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项目部文件控制管理办法 一、工作流程： 1、收文流程： 收文登记 批示 分办 签收 部门登记 分发 保管 2、发文流程： 编制 批准 编号 标识 发放 文稿归档 外来文件 批示 标识 登记 分发 3、处置流程： 修改 发文件处置单 登记 评审 批准 作废 作废文件处置 发放 二 、文件的分类 1、体系文件：管理手册、程序文件、管理文件。 2、技术性文件、资料：施工组织设计、项目质量计划、施工方案、施工图集、施 工图纸。 3、法律法规性文件：与工程质量有关的法律、法规、标准、规范、工程合同、协 议、规章及制度等（包括外部文件） 。 4、外来文件：上级主管部门下发的指导施工生产、经营活动的有关文件等。 5、其他文件 :非上述文件。 三、文件的编制和审批 文件的制发与转发由制发部门严格控制拟稿，部门负责人审核，联合相关部门会签 后，呈项目经理审批签发。 四、文件的编号与标识 1、文件经项目经理审核批准后，由办公室统一编号登记予以发布。文件发布编号 格式如下： 项目部内部发文：汉口项目部 [2008]001 号（由 001 开始）； 向集团公司发文：汉口项目部 [2008]01 号（与 01 开始）； 向外单位发文：汉口项目部 [2008]1 号（由 1 开始）。 2、项目部受控文件有，体系文件清单：手册、程序文件、管理文件；技术文件清 单：施组、质量计划、施工方案、施工图集清单、施工图纸清单。受控文件在发文稿纸 密级栏内注明“受控” ，并在其上以阿拉伯数字标注“发放序号” 。 3、外来文件由办公室分送各承办部门识别是否受控，并由各部门提出分发、更新 意见，由办公室办理受控登记和标识。 4、所有已被替代或作废文件应加盖“作废”印章。需保留的作废文件，应在受控 标识 “发放序号 ”上加盖“作废”印章。 五、文件的登记和发放 1、项目部所有文件统一由办公室收集、 登记后负责下发。 公司管理类受控文件 （红 头文件）的发放 ,体系文件及支持性文件由各主管部室负责发放 ,标注受控编号 ,办理发放 登记和签收手续。 2、各部室、项目部所需的法规、标准、规范、由工程管理部提供光盘或文件查询 路径。如需购买原文版本，应向主管部门或领导申请。 3、确保与体系运行有关的场所及关键岗位操作使用人员使用现行有效版本。 4.6 文件登记 4.6.1 各单位、部门及项目部应设专职或兼职资料员 ,负责文件的登记、编号、标识、发 放、更改、回收及保管。 4.6.2 资料员应按文件编号、受控编号、文件名称等内容填写“收文登记表”和“文件发 放回收登记表”。所有登记都应字迹清晰、日期准确。 4.6.3 项目部建立受控文件一览表， 报公司行政办公室汇总。 公司行政办公室发布受控文 件总目录 。 4.6.4 项目部资料员应对所管文件的有效性进行核查清理。 4.7 文件的更换 4.7.1 当文件因破损严重影响使用时 ,应到文件发放部门办理更换手续 ,交回破损文件 ,补 发新文件。 4.7.2 新文件的受控编号仍沿用原文件的受控编号。资料员应负责将破损文件销毁。 4.8 文件的评审、更改 4.8.1 文件在实施过程中应进行评审，根据实施一年或出现重大变更的情况下 (根据发生 问题的重要