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8.3.4 删除与修改索引项 标记了索引项后，如果要删除某一索引项，可选中整个XE（索引项）域，然后按【Del】键。要修改某一索引项，只需更改XE（索引项）域中文字即可。 8.3.5 编制索引 将光标置于文档中希望放置索引的位置，通常在文档末尾 ，然后选择“插入”“引用”“索引和目录”菜单，打开“索引和目录”对话框，然后单击“索引”选项卡 ，在“类型”选项区选择索引项的排列方式 ，在“栏数”框中指定建立索引的栏数 1 在“语言（国家/地区）”框中选择“中文（中国）”，在随后显示的“排序依据”框中选择索引项的排列方式（“笔划”或“拼音”），接着选中“页码右对齐”复选框，然后在“制表位前导符”框中选定索引项和对应页码间的分隔符 如果希望修改索引样式，可单击“修改”按钮，打开“样式”对话框，在“样式”列表区选择希望修改的索引样式级别，然后单击“修改”按钮，打开“修改样式”对话框，修改索引样式 2 3 修改结束后，返回“索引和目录”对话框。单击“确定”按钮，在插入点自动生成索引 4 8.3.6 更新或格式化索引 编制索引后，如果又在文档中标记了新的索引项，或对文档进行了编辑，就必须更新索引。要更新索引，应首先将光标置于索引的任意位置，然后按【F9】键，或者单击鼠标右键，从弹出的快捷菜单中选择“更新域”命令。 8.4 使用脚注与尾注 8.4.1 创建脚注与尾注 将插入点置于要创建脚注与尾注的位置，选择“插入”“引用”“脚注和尾注”菜单 打开“脚注和尾注”对话框，要插入脚注，可选择“脚注”单选钮，然后在“格式”设置区中设置所需的格式，单击“插入”按钮，输入脚注的内容 1 2 8.4.2 查看脚注与尾注 要查看脚注或尾注的注释文本，只需将鼠标指针指向文档中的注释标记，此时页面中将出现一个提示框，其中显示了注释文本的内容 另外，在普通视图中双击注释标记时，可以打开注释编辑窗格，在注释编辑窗格中可以编辑或查看注释文本。 如果要浏览所有的脚注或尾注，可按如下步骤进行。 单击页面左下角的“普通视图”按钮，切换到普通视图，选择“视图”“脚注”菜单，打开“查看脚注”对话框，选择“查看脚注区”单选钮 1 单击“确定”按钮，在文档的底部显示出所有脚注 2 8.4.3 编辑脚注与尾注 移动或复制某个注释标记 在文档窗口中选定注释标记，使其反白显示。 将鼠标指针移到该注释标记上，单击鼠标左键并拖动，将注释标记拖至文档中的新位置，然后释放鼠标左键。如果拖动时按住【Ctrl】键，则该操作为复制。 另外，用户也可以使用“编辑”菜单中的“剪切”、“复制”和“粘贴”命令来移动或复制脚注或尾注引用标记。 要删除某个注释，可以在文档中选定相应的注释标记后，按【Del】键，Word会自动删除该标记及其对应的注释文本，并对后面的注释重新编号。 如果要删除所有自动编号的脚注或尾注，可按以下步骤进行操作： 选择“编辑”“替换”菜单，打开“查找和替换”对话框 单击“高级”按钮，然后单击“特殊字符”按钮，打开“特殊字符”列表。 从“特殊字符”列表中选择“脚注标记”或者“尾注标记”选项 2 1 清除“替换为”文本框中的所有内容，然后单击“全部替换”按钮 3 8.4.4 转换脚注和尾注 选择“插入”“引用”子菜单中的“脚注和尾注”命令，打开“脚注和尾注”对话框，单击对话框中的“转换”按钮，打开“转换注释”对话框 选择要转换的选项，然后单击“确定”按钮 1 2 8.4.5 删除脚注与尾注 若要删除脚注与尾注，只需选中要删除的脚注或尾注标记，然后按【Delete】键，即可将脚注标记与脚注内容、尾注标记与尾注内容同时删除。 此外，也可将个别注释进行转换。若要将某一尾注转换为脚注，可右击要转换的注释，在弹出快捷菜单中选择“转换为尾注”（或“转换为脚注”）命令 第9章 使用邮件合并 使用邮件合并功能制作多份邀请函 制作信封和标签 9.1 使用邮件合并功能制作多份邀请函 9.1.1 建立数据源文件 要使用邮件合并功能，首先应建立相关的数据源文件。例如，要给老校友们发邀请函，那么就需要有这些老校友的姓名、地址等数据。 用户可以在邮件合并中使用多种类型的数据源，如Microsoft Outlook联系人列表，Access数据库、Word文档等。下面以Word文档为例，介绍创建数据源的方法。 新建一个空白文档，输入图中所示的数据源文件内容。其中，第1行为标题行，其他行为记录行 1 选择“文件”“保存”菜单，打开“另存为”对话框，设置文档的保存位置及文件名，如“人员名单”，然后单击“保存”按钮 9.1.2 建立主文档 主文档中包含了信函的基本内容，新建文档并输入内容，然后