【MBA教学案例】HT酒店采购环节内部控制.pdfVIP

【【MBA教教学学案案例例】】HT酒酒店店采采购购环环节节内内部部控控制制 摘摘要要 ：：本案例通过对HT酒店现有采购流程的 析 ，寻找出其中存在的风险和问题 ，经改进采购流程目标 ，提出改进计划 ， 包括控制环境 、控制活动 、信息与沟通以及监督方面的改进意见 ，最终对采购环节流程的重新设计与优化 ，实现了HT酒店 采购流程的重造 。本案例可适用于高校的会计 、财务管理以及风险管理等课程的教学与研究 。 引引言言 HT酒店的临时月度会议上 ，总经理张平一直紧皱着眉头 ，各部门的负责人也是提心吊胆 ，既担心会遭到总经理的严厉批 评 ，也为自己部门日后的收益感到担心 。因为酒店最近接到很多客人关于食材不新鲜的投诉 ，甚至发生了一起海鲜中毒的案 例 ，同时还有客人需要的物品而酒店没有等其他问题 。这样的事情虽然以前也偶尔发生过 ，但从没像现在这样集中。一方面 是由于公司最近推出大量的折扣优惠 ，吸引了大批的客人 ，另一方面 ，天气的炎热 ，也为食物的质量带来了隐患 。事发后 ， 张平立马将月底的总结会议提到当前 ，他相信肯定是酒店某个管理环节出了问题 。 HT酒店是上海一家老牌五星级酒店 ，开业至今已经有二十多年 ，拥有许多优质的老客户 。酒店宾馆拥有780间客房 ，拥有可 容纳1200人的商务会议场所 。宾馆还配有国际标准的酒吧和餐厅 ，包括日本料理 、上海本帮菜 、港式粤菜 、美国风味和其他 国际特色的风味 。入住HT酒店的客人往往会直接在酒店内部用餐 。食材不新鲜或短缺 ，不仅会影响酒吧和餐厅的经营 ，更 将会给公司的整体信誉带来恶劣的影响 。 问问题题的的起起因因 HT酒店的日常经营为总经理负责制 ，在总经理下设置了房务部 、餐饮部 、销售部等业务部门，保障部门有保安部和工程 部 ，管理职能部门有财务部 、人事部 、总经理办公室等 ，总共是八个大的一级部门。公司的组织结构图见附录1 。 问题既然直接反映在食材质量和物品供应上 ，张平决定从采购部开始调查 。首先 析了采购经理和采购员的岗位设置与 ① 工 ，仔细研究了公司当前的采购管理制度以及公司的采购流程 ，张平很快找出了公司在采购环节上存在的问题 ，初步总结 如下 ： 1.采购工作缺乏计划性 采购计划是整个采购工作的起点 ，而目前酒店的采购工作缺乏计划性 。以酒店仓储物资为例 ，依靠仓库管理人员人工判断存 货的充足率 ，从而决定采购与否以及采购数量 。这种不科学的管理方法会导致仓库存货过多 ，甚至出现部 商品存放时间超 过保质期而无法使用的现象 ，而且大大增加了库存成本 。 2.审批环节多 、效率低 酒店为了加强内部管理 ，建立了相当多的审批环节 。一般来讲 ，从使用部门提出申请开始 ，需要经过部门经理审查 、部门总 监同意 、仓库核对 、采购经理初审 、财务总监审批 、总经理批准 ，部 请购还要经过业主代表财务总监联签 。然而这些看似 面面俱到的签字环节却大大降低了采购效率 。 3.采购员权力监督不够 酒店目前看似繁多的审批环节其实并没有能真正起到对于采购员权力的监督作用 。以生鲜食品采购为例 ，在厨师长确定每天 所需采购的生鲜物品后 ，采购员通过电话询问主要供应商价格 ，并确认最合适的供应商 。采购员一人决定了询价的过程以及 结果 ，并确定最终供应商的选择 ，其权力仅受采购经理的约束 ，操作过程缺乏透明度 ，且没有采购部以外的监督 。 4.订单不规范 酒店目前采购环节的控制要求基本都是针对酒店内部员工的 ，但忽视了采购环节是需要大量与外部联系的活动 。酒店目前的 订单往往采用电话等方式 ，由采购员直接向供应商下订单 。这种操作方式虽然速度快 、灵活性高 ，但也存在一定的违约风 险。收货部门最终检验货物质量时难以把握 ，或容易与供应商发生争执 。 5.信息沟通不畅 HT酒店采购信息沟通不畅 ，主要表现在两个方面 ：（1）采购信息的传递方面 。由于目前采购流程中传递信息的主要工具是 纸质的请购单 ，可能填写请购单的人员包括仓库管理员、厨师长、工程维修人员、使用部门经办人员 ，同一样物品 ，不同的 经办人员可能对其描述会有不同。这给采购人员确定采购标的带来了难度 。（2 ）采购信息的反馈方面 。使用部门递交请购 单后对于请购物品无法得到及时的反馈 ，这种信息反馈包括审批情况以及价格信息 。 6.缺乏对供应商的管理 酒店目前没有意识到建立与供应商的合作伙伴关系对发挥酒店竞争优势的促进作用 。目前酒店对供应商的管理比较重视“三 方比价” ，通过供应商的多头竞争 ，从中选择价格最低的作为合作者 。总结起来其主要缺点表现为 ：（1）信息闭塞 。在采