项目文档管理规范方案v1.pdfVIP

项目文档管理规范 文件类别 ○手册○过程文件 / 程序文件●指南文件 / 作业指导○其他 签字发布 版 本 号 1.0 发布日期 密 级 ●普通 ○秘密 金蝶建筑与房地产事业部 实施管理部 目 录 1. 目的 2 2. 范围 2 3. 文档发布标准 3 4. 文档变更标准 3 5. 文档归档标准 4 6. 项目文档范围 5 7. 文档审计标准 6 附件 错误 !未定义书签。 1. 目的 在项目生命周期中会形成很多文档资料，包括工作文档和技术文档。这些文档资料是未 来进行系统维护、升级和提供运维服务所必须的，是项目管理中非常重要的一部分工作。为 加强项目过程中的风险控制，维护金蝶公司利益，特制订本规范对项目各类文档进行规范管 理。 从法律角度来看，项目生命周期中产出的文档代表了金蝶公司作为服务提供方按照合同 约定完成交付义务的标志，具有重要的证据作用；同时也代表了客户方对金蝶公司提供的服 务的接受和确认。 2. 范围 此规范适用于组织内所有项目的文档管理活动，并且各公司设置了相应的项目管理办公 室（ PMO ）管理项目，各公司可依据自身的实际情况进行修改选用。 3. 文档发布标准 为了规范项目文档的格式、结构、范围和填写标准等，金蝶房地产实施管理部参考公司 开发方法论和实施方法论，整理了项目各阶段需要提交的文档名称和模板，通过评审后进行 发布，所有在建项目均须使用标准模板。 流程说明： （1 ） 项 目管理专员参考公司实施方法论和开发方法论制定文档模板； （2 ） P MO 对文档进行评审，部门经理对文档进行会审； （3 ） 审 核通过后，项目管理专员通过 OA 和邮件发布。 注： PMO 为项目管理办公室，文档模板见实施工具包中，参考选用。 4. 文档变更标准 在文档使用过程中， 如果发现文档模板或提交方式等有问题， 可以提交变更需求， 由 PMO 进行评审，评审通过后，由 PMO 修改并进行发布应用。 流程说明： （1 ） 顾 问或项目经理将变更需求提交给部门经理审核； （2 ） 部 门经理汇总后提交 PMO 评审； （3 ） 项 目管理专员根据需求修改标准模板，并发布应用。 5. 文档归档标准 一般而言，项目生命周期中的重要文档都需客户方项目经理签字并加盖公章。但考虑到 文档重要性不同以及实际情况的复杂性，不同性质文档的确认标准也有所不同。需要客户签 字或盖章确认的各项目成果、文档和文件一律采取书面形式提交 PMO ，不得通过口头、电子 邮件等其他形式。纸质文档提交的同时，需要提交版本一致的电子档（在盖章审批的时候作 为附件提交即可） ，以供 PMO 进行项目配置管理。 流程说明： （1 ） 项目经理将经客户项目经理签字盖章的项目文档原件提交部门经理； （2 ） 部门经理审查确认后，将文档（原件）提交 PMO ； （3 ） PMO 盖章后，留一份存档，同时更新文档服务器（ VSS ）； （4 ） PMO 将经公司盖章的文档返回给项目经理。 6. 项目文档范围 实施类项目周期主要包含项目规划、蓝图设计、系统建设 、系统切换和持续支持五个阶 段，开发类项目周期主要包含规划、设计、编码、上线和验收五个阶段，各个阶段的工作任 务不同，所涉及和需要提交的文档也有所不同。 实施类文档清单： 序号 阶段 文 档 清 单