产品档案案卷整理规范.pdfVIP

产品归档文件整理规程 （案卷级） 1 范围 本规程规定了产品归档文件整理的基本要求、程序和方法。 本规程适用于一般产品归档文件的整理。 2 引用标准 GB ／T11822 一 2000 科技档案案卷构成的一般要求 DB37 ／T 251 — 1998 工业企业文件材料整理规程 DB37 ／T181 一 93 工业企业档案案卷格式 3 定义 3.1 产品归档文件 是指产品在计划决策、设计、试制、鉴定、 生产等全过程中形成 的 具有保存价值的文件。 3.2 文件分类 是在文件收集齐全的基础上，将文件按一定属 性逐项分开的过程。 3.3 案卷 由互有联系的若干文件组合而成的一种档案保管单 位。 3.4 组卷 是将经过分类的文件，按一定特征组成案卷的过程。 3.5 案卷编目 是指固定保管单位内文件排列的顺序和位置， 1 揭示保管单位内文件的内容和成分的工作。 3.6 档号 档案的编号。包括分类号、案卷顺序号。 4 归档要求 4.1 归档文件应完整、 准确， 签署完备。 4.2 归档文件应做到纸质优良，字迹清晰耐久。 5 文件鉴别 5.1 文件完整性的鉴别。产品决策、设计、计划、鉴定、生产 等阶段形成的文件应完整成套。归档文件的主要内容见附录 A。 5.2 文件准确性的鉴别。 产品文件记载和反映的内容，应当同 产品开发的实际过程相一致；蓝图与底图一致；底图与变更单一 致 ；蓝底图的更改符合有关标准要求。 5.3 根据归档文件的利用价值确定其保管期限。保管期限分为 永久、 长期、 短期三种。 6 文件分类排列 6.1 将归档文件按产品种类分开。 6.2 将同一产品的文件，按决策、设计 、试制、鉴定、生产等 阶段分开。 2 6.3 参照附录 A 内容及顺序，对各阶段归档文件进行系统分析， 将不同性质、不同结构、不同专业、不同问题的归档文件，按程 序、时间等顺序排列。 6.3.1 文字文件一般按其所反映问题结合时间排列。 6.3.2 图样文件按图样目录或图号排列，没有图样目录或图号 的，按其所反映对象的隶属关系和有机联系排列。 7 文件的组卷 7.1 将归档文件按阶段或结构、性质、问题、专业等组卷。 7.2 产品开发过程中形成的管理性文件，归入该产品文件组卷。 7.3 产品文件的保管期限应当服从文件内容的完整，即价值服 从成套性。 7.4 产品换代、改型后，应保存一套完整的基型产品文件，换 代、改型产品可只保存更改部分的文件。 7.5 开发新产品采用的标准图、通用图，可不划归新产品文件 保存，但应当在相应的目录中标注所采用图样的名称及编号。 7.6 以技术转让、出卖成果为目的，以及研制单位不进行正常 生产的新产品， 其文件归科研文件进行整理。 8 卷内文件的整理 3 8.1 卷内文件一般文字在前，图样在后；批文在前，请示在后； 正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；译文在前，外文在 后。 8.2 规格较小的文件，应按内容平行式或阶梯式地托裱在 60 克 以上 标准幅面 的白纸上，并按 自左至右、 自上而下的顺序在被托 裱文件的右下角用阿拉伯数字自 1起编写固定号。托裱纸的底部 应加注 “此页共×张