采购之成本结构的作业流程.ppt

需结汇者 一、作业程序 1.由采购单位计算结汇所需金额，并将所需金额申请表及各类凭证一并送交主管人员核准。 2.预付外购款依订单号码或L/C号码逐案控制。 二、控制重点 1.预付费用入帐、转销、收回及调整时所应附之原始凭证是否经核准、内容是否合理。 2.应将进口结汇之有关原始文件、合约、凭证，核对无误后始签付支票。 3.己付款原凭证是否盖付讫章，付款凭单是否有领款人签章，以免重复付款或冒领情事发生。 申请信用状 一、作业程序6-1 1.准备相关文件向银行申请开立信用状。 2.销售者须提供PROFORMA INVOICE。 3.依采购条件，是否有进口保险单。 4.开发信用状应避免下列条款： (1)开立保兑(CONFIRM)信用状。 (2)押汇手续由买方负担。 (3)可装运于甲板板上。 (4)信用状可转让。 (5)指定开状银行或押汇银行。 (6)可凭仓库收据(尚未装船)押汇等。? 申请信用状 一、作业程序6-2 5.应以采购要求及银行合约开立信用状。 6.上述手续无误且无超过银行之授信额度等。 准备提货2-1 一、作业程序 1.进出口于接获预定到港通知后，通知报关行。 2.进出口接获到货日期、品名、数量后，预先安排人员搬运人员及存置位置。 3.财务单位于知悉预定结汇还款日后，安排调度各项财务资源，准备结汇。 准备提货 2-2 二、控制重点 1.提货时物品若有损坏或短少，有无立刻请公证机构公证。 2.仓库、财务、会计或采购单位彼此联系是否良好。 结汇还款 一、作业程序 1.检核利息计算是否正确。 2.结汇费用是否依银行之收费标准。 二、控制重点 1.是否有结汇费用不符规定者或金额不符之情形。 2. 浮动汇率发生溢缴时，余款是否办妥缴还。 提货 一、作业程序及控制重点 1.每一项费用是否有合理凭证；额外项目应查核原因是否合理。 2.核算各项计算方式是否合理，计算起迄日期是否正确。 3.实收数量少于装运数量，注意有无办理索赔；实收数量少于公证数量时，有无向货运公司提出索赔。 4.应将同一进口采购案之有关原始文件、合约、凭证等逐案汇集归档。 记帐 一、作业程序 1.请款条件审核无误后，制作传票记入台帐。 2.传票及有关凭证交由出纳开立支票；支票经签章后交由负责人申请开立信用状。 二、控制重点 1.原始文件、凭证、合约核证无误后始签付支票。 2.预付帐款(本国币部份)之支付应规定以支票;美金部份应以电汇或美金支票为主要支付方式，但受款人必须以订单上之出售人为限。 3.支付传票是否有领款人签章。 验收作业厂商交货 一、作业程序 厂商于交货日备妥送货资料、发票于指定地点交货。 点收 一、作业程序 1.卸货完毕后，仓储人员应依过秤单核对其重量或依计数方式核对数量。 2.点收无误后，应将收货资料键入计算机。 检验 一、作业程序 1.收料后，仓运人员通知检验部门办理检验，非生产性材料应通知使用部门检验。 2.材料检验规范应包括：取样样品数、依材料使用性质之重要性列出检验项目、各检验项目之品质标准及可接受范围。 3.检验稍形加以说明，做为收用与否之参考。 二、控制重点 1.货品依性质决定是否需检验。 2.需经试车验收者依合约书行之。 入库记录 一、作业程序 检验合格时，检验部门应将检验结果键入计算机，并由仓储办理入库。 请款 一、作业程序 1.检验合格时，检验部门应将检验结果通知仓储。仓储应将验收单、发票等转送采购部门办理请款。? 二、控制重点 1.如属分批收料时，储运人员应在订购单上注明分批收料日期、数量。 2.发票之品名、规格、数量、金额与送货单及验收单及订单应相符。 3.非原料性验收时应会同请购部门及相关部门办理。 索赔 一、作业程序 若检验不合格，则依规定办理退换货、扣款或索赔之手续。 二、控制重点 自国外购进之货品抵港时，若数量不符或有损坏事项，应请公证行出具证明以办理索赔。 与合约不符作业 一、控制重点7-1 1.各项违约是否依规定处理。 2.所交货品如因检验不合格退回更换者，则其交货日期应以调换补送到达日期为准。 3.非因人力所能抗拒之灾害而申请逾期免罚者，是否事后立即检具之认可证件。 4.申请延期交货，其原合约有保证人者，是否征得保证人之同意。 与合约不符作业 一、控制重点7-2 5.依事实不能依购合约所订裁决者，其违约案件，是否经适当批准。 6.所交货品之品质、规格与合约不符，但可使用者，如因急需勉予验收使用，应经权责主管事前认可，按规定扣款或减价处理。 7.如因检验不合格退回更换，或因故申请延