公司管理制度之制度流程管理规定.docx

第PAGE 第PAGE2页 共3页 目的 为公司的正常经营运作提供充分的具有适用性和可操作性的文件。 适用范围 适用于公司各部门。各事业部、子公司内部管理文件参照执行。 术语和定义 制度流程文件：本文所述制度流程文件是指公司发布的内部管理文件（管理制度、管理规定、流程、作业指引等文件及表单格式）。 职责 办公室 组织文件的编制、登记、修订、换版。 组织文件的发放、作废。 组织对各部门文件的管理情况进行检查监督。 各部门 根据业务管理的需要主导编制相关文件。 按照文件的要求执行并保留执行记录。 组织文件部门内学习，反馈文件的执行情况，提出修改/废止建议。 管理规定 文件体系的策划 办公室组织对公司经营管理的文件需求进行讨论，形成管理需求的解决方案，报公司分管领导审阅。 文件的框架和结构要符合公司的业务特性和经营战略的动态，并且兼顾与经营相关的各种管理模块。在重大会议或有重大经营变化的时候，由公司分管领导主持在公司层面上进行确定和调整。 管理需求的文件结构确定后，由办公室负责确定文件的表现形式（编写规则和编号规则），报公司分管领导确认后作为文件管理的基准之一。 文件编写规范 文件的内容需要言简意赅，原则上不使用修饰和模糊词语，整个文件条理清晰。所有编制的文件采用统一的格式（以本文格式为参考。）格式中必须包含封面和正文，封面内容应有文件名称、密级、发文编号、编制、审核、批准、版本修订记录等。正文内容应有目的、适用范围、术语和定义（必要时、）职责、管理规定、相关附件（必要时）、相关表格等。封面和正文左上角应有股份有限公司VI标志，右上角 应有编号、版本、生效日期等说明。 文件中的页面设置为页边距：上2.0厘米，下2.0厘米，左2.0厘米，右2.0厘米，装订订线0.5厘米，页眉2.0厘米，页脚1.0厘米。 文件中的字体以小四号宋体为主，行距以1.5倍行距为主，表格中文字以1.25倍行距为主。 5.2.4文件中的标题序号原则按1.；1.1；1.1.；11）；a)分级。 文件的编号采用GB-AA-WXXX 的格式：GB：表示股份有限公司，为英文GrandBlue首字母缩写；AA：表示部门代码（见下表）；W表示管理制度规范；XXX：表示文件序列号，从001开始，002，003??，以此类推。 所有的管理制度、流程都须设立版本号，第一次编制的制度、流程，则其版本为1.0，第一次修改为1.1，依次类推至1.5后转为2.0。 文件增发 各部门根据公司管理需要编制制度文件，填写《文件增发/更改/作废申请表》按【职权规范管理手册】报批。当编制的文件与多个部门有直接关联时，相关部门进行文件评审，填写会签意见，以确保文件的适用性和可操作性。 公司级制度文件增发按公司发文流程报批，在公司内部发文通知。 文件发布后，使用部门负责人应立即组织本部门人员进行培训，使部门人员理解文件要求。文件使用部门及岗位必须严格执行文件要求，并及时向办公室反馈运行状况。 办公室建立《制度文件一览表》对下发运行的文件实时汇总，并根据变化情况进行调整。各部门指定专人负责建立本部门《制度文件一览表，》对发到本部门的文件目录进行实时更新。 文件更改与作废 办公室定期组织各相关部门对文件的适用性进行评价，确保文件的持续有效。 当有下列情况时应及时进行评审和修改：1）公司机构或部门职能变动； 引用的标准及法规已修改； 经营环境与产业结构发生了变化； 有错误或含糊不清之处； 内部检查中提出了改进要求。 文件需修订时，由原制定部门提出修改意见，填写《文件增发/更改/作废申请表》，按【职权规范管理手册】报批。文件修改内容应记录于该文件版本修订记录中。 如出现文件完全不适用，同时该项业务过程已经被淘汰时，由使用部门填写《文件增发/更改/作废申请表》提出作废申请，按【职权规范管理手册】报批。 公司级制度文件修订或作废按公司发文流程报批，在公司内部发文通知。 相关表格 制度文件一览表 文件增发/更改/作废申请表