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第二节 机关管理的主要任务 一、会议管理 （一）会议的涵义及功能 会议是召集大家商讨问题的集会，它是一种有组织有目的的活动。 会议不能不开；会议召开要简化；召开会议要做充分准备；会议进行要严格有序；会后要及时总结汇报、整理资料。 （二）会议管理的涵义和内容 会议管理是指为端正行政机关的会风，提高会议效率和质量而采取的一系列控制和组织措施。其核心是确保会议质量，提高会议效率。 会议管理有两方面的内容：一是为防止人为制造“会海”，要严格控制会议次数，严把会议审批关。二是对批准召开的会议要精心组织。 二、机关文书和档案管理 （一）文书管理 机关文书的涵义与作用。机关文书即公务文书，就是一般所说的公文，是各类公文的泛称。机关文书种类繁多，它作为传达贯彻政府方针和政策，发布法规、请示和答复问题、指示和接洽工作、报告情况和交流经验的一种重要工具，在行政管理中起着重要的作用。 1、文书的处理与要求 机关文书的处理包括两个方面：一是发文处理；二是收文处理。 发文的处理依次包括撰拟、审核、签发、文印、校对、封发和归卷等程序。 收文的处理一般包括签收登记、分发、拟办、承办、催办、清退和归卷等内容。 2、文书的立卷 文书立卷就是要按一定的原则把纷繁零散的文书材料整理成系统有序的分类案卷，以此方便有关人员的查找和使用，同时为有价值的文书资料的存档做好准备。 （二）档案管理 机关档案管理的涵义：机关档案是行政活动的历史记录，是由机关文书按照一定规律保存起来的文书资料。它不仅为当前和将来的行政活动提供服务，还是国家的宝贵财富。 1、档案在机关管理中具有重要作用 档案记录的是机关活动的历史，可以作为研究和处理问题的依据，具有真凭实据的作用；它作为第一手资料，对行政历史和现状的研究都有参考价值；它可以保持行政活动的连续性和稳定性，从而提高机关工作效率和质量。 2、机关档案管理的原则 档案管理要集中统一； 档案必须案卷完整。 3、机关档案管理的内容 收集、整理、鉴定、编目、装订、保管、提供各种服务和统计等。 三、环境管理 涵义：机关的自然因素和四周的影响因素，统称为机关的环境，前者主要包括人的五官所感知的光线、颜色、温度、空气和声音等自然环境因素，后者主要是指办公室的设计和布置与机关内各部门之间的工作流程的配合等空间环境因素。一般来说，办好公务，需要有适当的环境。 （一）空间环境管理 机关的空间环境分外部空间环境和内部空间环境。 机关的外部空间管理原则主要是指机关在选择地点时所应考虑的一些标准因素，其中包括： (1)地方宜清静；(2)有足够的面积；(3)位置适中；(4)考虑机关的特殊需要等。 机关的内部空间管理主要是指机关的总体面积布局问题，即如何在提供充分空间或现有空间的前提下作最佳利用。这需要遵循以下三项原则： (1)发展有效而成本低的工作流程； (2)允许弹性布置，以利于重新安排和未来扩展； (3)定期检查各方面的空间管理效果。 （二）自然环境管理 机关的自然环境是人的耳目口鼻身这五官所感知的视觉环境、听觉环境和空气环境。 (1)机关视觉环境的管理体现在：机关的各类物材与设备要整齐和洁净；机关办公室的墙壁、地板、天花板等表面的颜色要适宜；光线的选择要适度。 (2)机关管理不能忽视听觉环境。 (3)机关管理不能忽视空气环境。 四、接待事务管理 接待事务分外内宾接待和外宾接待。 基本原则是： 一是要坚持内外有别； 二是做好后勤服务； 三是勤俭节约。 五、机关信息管理 1、信息的收集 2、信息的选择 3、信息的分析与加工 4、信息的存储 5、信息的传递 6、信息的反馈 第三节 机关管理现代化 一、机关管理现代化的涵义、特点及意义 （一）机关管理现代化的涵义 机关管理现代化是以科学管理为基础，运用现代科学技术的先进理论、方法和技术来研究和处理机关行政工作，从而提高机关管理效率。 （二）机关管理现代化的特点 第一，机关管理现代化表现为一个持续的过程。 第二，机关管理现代化是一个全方位的发展过程。 第三，机关管理现代化拥有最先进的技术支持。 （三）机关管理现代化的意义 第一，机关管理现代化是技术发展的必然趋势，是社会进步的体现。 第二，机关管理现代化大大提高了行政决策的科学性。 第三，机关管理现代化大大促进了行政人员素质的提高。 第四，机关管理现代化推动了管理方式的变革，并由此而推进了民主化的进程。