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公司档案管理系统 操作培训 1 2020 年 4 月 19 日 文档仅供参考 世纪科怡档案管理系统操作培训 字向红 一、管理软件安装、初始化、数据备份恢复 单机 : 标准 v3.2.1 版本 网络版 : 同时支持 8 个客户端同时录入或查询。 1、安装 、初始化 ( 以单机版本为例 ) 安装 : 安装时建议安装在非操作系统分区 ( 如 :D 盘), 并设置一个文件夹 如 :d:\infosoft4 。 原文设置 :d:\kydoc 。 光盘系列号在光盘盒背面。 实体分类号 : 操作此步之前 , 一定要先”全宗设置” , 为了便于区分 , 序 号建议使用 0101 来表示 , 前两位表示 : 类别 (01 文书档案、 02 会计档 案等 ), 后两位表示大类下的小类 (0101 表示综合类 )... 辅助字典 : 根据需要来设置保管期限、密级、会计类别 , 在相应的字典 类目下分层设置对应的内容 , 可在辅助字典下面设置和来文或档案录 入界面下 , 如 : 加 和 25 年保管期限。 档号设置 : 三级、两级、单级 二级管理 : 全宗号 (3)- 目录号 (3)- 案卷号 (3)- 页号 (3) 如 :089-05-123-012 单级管理 : 全宗号 (3)- 归档年度 (4)- 实体分类号 (4)- 保管期限 (4)- 件 号(3) 。 如 :089- -0102-Y-20(y 表示保管期限永久 ,c 表长期 ,d 表示短期 ,30 2 2020 年 4 月 19 日 文档仅供参考 代表 30 年、 10 代表 ) 用户管理 : 设置部门、设置用户、设置密码 ( 选择某用户 - ”用户”菜 单- 属性 ) 及某用户权限 日志检查 : 系统操作日志 , 如: 5 月 25 日 ISA 用户删除 500 条记录 , 进 入日志检查后可查看到相关记录。 2 、数据备份、恢复 ( 库备份恢复 ) is_archive.db ( 如图 :1.1 、1.2) 二、档案管理软件基本录入 科技档案为三级管理。靠档号来进行关联。 传统文书、基建、照片、会计等档案为二级管理 有关联 : 显示所选案卷级目录的卷内目录 无关联 : 显示所有案卷级目录的卷内目录 简化必须著录项目 : 文件编号、密级、文件题名、责任者、文件形称 时间、页数、全宗号、归档年度、分类号、 [ 目录号 ] 、[ 案卷号 ] 、保 管期限为必录项目 文号 : 由机关代字 +年度 +顺序号组成 如 : 临档发 [ ]45 号 ( 机关代字 : 临档发 年度 : 顺序号 :45 号) 密级 : 密级是文件保密程度的等级 , 按 GB/T715