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高级行政主任职务说明书 一、岗位基本信息 编号：KJ-ZWSMS04 日期：2008-5-4 岗位名称 高级行政主任 所属部门 行政人事部 职位等级 高级主任级（J级） 定编数 按编制 直接上级 行政人事经理 直接下级 行政主任 职位联系 可直接升迁的职位：行政人事副经理 可相互转换的职位： 各部门/管理部高级主任 工作协作关系 对内：公司各部门、地区公司各部门、各项目公司 对外：政府相关部门、各大专院校等企事业单位 二、主要岗位职责 一级职责 （主要工作范畴） 二级职责（具体业务活动） 企业文化及VI 1、秉承及总结公司多年的管理服务理念，协助部门第一负责人宣传发展企业文化，组织制定顺应品牌战略的推广方案及VI 2、协助部门第一负责人开展丰富多彩的公司及团队活动，增强企业凝聚力，活跃公司氛围，激励员工思想及工作热情 中央采购 依据公司年度费用预算及各部门需求，协助部门第一负责人安排各类资产及工程物料等的中央采买，对物品数量及质量进行监督，以保障公司各系统的经营运作 资产管理 1、协助部门第一负责人对公司本部及各管理部各类资产包括固定资产及低职易耗品的登记、使用、调配、维护及报废进行管理、盘点和监督，确保公司资产的合理使用 2、协助部门第一负责人对公司公车使用进行管理 证照管理 协助部门第一负责人组织公司各类证照的申办、变更、年检及注销 文档管理 协助部门第一负责人组织公司各类文件的转签、跟进，分别于年初、年底组织公司本部及各管理部文件建档、归档，监督指导各管理部的文档管理工作 合同管理 协助部门第一负责人组织公司各专业部门对各类合同的草拟、签订进行审核，建立完整清晰的合同管理台账，保障合同签订的及时、安全 会务 协助部门第一负责人组织公司年终总结表彰大会暨春茗晚会及其他各类会议的协调、准备及召开，组织每周经理例会的通知、准备及纪要，并传达公司各部门 法务 协助部门第一负责人协调地区法律室，应对公司各类法律纠纷，包括民事纠纷、行政纠纷及劳动纠纷等，对拖欠费用及违反小区相关管理制度或（临时）管理规约的业主发放律师函或提起诉讼，维护公司利益 其他行政类事务 协助部门第一负责人对行政类印章进行管理、组织旅游、安排前台接待 组织协调 与公司各部门、地区公司各部门、各项目公司、各大专院校等企事业单位及政府相关部门建立良好关系 工作台帐 行政类台帐管理及审核 房地产E网 / 范文吧 / 三、岗位权限 1 对公司行政工作的建议权 2 对各项行政制度的修改权 3 对各类行政文件、台账的审核权 4 对行政组各岗位工作的催办权 四、工作台帐明细表 1 行政组工作总结/工作计划 2 行政台帐汇总 五、工作流程明细表 1 人事工作流程汇总 六、工作交接内容 1 公司有关文件档案 2 电子文档 3 通讯录 4 工作台帐明细表 七、工作考核 考核指标 权重 做好公司对合生、珠江行政部、审核部、法律室、招标中心等集团内部公司的日常工作对接 10% 做好公司对部分政府部门、企事业单位等外部单位的沟通及联络工作 10% 制订行政组内部管理制度，检查、指导行政组员工工作 10% 制订公司相关企业管理制度及企业宣传文件，监督、指导、支持小区行政工作 10% 按时汇总行政组工作计划和总结，协助部门负责人对行政组各岗位进行考核 10% 及时安排每周经理例会及各专题会议，并做好会议纪要的记录和下发工作 10% 对各管理部提供政策、法规的支持，发生小区法律纠纷时，及时配合处理并做好记录存档；对重大或需出庭诉讼的纠纷，协助地区法律室处理 10% 对公司各类合同订立给予支持，根据公司相关合同管理制度对签订合同行为进行有效引导和监督，确保合同会签及时到位，并做好合同档案管理 10% 办理公司营业执照等证照年检、变更、注销等事宜 10% 草拟公司各类重要公文，并完成行政相关临时工作 10% 八、任职资格 项目 内容 性别 不限 年龄 25-45岁 专业资格 中级职称 教育背景 大学本科或以上文化程度 经验 具丰富的行政管理经验，任相关职位三年以上 知识结构 具有企业管理、公关关系、经济学等理论知识，擅长中英文写作； 能力 良好的组织、策划、协调及沟通能力；较强的文字组织、写作能力 品性素质 1、为人正直，工作认真细致、严谨； 2、具有强烈的责任感及保密意识，富于团队精神； 3、责任心强，可承受工作高压； 4