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第二章 秘书职能与职能环境建设; 准确理解和把握秘书职能的两个方面,即
“辅助管理、综合服务”;准确理解和把握
秘书职能环境,主动营造良好的职能环境,
从而达到高效履行职能的目的。;第一节 秘书职能范畴 ;第一节 秘书职能范畴; “辅助管理”,是新时期管理活动赋予秘书的一项基本职能,也是秘书职能的本质特征。秘书辅助管理贯穿于管理活动的全过程,即从获取信息,根据获取的信息从中发现问题,拟定解决问题的方案提供给上级作出决定,对确定的决定方案贯彻执行,秘书在这整个过程中起辅助管理的作用。“综合服务”是秘书的根本职能,领导的管理内容有多宽,秘书的服务范围也就有多宽。; 秘书“辅助管理”职能:是指一个机关或单位在其管理的整个过程中,即从获取信息,根据获取的信息从中发现问题,拟定解决问题的方案到对确定的方案贯彻执行的
整个过程中,秘书起着帮助
或辅佐的作用。; 领导者兼听则明,准确、全面、有效地
利用信息是其正确开展领导和管理工作的基
础。秘书作为领导的近身参谋助手,不仅要
向领导提供信息充当领导的耳目,而且要为
领导者有效获取利用信息、进行适时的信息
沟通及排除信息沟通障碍等方面,进行参谋
智能辅助。 ; 在实践中,不少领导者在信息获取和
利用的方向、信息量及信息结构等方面都
存在问题,因而使领导和管理工作失误。
对此,秘书要注重以下三个方面:
要注重在方向上的参谋辅助;
要注重在扩大信息量上的参谋辅助;
要注重优化信息结构方面的辅助。 ; 各种形式的信息干扰是造成领导和管理
工作失误的重要原因。秘书有责任协助领导
者排除来自各方面的信息干扰,包括:
要注重排除思想障碍造成的干扰;
要注重排除感情障碍造成的干扰;
要注重排除利益冲突造成的干扰;
要注重排除时空因素造成的信息干扰。 ; 从领导者产生决策意向进行决策准备开
始,秘书的参谋智能辅助就可同步进行,可协
助领导者做好以下工作(见图2-2): ;作出此项决策是否应该; 在决策形成阶段,秘书有诸多参谋??能辅助的
领域和渠道:
可进行创新思维,设计新的方案供决策者选择;
可综合来自各方面的意见和建议,形成系统的
可供选择的方案;
可按领导意图开展专家咨询活动,并将专家意
见、建议吸纳到有关决策方案中去;
可带着各套初选方案到有关部门和群众中去征
求意见,并根据各方面的意见进行修改;; 对重大决策的初定方案,秘书往往还伴随领导,
到基层进行小规模试验,蹲点探索,取得成功
经验后,再由点到面地进行推广;
对各种供选择的方案进行一一对应的比较,比
较其投入成本和产出效益,比较其风险值与效
益值,比较其科学性、合理性、可行性和可受
性等等。
决策形成阶段还包括科学、严密的决策论证。 ; 决策是为实现特定目的对未来工作的选择与安
排,而真正使决策目标变为现实,还取决于有效的
实施决策。
在决策实施过程中,秘书的参谋智能辅助具有
独特的作用 :
对谋求认同的辅助 对纠正偏差的辅助
对行为失范的辅助 对克服重大失误的辅助
对克服运行失调的辅助 弥补决策疏漏的辅助
对适应环境变化的辅助 对发现机遇的辅助 ; 1、督促检查的内容
秘书对督促检查的辅助,主要是在领导
者的主持下,按照领导确定的督促检查内容
和目的,操办具体的事务。具体包括:
发现失调现象提出督促检查建议;
检查实施情况;
督促办理;
反馈实施信息;
要归纳评估督促检查效果。 ; 督促检查是领导实施决策,保证领导工作部署得
效实施的重要组成部分。秘书操办督促检查中的事
务,既有利于领导者直接掌握执行情况,又有利于秘
书发挥近身综合辅助的优势;既有利于上情下达,使
执行者正确理解领导意图,又有利于下情上达,使领
导者全面把握执行情况,有针对性地进行指挥、协调
和控制,对维护组织管理协调运作具有积极的推动作
用。 ; 秘书对领导督促检查工作的辅助,是在
领导者主持下,围绕领导工作需要展开的,
主要有六条要领:
要抓住领导工作的重点、难点和热点;
要正确理解和贯彻领导意图;
要及时反馈信息;
要坚持原则;
要讲究效率;
要谋求协调有序。 ; 1、信访工作的内容
信访工作指的是处理人
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