公司行政办公室管理制度合集.docx

公司行政办公室管理制度合集 会议管理办法 第一章 总 则 第一条 为规范公司会议的操作程序，确保各类会议有序、高效、圆满地举行，特制订本办法。 第二条 本办法中会议，是指公司领导及各部门举行得各类会议。本办法中会议室，是指公司专用的大、小会议室。行政办公室为会议管理的归口管理部门，其他相关职能部门为协办部门。 第二章 会议类型 第四条 一类会议，指由最高领导组织召开的重要会议或公司集大型会议： (一)年会； (二)员工大会； (三)行政办公会，指公司召集各部门领导每周（每月）定期召开的行政办公例会； (四) 中高层培训会，指公司每周日定期举办的中高层培训会（包括内训和外训）； （五）其他重大会议。 第五条 临时会议是指领导临时召集的相关会议。 第六条 年会等各类员工大型会议由行政办公室和相关职能部门拟订会议方案，报分管领导审核，总经理或以上领导审批后实施。并根据拟召开会议性质、重要程度确定并进行相关安排、准备及服务。 部分会议内容说明 会议类型 内容 总经理办公会 研究、部署行政工作，讨论决定公司行政工作的重大问题；总结评价当月的生产行政工作情况，安排布置下月的工作任务 经营管理大会或公司员工大会 总结上季（上半年、上年）的工作情况，部署本季（下半年、新年）的工作任务，表彰、奖励先进集体和个人 经营活动分析会 汇报、分析公司计划执行情况和经营活动成果，评价各方面的工作情况，肯定成绩，指出问题，提出改进措施，不断提高公司的经济效益 各部门例会 检查、总结、布置本部门工作 其他会议 第三章 会议准备、服务 第七条 参会单位和部门应按会议要求进行相关准备。参加定期行政办公会议各部门必须将周工作完成情况、工作计划以及会议议题分别在当周五前，以电子邮件的方式发至公司行政部门。 第八条 行政办公室或相关职能部门应按照会议性质、标准，拟订具体实施方案，方案应包括以下内容： (一)会议名称、时间、地点、主题、主持人及议程等； (二)拟邀请嘉宾； (三)用餐标准； (四)交通工具安排； (五)娱乐活动安排； (六)会务人员； (七)费用预算； (八)其它根据会议性质须明确的事宜。 第九条 行政办公室或相关职能部门根据领导审定的方案，做好以下准备工作： (一)安排专人负责会务工作； (二)拟发会议通知，确定会议人数； (三)确定会议场地； (四)准备会议资料：包括参加会议人员名单、议程安排及其他会议资料； (五)会场布置：包括会场导引牌、领导席桌牌和话筒、员工席桌牌、演示板、纸笔、投影设备、鲜花以及签到册等相关用品的准备； (六)用餐安排：包括确定用餐场地、桌数、标准、菜单及准备席笺等； (七)娱乐活动安排：包括自办文艺演出或专业文艺演出以及其它休闲娱乐活动的安排，由相关部门协办； (八)邀请嘉宾，各相关部门配合； (九)车辆安排； (十)采购礼品或果品； (十一)摄影、录音安排； (十二)相关费用的申请； (十三)其它根据会议性质需要安排的事宜。 第十条 行政办公室应根据会议需求选择性地做好会议服务工作： (一)安排专人负责签到； (二)发放会议资料； (三)安排人员车辆迎送嘉宾； (四)安排用餐； (五)安排娱乐活动； (六) 发放礼品和果品； (七) 根据要求，做好会议记录。 第四章 会场管理 第十一条 会议室的配置包括会议桌椅、演示板、书写笔、视听设备、话筒、空调、换气扇、烟缸及等。应根据具体会议的规格、性质和需要进行布置，主要包括会标、盆栽植物、桌牌等。 第十二条 管理人员职责 (一)每天对会议室进行保洁、整理； (二)每次会议后立即清扫、整理； (三)每天对盆栽植物进行养护并定期更换； (四)每天检查设施设备，发现问题立即酌情处理； (五)每天检查物品的备用情况，根据需要随时补充； (六)做好会议室的使用登记与安排； (七)根据会议要求，做好会议室的布置工作； (八)做好会议的保密工作； (九)做好会议室的安全防范工作。 第十三条 管理要求 (一)场地和设施设备整洁、摆放有序； (二)盆栽植物美观、养护得当； (三)设施设备完好、有效； (四)消耗性物品不短钝； (五)会议室的安排合理有序、不冲突； (六)会议室的布置快速、周到、规范； (七)安全防范工作周密、细致。 第十四条 行政办公室对会议室进行有效管理。各部门拟召开的重要会议应提前1天将会议名称、规格、时间、人数及相关要求通知行政办公室，临时会议召开需提前15分钟到公司前台处登记。 第十五条 行政部门根据各部门预约的会议时间、规格、人数等因素，视先后、轻重、缓急进行统筹安排，合理调配，并将确定的会议室地点及时通知相关部门。 第十六条 如遇会议时间、场地重叠，无法按