办公自动化的理论基础教学.pptx

办公自动化的理论基础;【本章主要知识点】;（一）办公自动化的基本概念;2.办公自动化分为三个层次：事务处理型、管理控制型、辅助决策型。 在OA功能上：对于企业高层领导而言，OA是决策支持系统；对于中层管理者而言，OA是管理信息系统；对于普通员工而言：OA是事务／业务处理系统。 在技术范畴上：计算机技术是OA的前提，通信技术是OA的基础，科学的管理思想是实现OA的核心。 ;3.组成: 办公自动化涉及了四个方面：办公人员、办公信息、办公流程和办公设备。 办公活动工作流程 (图) 办公自动化系统，应当包括信息采集、信息加工、信息传输、信息保存四个环节。办公自动化系统综合体现了人、机器、信息资源三者的关系。信息是被加工的对象，机器是加工的工具，人是加工过程中的设计者、指挥者和成果的享用者。 ;4.OA基本功能: 公文管理 会议管理 部门事务处理 个人办公管理 领导日程管理 文档资料管理 人员/权限管理 业务信息管理;5. OA主要内容: 办公自动化从其处理技术来看，内容包括： 公文电子处理技术 电子表格和数据处理技术 语音和图形图像处理技术 电子邮件技术 电子会议技术 电子报表技术 信息检索与传输技术 互联网技术;（二） 办公自动化的发展演变;2. 现代办公技术设备的发展演变 办公自动化技术设备的使用经历了单机、局部网络、大规模计算机网络、世界性计算机网络四个阶段。 1975年以前为办公自动化的第一阶段，设备以单机为中心。 20世纪70年代后期到80年代初期为第二阶段，设备使用在单机应用的基础上，以单位为中心向单位内联机发展，建立起电脑局部网络系统（简称局部网络）。 20世纪80年代后期到90年代中期为第三阶段，设备使用由电脑局部网络向跨单位、跨地区联机系统发展的阶段。 20世纪90年代中期至今为第四阶段，是“全面实现办公自动化”的阶段。 ;4.办公自动化的未来发展 办公自动化未来发展将体现以下几个特点： 办公环境网络化 办公操作无纸化 办公服务无人化 办公业务集成化 办公设备移动化 办公思想协同化 办公信息多媒体化 办公管理知识化 办公系统智能化; （三） 我国办公自动化的发展 ;我国办公自动化发展已经经历了三个阶段，各个单位办公自动化程度有所不同，大致可以分为四种情况: 起步较慢，还停留在使用没有联网的计算机，使用MS Office系列、WPS系列应用软件以提高个人办公效率。 已经建立了自己的Intranet网络，但没有好的应用系统支持协同工作，仍然是个人办公。网络处在闲置状态，单位的投资没有产生应有的效益。 已经建立了自己的Intranet网络，单位内部员工通过电子邮件交流信息，实现了有限的协同工作，但产生的效益不明显。 已经建立了自己的Intranet网络；使用经二次开发的通用办公自动化系统；能较好地支持信息共享和协同工作，与外界联系的信息渠道畅通；通过Internet发布、宣传单位的有关情况；Intranet网已经对单位的管理产生了明显的效益。现在正着手开发或已经在使用针对业务定制的综合办公自动化系统，实现科学的管理和决策，增强单位的竞争能力，使企业不断发展壮大。 ;我国OA发展存在的问题 目前困扰我国办公自动化的应用主要有以下问题： 基础设施建设尚不完善 系统的安全难以令人满意 与办公自动化相适应的规章制度不健全 落后的管理模式与先进的计算机网络化管理不相适应 领导的重视和工作人员的支持不够 软件应用相对滞后于硬件平台 不能慎重选择适合自身条件的设备、软件和服务厂商。 ;3.实现办公自动化的必备条件 要实现办公自动化，就得为它创造必备的条件。没有这些条件，办公自动化就只是一句空话。这些必备条件是 : 经济条件 技术条件 设备条件 标准化的建立 办公环境的现代化 办公人员的高素质。 总之，办公自动化实现的条件，涉及到机构、人、机等项目，还包括思想观念、工作机构、工作方式的相应变化。 ;4 .当前我国办公自动化的发展契机 近几年，计算机技术尤其是网络技术、通讯技术、数据库技术、多媒体技术、虚拟现实技术等的飞速发展和应用，使我国办公自动化的发展呈现出新的景象，为办公自动化的发展提供了契机。 计算机网络技术的成熟与普及，使得许多单位建立了自己的局域网和广域网，并与Internet相连，形成了完善的信息流转通路。 经过多年的不懈努力，建立了许多以数据库为基础的应用系统，积累了大量宝贵的信息资源，锻炼和培养了一批信息技术开发应用人员，工作人员使用计算机的能力和积极性都有了很大提高。;以Microsoft Office、Lotus Notes为代表的办公软件的完善，使办公过程中公文的流转得以顺利实现，同时多媒体、数字签名等技术的应用，又使电子公文能得到普遍认可，初步解决了电子文档的法律问题。 20世纪90年