《计算机二级考试教程—MS Office高级应用》Office2010版 教学课件 第6章Word 2010的其他应用.pptxVIP

计算机二级考试教程 MS Office高级应用; 在与他人共同处理一篇文档时，可以利用Word 2010的审阅功能对文档中的特定内容加以辅助说明或提出修改意见。如果希望批量处理一组文档，如将内容相同的信件发送到不同的地址，可以利用Word 2010强大的邮件合并功能。 此外，利用Word 2010还可以对文档进行拼写和语法检查，比较修订前后的文档并将其进行合并，或将制作的文档进行保护和分享等。; 6.1 审阅与修订文档; 编辑文档时，为方便文档在不同人员之间进行传阅、修改，Word 2010提供了审???功能，它主要包括两方面： 一是文档审阅者在文档的修订模式下修改原文档，而文档作者可以决定是拒绝还是接受修订； 二是文档审阅者可通过为文档添加批注的方式，对文档的某些内容提出自己的看法和建议，而文档作者可据此决定是否修改文档。; 使用Word 2010的文档修订功能可以突出显示审阅者对文档所做的修改，如添加、删除、修改文档内容，或对文档的排版方式进行格式更改等，而文档作者可以选择接受或拒绝审阅者对文档进行的修改。;步骤 2;2．更改修订选项;步骤 2; （1）设置修订状态 单击“审阅”选项卡“修订”组中“显示以供审阅”按钮右侧的三角按钮，在展开的下拉列表中可看到有4种状态：显示标记的最终状态、最终状态、显示标记的原始状态、原始状态，如图所示。用户可从中选择一种查看文档修订建议的方式。例如，在最终接受或拒绝修订之前，想预先看一下文档在修订后的真实状态，可选择“最终状态”选项，此时所有修订标记将被隐藏，文档界面看起来整洁、清爽。; （2）更改修订者名称 单击“修订”组中“修订”按钮下方的三角按钮，在展开的下拉列表中选择“更改用户名”选项，打开“Word选项”对话框，在“常规”设置区的“用户名”编辑框中输入用户名并确定即可，如图所示。;4．接受修订;; 如果一篇文档需要交由作者修改，此时审阅者可以通过插入批注的方式来注释，以便告诉文档作者需修改的内容及修改理由。与修订不同的是，批注不是在原文的基础上进行修改，而是在文档页面的空白处添加相关的注释信息，并用带颜色的方框括起来。;;如果希望删除批注，可首先将插入点定位在被批注的文本区或批注框中，然后单击“批注”组中的“删除”按钮，即可删除当前批注。若在“删除”下拉列表中选择“删除文档中的所有批注”选项，可一次性删除文档中的所有批注。; 在日常办公事务处理中，经常会遇到把一些内容相同的公文、信件或通知发送给不同的地址、单位或个人的情况，这时可以利用Word 2010的邮件合并功能方便地解决这一问题。; 邮件合并是Word 2010的一项高级功能，可以将一个主文档与一个数据源结合起来，最终形成一系列输出文档。它是办公自动化中常用的一项数据组织与格式化输出操作技术。;1．创建主文档;Excel工作表 可以从工作簿中的任意工作表选择数据。在实际工作中，常常使用现成的Excel工作表作为数据源。;3．邮件合并;步骤 2;当所有合并域插入后，单击“完成”组中的“完成并合并”按钮，在展开的下拉列表中选择合并结果的输出方式，如图所示。一般选择“编辑单个文档”选项，以文件形式生成并保存合并结果，然后再确定是否打印文档。;4．设置邮件合并规则; 下面，通过批量制作如图所示的缴费通知，练习邮件合并功能的使用。;步骤 1;步骤 2;导入数据源后将插入点置于文档中第一处要插入合并域的位置，即“您好”文本的左侧，单击“插入合并域”按钮，在展开的下拉列表中选择要插入的域“姓名”。;单击“完成”组中的“完成并合并”按钮，在展开的下拉列表中选择“编辑单个文档”选项，系统会将产生的邮件放置到一个新文档中。; 除了对文档进行修订和批注外，用户还可以通过“审阅”选项卡的相关组对文档进行一些其他的管理工作，如检查拼写和语法错误，统计文档字数，在文档中检索信息，进行简单的即时翻译，中文的繁简转换，对文档进行比较和保护等。; 在输入文本时，难免会出现拼写和语法错误。Word 2010提供了拼写和语法检查功能，默认情况下，会在输入文本的同时自动对其进行拼写和语法检查，然后用红色波浪线标识有拼写错误的单词，用绿色波浪线标识有语法错误的内容，从而起到提醒作用。;步骤 3; 如果审阅者直接修改了文档，而忘记加上修订标记，此时文档作者可利用 Word 2010 的文档精确比较功能将原来的文档与修改后的文档进行比较，以查看哪些地方进行了修改。比较文档的操作步骤如下：;步骤 2;步骤 1;