物业公司物品管理制度物品管理工作规范与各部门职责.docxVIP

PAGE / NUMPAGES xx物业管理有限公司 物品管理制度 为加强物业公司物品管理，确保对物业的正常维修保养，给业主提供良好的服务，物业公司需采购、储存各种工具、备品、备件、材料的原料等物品。依据工作中的实际情况，特制定物品申购、采购、入库、储存、出库、借用、归还、使用及报废程序。示意图如下： 入库 入库 储存 使用 采购 借用 报废 出库 归还 申购 品种设置 借用和归还 入库单 借用人 入库 物品金额 查询 品种查询 出库 出库单 仓库管理 物品有效期 一、物品申购制度和程序 物品申购制度是为了确保以最少的物品储备来满足物业维修保养的需要，尽可能地压缩库存，防止积压，提高资金和仓库的利用率。 1、根据库存情况和日常维修的消耗记录，设立常用的消耗物品数量，一般以一个季度的消耗量的二倍。 2、各部门将所需物品填采购单，逐级签字（管理处主任、办公室、副总经理、总经理）批准后，交由物业行政办公室，统一进行采购或由部门工作人员购买。 二、物品采购制度 物品采购制度是为了在保证质量的前提下，采购物美价廉的物品。 1、采购人员由2人以上组成。在采购物资过程中，要做到货比三家，在保证质量的前提下，尽量降低采购成本，并注明采购时间、地点，便于公司核实。 2、所有发生的费用支出，经办人都要以书面形式进行事前请示，填写采购计划单，注明预购物品的使用处，如遇特殊情况，应提前电话请示，并及时补出采购计划单。凡不符合规定的费用支出，财务人员有权不予受理。 3、员工应以公司利益为重，杜绝有损公司形象及利益的行为，避免由于个人的不理智行为，违反公司制度。 4、公司财务部有权利及义务对当月报销的物资采购、各项费用的票据进行抽查、核实，办公室予以协助。如经核实，报销额与实际发生额存在差异，经办人无法做出合理解释的，无论金额大小，公司将对经办人予以辞退处理。 5、遇紧急情况急需的物品（200元以下），在得到公司经理同意下，可临时豁免，事后补填临时采购计划单且写明原因。 6、若是业主指定或安排的采购，需得到业主负责人的书面指令，并保存归档备查。 7、凡购进物料、工具等，尤其是定制品，应先取样品，征得使用人同意后，才可进行采购或定制。 三、物品入库制度 物品入库制度是为了确保采购物品的质量，办理完备的入库手续。 1、入库时需登记的内容为：日期、时间、名称、数量、品种、重量、有效期及类别等于入库本上，并要与明细、发票相吻合。 2、入库时需开箱/盒查验物品的质量，若仓库保管员无法把握时，可请使用人协助，并对查验的物品签字认可。 3、仓库管理员或物品管理员需将验收入库的物品分别堆放、编号。 4、所有的设备可不进入仓库，但入库、出库的手续须参照物品同样办理。 5、采购的设备开箱后，若有技术资料和随机文件，需交办公室档案管理员处统一存档，安装和使用人员需阅用这些资料，可办理借阅手续。 四、储存管理制度 仓库储存管理制度是为了确保仓库储存物品的质量。 1、物品在仓库内储存，应按不同种类分别堆放。物品要先进先出，定期翻堆，当需使用时可快捷提出。 2、仓库保管员要注意防火防盗，确保所有物资的安全存放。 3、保管员要对仓库的物品做到经常检查，对保存时间长的物品要主动向部门领导反映情况，对破损的或超保质期的物品应及时提出处理意见。 五、仓库管理制度 仓库管理制度是为了确保仓库储存物品的安全。 1、仓库系物品保管重地，除仓库管理人员和因业务、工作需要的有关人员外，任何人未经许可不准进入仓库。 2、因业务、工作需要进入仓库的人员，在进入仓库时，必须办理入仓登记手续，记录进入仓库的时间、人员、事由及离开时间等，进仓要有仓库管理员或部门主管陪同，不得独自进入，凡进仓人员工作完毕，出仓时应主动请仓库管理员检查。 3、一切进仓人员不得携带火种、背包和手提袋等物进入仓库。 4、仓库周围及仓库办公地点不得会客，其它部门的职工不得围聚闲聊。 5、仓库内堆放易燃易爆物品（如柴油等）需采取相应的措施，符合消防规范。仓库内不得存放私人物品。 六、工具借用制度 工具借用制度是为了确保正常使用。工具借用按时间分可分为临时借用和长期领用，长期领用又可分个人领用和公共领用。 1、临时借用工具，由使用人填写临时借用工具表（附表），经批准后，向仓库管理员申请领取，并在员工工具借用登记本上登记。在交还时，应在该表上写明交还时间并签收，签收时应检查工具及其附件是否完好无损，若发现问题立即登记，并向部门负责人反映。 2、个人领用工具的品种根据需要配备，由使用人提出申请， 经部门负责人批准后到仓库领用，并办理领用手续，领用后个人负责使用保管，离开公司时交还，仓库管理人需作签收记录。 3、公共领用工具由主管工作的负责人或领班申请，部门负责人批准后，到仓库办理领用手续（附表），领用后由申请人或指定专人负责保管。 4、工具调