物资采购与仓库管理制度物资部日常管理工作规范与细则.docxVIP

PAGE / NUMPAGES 物资采购与仓库管理制度 总则 1、为健全和完善公司采购管理制度,规范公司的物资采购行为，对物资采购价格实施有效监控,降低采购成本,结合公司实际，特制定本制度。 2、物资采购的原则： （1）无采购计划不采购； （2）未经审价不采购； （3）物资采购成本实行比质比价； （4）物资采购优先选择厂家及其直销单位供货,减少中间环节。 第二章 职责 3、各部门：部门负责人负责制订采购计划申请，并协助进行物资核对、清点入库； 4、综合部：负责审核采购计划，包括计划内和计划外采购申请。 第三章 采购物资的分类 5、 物资分类 （1）A类：办公、劳保用品以及各部门日常耗材（如维修材料、农药等）,单价＜1000元 （2）B类：办公设备、办公家具等固定资产，单价≥1000元或≤5000元 （3）特殊类：大金额固定资产，单价＞5000元 第四章 采购、入库、报销流程 6、提出采购申请 各部门负责人根据下月的物资预计用量及月末库存情况，一般情况在每月25日之前以《采购申请单》的方式提出下个月的物资采购计划，写明物资名称、型号、规格、数量、单价等（如有特殊情况，须备注说明）。 7、审核采购计划 月度物资采购计划由需求部门负责人于每月25日前提出书面采购申请，依据采购物资的类别分别送交项目经理、总经理核批。根据各类物资情况，审批流程如下： A类物资： 各部门负责人提出申请后，由综合部汇总统计，并报项目部经理审核通过后转至采购专员下单采购。 B/特殊类物资： 除履行A类物资审批流程，在项目部负责人审核通过后流向总经理进行审批，审批通过后方可下单采购。 8、物资的采购 （1）采购人员由2人以上组成。在采购物资过程中，要做到货比三家，在保证质量的前提下，尽量降低采购成本，并注明采购时间、地点，便于公司核实。 （2）所有发生的费用支出，经办人都要以书面形式进行事前请示，填写采购计划单，注明预购物品的使用处，如遇特殊情况，应提前电话请示，并及时补出采购计划单。凡不符合规定的费用支出，财务人员有权不予受理。 （3）公司财务部有权利及义务对当月报销的物资采购、各项费用的票据进行抽查、核实，办公室予以协助。如经核实，报销额与实际发生额存在差异，经办人无法做出合理解释的，无论金额大小，公司将对经办人予以辞退处理。 （4）遇紧急情况急需的物品（500元以下），在得到项目经理同意下，可临时豁免，事后补填临时采购计划单且写明原因。 （5）凡购进物料、工具等，尤其是定制品，应先取样品，征得申请部门同意后，才可进行采购或定制。 （6）采购人员在支付费用及采购物资前需借款时，由经办人填写《借款单》，经总经理审批后，财务部根据相关合同、协议办理借款。 9、供应商的选择 （1）采购人员在采购物资时要选用符合要求、可以月结的供应商，并在公司指定的合格供应商名单内进行采购；对新型、首次购买的物资，在公司没有指定供应商的情况下，采购人员需配合项目部综合部人员一起搜集供应商和产品的信息，协助完成新供应商的确定。 （2)财务部、综合部应对定点供应商实行动态考核管理,随时掌握其供货物资的质量价格和市场同类物资的比照情况。凡发现有欺诈行为,价格比其他供应商同类物资明显偏高的,应立即取消其定点供货资格。 10、物资入库 （1）入库时需登记的内容为：日期、时间、名称、数量、品种、重量、有效期及类别等于入库本上，并要与明细、发票相吻合。 （2）入库时需开箱/盒查验物品的质量，若仓库保管员无法把握时，可请申请部门负责人协助，并对查验的物品签字认可。 （3）采购的设备开箱后，若有技术资料和随机文件，需交办公室档案管理员处统一存档，安装和使用人员需阅用这些资料，可办理借阅手续。 （4）物资采购入库后，领用物资时，填写物资出库领用单，并做好登记，建立物资台帐。 11、报销 经验收合格无误的物资采购入库后，采购人员以《费用报销单》的形式于每月28日之前，向公司财务部提出报销申请，并附上经审批完成的物资采购清单、入库单及相应发票。 第五章 仓库储存管理制度 12、物品在仓库内储存，应按不同种类分别堆放。物品要先进先出，定期翻堆，当需使用时可快捷提出。 13、仓库保管员要注意防火防盗，确保所有物资的安全存放。 14、保管员要对仓库的物品做到经常检查，对保存时间长的物品要主动向部门领导反映情况，对破损的或超保质期的物品应及时提出处理意见。 第六章 工具的借用制度 15、临时借用工具，由使用人填写临时借用工具表，经批准后，向仓库管理员申请领取，并在员工工具借用登记本上登记。在交还时，应在该表上写明交还时间并签收，签收时应检查工具及其附件是否完好无损，若发现问题立即登记，并向部门负责人反映。 16、个人领用工具的品种根据需要配备，由使用人提出申请， 经部门负责人批准后到仓库领用，并办理领用手续，