文件级档案的整理PowerPoint演示文稿.pptxVIP

文件级档案的整理 ;文件级档案的整理;文件级档案的整理; 2、 文件级档案： 是档案的一种保管形式。 即以文件为保管单位的档案。 它是目前国家正在推行的一种 较为简便的档案管理形式。 ; 提 示 采用文件级档案整理方法 的单位，对原有的档案原则上 不进行重新整理。; 一、文件归档 1、归档范围： 企事业单位在筹备、建设、运营以及产权 变动过程中形成的，直接记录和反映本单位活 动的，具有依据和参考作用的文件材料。 ;文件级档案的整理;《档案工作指南》 18-92 ; 2、归档要求;齐全 是指文件材料不同的版本、 稿次要全； 完整 是指反映同一问题或方面的 文件材料收集要全面； 准确 是指文件材料是实际的真实 反映，图物相符，文事一致。; 数量： （1）归档文件材料一般为一份，重要的、 利用频繁的和有特殊需要的可适当 增加份数； （2）具有长期保存价值或具有凭证作用 的电子文件，应制成一套相应的纸 质文件一并归档。 ; 时间： （1）管理类文件一般应在办理完毕后, 第二年上半年归档； （2）产品、科研、基建项目文件在项目 结束后三个月内归档，周期长的项目 可分阶段、分单项归档； ;（3）外购设备或引进项目的文件 在开箱验收或项目接收后登记归档； （4）会计文件在会计年度终了后， 由财务部门整理保存一年， 次年上半年归档案室保存； ;（5）下列文件应随时归档： A、变更、补充的文件； B、基建、设备的维修文件； C、产品、设备更换的新零部件文件； D、机构变动和职工调动、离岗等留在 部门或个人手中的文件； E、本单位人员外出参加公务活动形成 的文件。;文件级档案的整理;图样文件： 一套为一件或数件 ; 档号：以字符形式赋予档案实体的用以固定 和反映档案排列顺序的一组代码。 主要包括： （全宗号） (1)类目号 (2)年度号 (3)保管期限号 (4)件号 ; ; 管理类________________ “GL” 产品类_________________“CP” 科学技术研究类_________“KY” 基本建设类_____________“JJ” 设备仪器类_____________“SB” 会计类_________________“KJ”; ;文件级档案的整理; ; 提 示 确定归档文件材料保管期限参考依据： A、《档案工作指南》： 《归档文件整理规程》附录A B、《档案工作文件选编》： 财会字[1998]32号《会计档案管理办法》 国档发 [1988]4号《基本建设项目档案资料 管理暂行规定》;; ;财务报告 采用大流水形式编写件号。 即按财务报告形成的年度顺序 自“1”始编写件号。 一个年度占有一个件号 ; 其他二级类目 分别在年度内编写件号， 即一年一个起止件号。;文件级档案的整理;(2);文件级档案的整理 ; 在每份归档文件材料的 首页右上角空白处加盖档号 章，并按已确定该文件材料 的档号填写有关内容。 ; ; 提 示 作为一件的图样材料，应分别折叠成 A4幅面，在每张图纸首面的右上角加盖 档号章并填写同一档号章内容，在其右 下角逐一填写页号。 ;