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行政文秘必备知识 作为行政文秘必备知识你了解多少，一起来。 一、红头文件的制作及标准 1.进行页面设置 选择文件页面设置选择页边距附签，上：3.7厘米下：3.5厘米左：2.8厘米右：2.6厘米。选择版式附签，将页眉和页脚设置成奇偶页不同,在该选项前打。选择文档格附签，字体设置，中文字体设置为仿宋;字号设置成三号，单击确定按钮，选中指定行格和字符格;将每行设置成28个字符;每页设置成22行。然后单击确定按钮，这样就将版心设置成了以三号字为标准、每页22行、每行28个汉字的国家标准。 2.插入页号 选择插入页码，位置设置为页面底端(页脚)，对齐方式设置为外侧。然后单击格式按钮，数字格式设置为全角的显示格式，单击确定按钮，再次单击确定按钮完成页码设置。双击页码，在页码两边各加上一条全角方式的短线;并将页码字号设置成四号;字体任意;奇数页的页码设置成右空一个汉字，偶数页的页码设置成左空一个汉字。 3.发文机关标识制作 选择插入文本框横排菜单项，鼠标将会变成┼，在dash;设置文本框格式，在这里来设置红头的属性。 选择颜色和线条附签，颜色设置成无填充颜色。选择大小附签，高度设置成2cm;宽度设置成15.5cm。注：用户可根据实际情况调节尺寸。选择版式附签，单击高级按钮，水平对齐：对齐方式设置成居中，度量依据设置成页面;垂直对齐：绝对位置设置成页边距，下侧设置成2.5cm平行文标准，8.0cm上行文标准，注：用户可根据实际情况调节尺寸。然后单击确定。 选择文本框附签，左、右、上、下都设置成0cm，单击确定完成。文本框属性全部设置完成，单击确定按钮。选中文本框内的全部文字，将颜色设置成红色，字体设置成小标宋简体，字号根据文本框的大小设置成相应字号，但要尽量充满该文本框，这样，宽为155mm、高为20mm、距上25mm的红头制作完成。 4.红线制作 首先将视图工具栏绘图选中，单击绘图工具条的直线工具，鼠标会变成十字形，左手按住键盘上的shift键，右手拖动鼠标从左到右划一条水平线，然后选中直线单击鼠标右键，选择设置自选图形格式，红线的属性在这里进行设置。选择颜色和线条附签，颜色设置为红色;虚实设置为实线;粗线设置为2.25磅。选择大小附签，宽度设置为15.5cm。选择版式附签，单击高级按钮，水平对齐：对齐方式设置成居中，度量依据设置成页面，垂直对齐：绝对位置设置成页边距，下侧设置成7cm平行文标准，13.5cm上行文标准，注：用户可根据实际情况进行调节。单击确定。 5.文号制作 平行文文号：文号三号仿宋、居中显示。 上行文文号：文号三号仿宋字体、左空一个字的距离;签发人三号仿宋字体;签发人姓名三号楷体、右空一个字的距离。 注：文号一定要使用六角符号。六角符号插入方法：选择插入符号符号附签，找到六角符号后，将光标置于准备插入的地方，单击插入按钮即可。 6.主题词制作 选择表格插入表格，选中表格，单击鼠标右键表格属性表格附签，对齐方式设置为居中;然后单击边框和底纹按钮，在预览窗口中将每行的下线选中，其它线取消，在表格中填写具体内容：主题词用三号黑体;主题词词目用三号小标宋;抄送、抄送单位、印发单位及印发日期用三号仿宋。 7.保存成模板文件 单击文件保存，保存类型：选择文档模板(*.dot);文件名：给模板命名;保存位置：模板所在路径(一般不做，默认即可)。至此，模板制作完成。以后所有属于此种类型的公文都可以调用该模板，直接进行公文正文的排版。要对该模板进行修改，可以调出相应模板，方法是：选择文件打开，找到相应的模板路径，若模板保存时按系统默认设置的，然后单击打开按钮调出模板即可进行修改。 二、公文正文排版 1依据模板建立新公文：选择文件新建常用附签，选中所需模板，单击确定，调出模板。 2制作公文正文内容：正文内容根据用户的实际需求，可以直接录入文字，也可以从其它软件中将文字复制进来，但必须遵循以下国家标准： 标题二号小标宋字体，居中显示;主送机关三号仿宋字体，顶格，冒号使用全角方式; 正文三号仿宋字体; 成文日期三号仿宋字体，右空四个字的距离，○和六角符号的输入方法一致，不能使用字母o或数字0代替。 文号、签发人、主题词按照模板定义的字体填写完整。最后，将红头、红线、文号、签发人、标题、主送机关、正文、成文日期、主题词的相互位置调整好。