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文书档案管理办法 文书档案管理办法 一、管理职责 （一）认真贯彻执行国家档案工作的法律、法规和方针政策，建立健全各 项规章制度。 （二）对机关各处室形成的各种门类的档案材料的收集、整理、立卷和归 档工作，进行监督和指导。 （三）集中统一管理机关各种门类和载体的档案。 （四）开展档案史料的编研工作，积极提供利用，为机关工作服务。 （五）在集中主要力量抓好机关档案工作的基础上，对直属单位和本系统 档案工作进行必要的指导、监督和检查。 （六）按规定向省档案馆移交应进馆的档案。 （七）根据国家有关档案保管期限的规定，制定本机关档案存、毁制度。 （八）办理领导交办的其它有关的档案业务工作。 （九）负责厅机关大事记的搜索、整理和编印。 二、立卷归档 （一）归档范围 凡是反映本机关工作活动具有查考利用价值的文件材料、图片、照片、录 音、录像带等，均应立卷归档。 （二）归档要求 1．各处室要按照立卷归档范围，将具有保存利用价值的文件材料收集齐 全、完整，根据文件材料的形成规律和有机联系，科学整理立卷。 1 / 16 2 ．厅机关的立卷归档工作在档案室的监督指导下进行。各处室必须把应归 档的文件材料按立卷要求整理预归成卷，经档案室检查合格后方可归档。 3 ．声像档案应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责 任者，照片档案应将照片和底片分别整理归档。 4 ．会议审计档案应由财务会计部门按照归档要求，负责整理立卷。 5 ．档案室接收案卷时，各处室必须将归档的案卷编制好移交目录，一式两 份，档案人员按照目录清点无误；验收案卷质量符合要求后，交接双方在移交 目录上签字，一份存档案室，一份本处室留存，以备查找。 （三）归档时间 1．文书档案在次年五月底以前接收完毕。 2 ．会计审计档案在年终之后，为方便工作可暂由本单位财务会计部门保管 一年，于第二年六月底以前移交档案室保管。 3 ．基建档案在基本建设工程竣工验收后，由基建部门整理成卷交档案室保 管。 三、档案利用 （一）本厅工作人员因工作需要，经本处室主要负责人签批，可查阅本处 室形成的档案资料。因工作需要查阅其它处室形成资料时，在征得其它处室领 导同意后经厅办公室主管副主任批准后方可查阅。 （二）查阅摘抄档案，需填写档案利用登记表。未经档案室同意，不能复 印、复制、公布档案材料，一般不能将档案带出档案室，特殊情况需要借出者 需要办理借阅手续，并及时归还。 （三）不准在文件材料上涂改、剪裁、加圈、画线、折叠，不得随意折卷 或撕去其中文件。 （四）需要利用党组、厅务会议记录，必须经党组书记或副书记、厅长或 副厅长批准后方可查阅。 2 / 16 （五）本厅财务人员因工作需要，查阅本人经办的会计档案，需征得主管 财务的副主任同意；财务人员或其它同志因工作需要查阅他人经办的会计档案 时，需征得本处科领导同意并经财务处处长批准后方可查阅。 四、档案保管 （一）档案库房门窗要坚固，并安装防护设施，下班前关好锁牢。 （二）档案工作库房要随时加锁，钥匙妥善保管，非工作人员未经批准不 得进入。 （三）档案库房要有防火设备，对灭火器要定期检查，及时修理，保持完 好状态。 （四）档案库房要有温度计、干湿计，根据季节和气候的变化，注意通 风，力争将湿温度分别控制在 14－24 度，相对温度 45 －60%的范围内。 （五）档案库房要有防光、防虫、防尘、防鼠等用品和设备，并及时检 查，如发现药物失灵要随时更换。 （六）档案室每季对档案保管的状况进行一次全面检查，如遇特殊情况要 及时检查，并作记录，发现问题及时向分管领导汇报，采取有效措施，保护档 案的安全。 五、档案统计 （一）为了给本机关各项工作提供最有效的档案服务，协助业务处室做好 工作，提高工作效率，档案人员需认真做好机关档案统计工作。