的国际长途的控制必须在标准以内,除特别原因必须向主管申
请。
7、外贸部门可用 MSN、Facebook 等网络电话免费软件为公司控制成本。五、出差管理制度:
1、任何出差行为都必须事先交纳一份出差计划和费用预算申请,由主管及
财务部门核定,总经理审批。
2、出差国内各大展会时应由主管核实批准出差计划及审核出差费用。
3、出差国外展会时,必须由主管、总经理,董事办三方审核批准。
4、出差回来的前半日, 或后半日可自行补休半天或一日时间作为调整时间。
5、出差回来后三日内必须提交出差总结报告及市场分析报告书。六、销售管理制度:
1、部门所有员工每天认真记录当天的工作情况, 当天完成所有工作的进度。
2、部门所有员工必须按时交周、月总结计划表。
3、部门所有员工必须在月 3 号前交纳上一月的销售总结报告分析书。
4、部门所有员工必须按实填写所有报告内容,发现做假者一律行政处分。
5、部门所有员工必须在月底前将收集客户信息资料, 客户反馈信息表总结, 下月计划等相关报告交外贸主管存档归案。 .
合同注意事项:合同模板要结合您实际情况修改,请亲在签订正式合同时注意以下几点! ! 签订合同时应注意以下事项:
1、要注意核实对方身份,如果对方是个人的,必须要保存对方的身份证复印件,如果对方是公司的,必须保存对方营业执照复印件。
2、注意授权,合同应当由有授权的人员签署,并加盖公司印章。
3、明确合同价格是否含税。
如果合同价格没有约定是否含税,通常理解是含税价。因此合同价格必须约定是否含税。
4、指定收货人。
如果我方是要送货给对方的,最好在合同中约定对方有权收货的人员。因为在交易过程中,在发生争议时,对方往往有可能否认收到货物,
这时送货的一方必须证明货物已经送达,如果对方否认签收货物人的身份,
送货人将陷于被动。如果在合同中约定了指定的收货人,这一问题就可以避免。
5、在合同中约定尽量多的联系方式,包括电子邮箱等。
合同履行过程中的联络过程往往通过电子邮件来传输,电子邮箱是虚拟的地址,
要证明电子邮件的真实出处有很大难度。因此在合同中对双方的电子邮箱进行约定,对证明双方的真实意思联络很有帮助。
6、指定收款账户。
有时收款账户可能与公司的账户不一致,这时在合同中约定收款账户,可以避免转账付款的争议。
7、约定对方违约时的违约责任。
违约责任是对方违约
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