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档案管理制度 第一章　总则 第一条 根据xxx的精神及档案工作的基本原则，为规范档案管理工作，维护档案的完整与安全，制定本制度。 第二章　建档范围、归档时间及要求 第二条 建档范围： 公司档案建档范围为：在工作中形成的已经处理完毕，具有查考利用价值的收发文件、内部文件、会议文件、会议记录、公司大事记等文书类档案和在生产、科研、仪器设备、基本建设过程中形成的科技类档案，在财务管理工作中形成的财务档案。包括声像档案和实物档案。 第三条 归档时间： （一）每年x月xx日前，由各部门兼职档案员负责将上年度应归档的文件材料组成保管单位移交档案室。 （二）大型专业会议结束后随时归档。 （三）形成周期不太长的科技文件材料在项目全部结束后归档。 （四）规模较大、形成周期长的科技文件材料可以在项目工作阶段或项目子项结束时归档。 （五）应归档的电子文件、图片、图像应在该文件形成3个月内进行归档。 （六）实物档案在取得实物一个月内进行归档。 （七）会计档案在当年年终后暂由财务部保管二年，期满之后，由财务部编制移交清单一式三份，财务部保存一份，其余二份连同会计档案于第三年第一季度内向档案室移交。 第四条 归档要求： （一）归档的文件要保证其完整性，要收集在外开会带回的文件及上级直发文件等。科技文件材料由相关的技术部门负责将形成的技术文件材料收集齐全，准确、系统并按归档要求组成保管单位（卷、册、袋、盒）。 （二）归档的文件材料必须用钢笔或签字笔书写，清楚整洁。 （三）每年形成的会计档案，应由财务部按照会计档案归档要求负责整理、立卷、编号、装订成册。 （四）凡归档的文件材料，必须经部门负责人审查签字，并编制移交清册一式两份，经交接双方签字后各持一份，以备查考。 第三章 档案管理形式 第五条 公司档案工作，采取集中与分散管理相结合的办法。由经理办公室负责主体档案的管理，并对其他部门的档案管理工作进行督促和指导。经理办公室设立专门档案室，配备兼职档案管理人员分管公司主体档案工作。 第六条 根据有关档案法规规定精神，各部门形成的文件材料原则上由本部门负责立卷和归档，并定期向公司档案部门移交保管。 第七条 公司应有库房或场地和必要的设施及保护设备保管档案，确保档案的安全。 第四章　档案管理 第八条 档案材料的收集： （一）建立、健全立卷归档制度，确定归档范围、时间、期限。 （二）对遗缺不全的档案，采取不同措施，积极收集齐全。 （三）及时催要办理完毕的文件上交回收，在次年检查齐全后整理立卷归档。 第九条 档案的归档、立卷与管理： （一）区分全宗，确定立档单位。 （二）归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化。 （三）归档文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。编制目录，对使用频率较高的复印3－4份。 （四）整理盒内文件，使之厚度适宜，材料过宽应折叠整齐，字迹难辨认的，应附抄件。 （五）对所有公司档案系统排列，确定保管期限，编制档案目录按一定次序排列和存放。 （六）每年对档案进行一次清理，清除不必要保存的材料并对破损和褪色的材料进行修补和复制。 第十条　档案的鉴定与销毁： （一）从档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面鉴别档案的价值。 （二）确定各类档案的保管期限，公司档案保管期限分永久、长期、短期三种。介于两种保管期限的，保管期限从长。 （三）对已失效的档案，认真鉴定，编制销毁清册，该清册永久保存； （四）办理销毁手续，经总经理批准，方能销毁。 （五）销毁时要有二人以上监销，并在清册上签字，以防档案失密和泄密。 第十一条 档案的借阅、使用： （一）凡需使用档案者，均须填写文件调阅单，依据调阅权限和档案密级，经各级领导签批后方能调阅。 （二）案卷一般仅供在档案室内查阅，确需外借的须办理登记手续。 （三）借阅期限不得超过一个星期，到期归还；如需再借，应办理续借手续。 （四）借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。 （五）查阅档案、资料者有义务将利用效果反馈档案室。以利总结档案利用工作规律，更好地为各项工作服务。 （六）凡借阅会议记录及保密档案，必须经主管领导审查批准才能借阅。 （七）外单位借阅档案，应持有单位介绍信，经总经理批准后方可借阅，且不得带离档案室。其抄摘内容也须总经理同意且审核后方能带出。 （八）公司内档案利用的方式有：提供档案原件、档案复印件。 （九）政府有关部门依法执行公务，需要查阅公司档案，公司予以配合、协助。 第五章 档案统计制度 第十二条 认真贯彻执行