公司接待流程和规定.pdfVIP

广东爱华新光电科技有限公司 GUANGDONG AWARD NEW OPTOELECTRONIC TECHNOLOGY CO., LTD. 客户接待流程和规定 一、目的 为树立公司良好形象，显示管理水平， 扩大公司对外联系和交流， 本着 “热 情礼貌、服务周到、厉行节约、对口接待，身份对等，严格标准，统一管理”的 原则。 二、范围 适用于公司各种接待工作和相关部门。 三、管理 行政人事部或总经办为公司接待工作的归口管理部门， 负责接待工作的安排 和管理，拟定重要来宾的接待计划， 协调相关部门落实接待任务， 提供后勤保障； 公司各部门在接到重要来访预约后， 须报行政人事部或总经办， 并协助拟定接待 计划，需公司领导出面、行政人事部和总经办协调的重要接待应提前 2 天告知。 四、流程和规定 精选资料 流程： 接待准备 接送和酒店安排 会谈和参观 用餐宴请、娱乐 后续工作 第一 接待准备 接待前的准备是做好接待工作的重要组成部分， 是整个接待工作能够顺利进 行的基础。准备工作包括来访信息的确认、补充；确定接待规格；制定接待计划 等方面。 （一）确认来访信息 客户信息的收集， 是做好接待准备工作的基础。 在接到客户来访的信息后， 首先应确认来访人员的信息，包括以下几个方面： 1 、来访客人情况：包括来访人数；主要成员姓名、身份（职务、级别等） 、 性别、民族（在食宿等方面有无特殊要求和风俗习惯） 、随行联系人及联系方式 等。国外客户还要说明是否有国内代理随行和翻译 2 、来访计划：包括来访目的、来访时间、离开时间、来去的交通方式及班 次、是否需要订房、订票、接送等。 3 、国外客户到访，需要我方发送邀请函办理签证的，要请对方提供来访人 员的护照全名，护照号码，并请客户确认内容后发送正式的邀请函。 此外，还应告知客户我方接待人员的姓名、 联系方式等信息， 便于双方的沟 通和信息的及时更新。联系时要注意复述关键信息，如人名、电话号码、日期、 航班班次等，请对方确认，以保准确。 精选资料 （二）补充相关信息 为了保证接待效果。因此，对客户，特别是重要新客户，对口人员要了解客 户更多的信息。包括客户的详细资料，公司背景，公司实力，经营状况，经营范 围，区域市场，经营模式， 客户此次来访的目的， 主要对什么感兴趣， 国家习俗， 习惯和喜好，以及需注意的细节。对口接待人员 / 部门在提交 《客户来访接待申 请表》 的时候，须将这些资料一并提交，以便公司领导参考。 （三）规格定位 一般来讲，接待规格依据实际情况分为三种形式。 1 、对等接待，这是最常见的接待规格，指我方出面接待的领导和客人的职 务、级别大体相同而采取的一种接待形式。 2 、高格接待，是指我方出面接待的领导比客人职务高而采取的一种接待形 式。 3 、低格接待，是指陪客比来客职务低而采取的一种接待形式。 在接待工作的准备中， 只有对接待规格做出正确的定位， 才能确定应该邀请 哪些领导出席，如何安排车辆和行程，从而完成接待计划。