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公司制度文件 会议管理制度 第 第 PAGE 1 页，共 3 页 文件编号 会议管理制度 版 本 1.0 页次 1/3 生效日期 主管部门 行政管理部 目的 为提升集团公司各类会议的质量和效率，特制定本制度。 适用范围 本制度适用于集团公司各中心、各直属部门及分子公司会议的召开及落实。 主要职责 会议主持人的职责： （一） 主持人在整个会议中处于核心地位，是整个会议的总负责人； （二） 会议前：安排会议组织者全权落实会议准备工作； （三） 会议中：负责整个会议议程和效果； （四） 会议后：安排专人负责跟进会议决议落实。 会议组织者的职责： （一） 属于会务组织范畴；集团公司范畴大型会议，由行政人事中心组织；小型会议/专题会可由会议秘书（或主持人的秘书、或主持人指定专人）组织； （二） 组织者对主持人负责。组织者负责安排会议地点、参会人员、会议材料、会议环境、信息设备等。必要时，组织者应请各单位接口人给予相应支持； （三） 组织者须于会前至少 2 日发出会议材料，确定会议议题，原则上不得临时增加议题，确有需要， 需至少在会议召开日前 1 日提出，列入会议议程。 参会人员职责： （一） 原则上与会议无关之人员无须参加。紧密相关人员属于主参会人员，必须参加；弱相关人员可视情况列席，弱相关人员原则上不发言。 （二） 对参会人员要有明确的要求（尤其是要准备的议题、材料、会议纪律、会后决议的落实等），参会人员均须按照要求准备议题、材料，所提议题必须有相应解决建议及分析。 会议管理 会议决议 （一） 会议必须要产生会议决议，集团公司禁止开会议而不决，禁止有决议而不执行。主持人须对会议决议负责。必须产生会议决议的内容有常委会、专题会、分管领导系统会等； （二） 兼具思想动员性质的会议：主持人应指定人员做好会议记录，对于会议精神要明确安排进行贯彻执行； 文件编号 会议管理制度 版 本 1.0 页次 2/3 生效日期 主管部门 行政管理部 （三） 属于讨论倾向的会议应由主持人确定明确的讨论主题，主持人应安排做好会议记录。 决议/精神落实 各层级的会议决议，主持人必须亲自或安排专人落实，对会议决议的落实，应该纳入主持人及参会人绩效考核。 会议分类 （一） 常委会例会 会议组织及主持：会议由会议秘书组织，以视频会议为主，原则上提前 2 日发布会议通知，提前 2 日征集议题，会议由 CEO 主持（亦可授权其他常委主持）。原则上每次例会召开时间不超过 2 个小时； 参会人员：常委会各成员； 会议议程：参会人员须提前 2 日将议题报会议秘书，会议议题需至少包括议题名称、所议事项的事实情况、提议人对该事项的意见及分析等，并提供相关背景资料（如有），由会议秘书汇总后发给参会人员。原则上不得临时增加议题，确有需要，需至少在会议召开日前 1 日提出，列入会议议程。会议直接围绕议题，不展开讨论，不延伸。没有提报议题的常委原则上不临时发言； 会议秘书整理会议纪要，在 1 日内发给常委审核，各常委须在 2 日内审核完毕并发给会议秘书； 决议/精神落实：法务总监负责会议决议的监督落实；会议决议未按时完成的给予负激励警示，并计入个人定期及年度考核； 常委会例会其他相关事项按照《常委会会议规则》执行。 （二） 专题会 界定：专题包括某一系统会议（如营销系统会议、屠宰肉制品系统会议、养殖系统会议等）及某一主题会议（如质量会议、供应链会议等）； 会议组织及主持：由会议主持人统筹负责。会务组织者按照主持人确定的内容及时准备会议内容（包括但不限于会议地点、参会人员、会议材料、会议环境、信息设备等）； 参会人员及议程：组织者必须提前 2 日通知参会人员相关信息（尤其是需要参会人员提交的材料等， 组织者要明确提交的时间节点；如有会议材料，需要提前 1～2 日下发给参会人员熟悉）； 会议主持人应谨慎规划会议议程（周密准备），会议原则上不超过 1 日，其中属于讨论的时间原则上不超过 2 小时。 （三） 中心级会议 文件编号 会议管理制度 版 本 1.0 页次 3/3 生效日期 主管部门 行政管理部 会议组织及主持：中心级会议由集团公司总裁或其委托之副总裁主持，由集团公司行政人事中心负责组织； 参与人员及议程：每季度召开 1 次，会期 1～2 日，会议以视频会议为主。行政人事中心协同信息中心须定期检修视频会议系统，保证系统正常运行； 参会人员为集团公司及各分（子）公司副总经理及以上人员； 宣导贯彻常委会会议精神，通报上季度会议安排工作落实情况，并听取各分（子）公司工作汇报及需集团公司协调解决之问题； 组织者必须提前 4 日通知参会人员相关信息（尤其是需要参会人员提交的材料等，组织者要明确提交的时间节点；如有会议材料，需要提前 1～2 日下发给参会人员熟悉）。