举办大型会议工作流程.docxVIP

XX县委办公室大型会议工作流程 环节 工作模块 工 作 任 务 具 体 内 容 责任部门 责任人 时限要求 是否完成 会 议 确 认 会议事由 会议名称 明确会议名称及会标名称 会议时间 明确会议召开时间及集合时间 会议地点 根据参会人数和方式明确会议地点 出席人员 明确出席领导、参会人员范围 议题及主持人 会议主要议题及大会主持人 会议议程 根据领导安排明确会议议程、发言人名单 会 议 前 期 筹 备 准备会议 会议室预订 根据参会人数确定会议室并安排领导休息室 编写筹备方案 编写详细筹备方案，成立会务筹备工作秘书处，下设参观现场准备、会务工作、后勤接待、安全保卫、宣传报道五个组，明确每个组的责任领导、责任人、工作职责 明确责任分工 各项准备工作责任到人，明确所需物品清单，备好工作用车 确定协调单位 确定需提供协助服务单位和部门，明确责任人 会议通知 与反馈 编发会议通知 名称、时间、地点、人员，发文单位，签发 反馈核实人数 核准参会人数和出席领导人数、职务、排序、座次， 特别是有发言任务的单位和人员要落实好 会议资料 准备和撰写 根据会议主题，撰写会议所需相关材料，包括讲话、 主持词、会议议程、典型发言、决议决定等 资料送审 所有文字材料及时送领导审阅审核 校对定稿 文稿校对准确无误，内容相关联的所有材料要由专人 负责把关，公文格式要正确 印刷装订 定稿材料提前印刷完成，交会务现场工作人员 资料分发 领导用文稿提前送达领导本人或秘书，多份资料提前 装袋、分组,主席台上所用文件提前分装专人负责摆放 环节 工作模块 工 作 任 务 具 体 内 容 责任部门 责任人 时限要求 是否完成 会 议 前 期 筹 备 宣传报道 编写通稿 重要会议需要提前准备好新闻通稿、专版和专题片， 专人负责把关，统一报道主题和口径 会议设备 音响话筒 根据讲话人数分配好话筒，重要领导提供双路话筒并 保证音响效果；有特殊需要的准备好有关歌曲、音乐 电脑及投影 如需要应提前准备并调试好课件演示效果 空调及灯光 检查会场空调及灯光是否能正常使用 会议物品 会标、条幅 安排制作会标，明确悬挂位置和到位时间；如需要其 它条幅需明确内容、悬挂位置，并提前到位 主席台桌椅 确定人数、排序，如有多排应提前确定前排就座领导 范围；有发言的会议要准备发言席及垫板 席位牌 按领导排序正确摆放，要注意避免次序、姓名错误 热水水杯湿巾 根据与会领导人数确定好数量 鲜花、绿植 按照领导要求在主席台摆放 用品 根据参会人数提前准备好纪念品、会场用的笔、本、稿纸以及房间里的水果、考察车上的水果拼盘、毛巾、雨伞等必需品 证件 代表会议要根据参会人员和工作人员情况，制作各类 证件，专人负责发放 区域指示牌 大型会议人数较多要求分区域就座的，要提前安排制 作区域指示牌，并在显著位置安放，专人负责引领 人员分工 签到 签到人员、签到表、按参会人数确定提前入场时间 资料纪念品发放 会议所需发放的纪念品、文件资料提前全部运送到 位，配合签到人员发放资料 督查及秩序 按座次图进行会前、会中、会后三次督查，维持会场秩序 领导引领 确定领导进出路线，熟悉引领路线 音响操作 专业人员操作，提前调试 环节 工作模块 工 作 任 务 具 体 内 容 责任部门 责任人 时限要求 是否完成 会 议 前 期 筹 备 人员分工 记者摄影 确定宣传报道方式，通知电视台、报社记者参会；全 程录播的会议需通知电视台提前安装调试录播设备 服务员 携带常用物品、从领导身后倒水 播音员 需安排播音员宣读文件或名单的，协调安排好男 （女）播音员，并将宣读内容送播音员提前进行熟悉 会议记录 负责录音及文字记录 礼仪志愿者 负责引领及递送奖品 安保人员 交警指挥、电力保障、信访维稳、治安、医疗、城管执法等 会 前 检查 会议资料 会议设备 会议物品 文件资料 会议上需发放的文件资料全部到位，主席台文件摆放 到位并仔细检查文件是否存在错误 音响话筒电脑投影空调灯光 专业操作人员到位，话筒更换电池、调试音量，确保 摆放正确、音量适中、电源可靠；投影摆放正确、牢 固；空调提前开放、灯光开启 会标条幅 内容及悬挂位置是否正确 主席台 座次牌顺序、桌椅位置，鲜花及绿植，热水、水杯、 湿巾等是否到位 休息室 热水、水杯，空调、灯光、卫生 卫生间 确认卫生间位置、检查洗手液、手纸等是否齐全 会场内 前排座次牌或每个位置的席位牌顺序是否正确（指示 牌及其它物品） 会场外 条幅、门口欢迎牌到位 工作人员 到位 会场内人员 按照会议前期筹备中人员分工情况，所有会场内有任务的工作人员到位 会场外人员 主要是各责任单位工作人员、安保人员到位 环节 工作模块 工 作 任 务 具 体 内 容 责任部门 责任人 时限要求 是否完成