采购代理业务内部监督管理制度.pdf

采购代理代理业务内部监督管理制度 第一章总则 第一条为加强公司采购代理管理，规范采购行为，提高采购效率，根据 《中华人民共和国政府采购法》 、《中华人民共和国招标投标法》 和财政部 《政 府采购货物和招标投标管理办法》等规定，结合公司实际情况特制定本制度。 第二章 定义 第二条本公司所从事的采购代理仅限于服务于各级政府机构、 各类企事业 单位、非盈利机构、社会团体、个人采购保险产品及各类风险评估、风险查勘 等服务。 第三章 分工 第三条 公司各业务部门、各分支机构：负责采购业务的承接和洽谈与实 施，招标文件制作与售卖，应标人资格审核，组织现场评标、开标、结果公司 第四条 公司业务管理部：负责采购代理资质申请、延续；制定各类相关 规章制度、设立各类评标规则；采购信息审核发布；建立供应商库；建立评标 专家库；负责审核采购流程是合规；统计采购数据，向监管部门报备；建立档 案库， 将采购代理相关资料归档。 定期会同办公室进行流程和技术审查， 确保 合规。 第五条 公司财务部：收取招标代理各类费用，开具发票，支付评标专家 费用。定期与业管部进行数据核对。 第六条 公司办公室：保障公司各类场地、设备正常使用。相关文件合同 用印流程审核。定期会同业管部进行流程和技术审查，确保合规。 第四章工作流程与监督职能 第七条各业务部门、机构：采购业务实施机构为相关业务部门，是采购 委托人的寻找和对接部门，其职能： 1、与采购人确定采购预算建议数； 2、与采购人确定采购预算和实际工作需要编制采购计划，进行采购需求 登记，采购代理合同协议签订，向业管部提出项目立项申请； 3、对采购文件进行确认，对有异议的采购文件进行调整修改； 4、对实行公开招标的采购项目的预中标结果进行确认， 发放中标通知书， 并依据中标通知书参加采购代理合同的签订； 5、对采购合同和相关文件进行备案； 6、收取代理采购资金。 ? 第八条业务管理部：负责对采购代理业务进行审核和批准，其职能： 1、拟定采购代理内部管理制度，并根据有关规定及时更新和调整单位的 采购代理工作细则； 2、汇总并严格审核各业务部门提交的采购代理预算建议数、采购代理计 划、采购代理申请；对需求参数进行审核； 3、按照国家有关规定确定采购代理组织形式和采购代理方式； 4、对能够公司自行组织的采购活动加强采购组织实施的管理； 5、指导和督促业务部门依法订立和履行采购代理合同； 6、组织实施采购代理验收； 7、组织处理采购代理纠纷； 8、妥善保管单位采购代理业务相关资料，采购代理合同文本和验收证明 应当同时提交财务部部； 9、每季度对采购代理业务信息进行分类统计和分析，并在内部通报； 10、与采购代理相关的其他工作。 第九条公司财务部：在采购代理业务中的主要职能： 1、制定每个业务部门、 机构每年需要完成的业务量。 报总经理室批准后， 下达各业务部门执行； 2、及时转发财政部门的有关管理规定及采购代理相关信息； 3、审核各业务部门申报采购代理的相关资料，确定资金来源； 4、复核采购代理收取申请手续，办理相关资金收取； 5、根据采购代理部门提交的采购代理合同和验收证明，依据国家统一的 会计制度，对采购代理业务进行账务处理； 6、每月与采购代理部门沟通和核对采购代理业务的执行和结算情况。 ??? 第十条各业务部门、机构、业务管理部、财务部、办公室之间应相互沟 通和协调，避免采购代理活动与业务活动相脱节，出现人财物的浪费与闲置。 第十一条采购代理工作业务流程如下： 1、各业务部门、机构应当按照采购人的实际需求提出采购代理预算； 2、业务管理部对采购代理预算进行审核； 3、财务部在业务管部审核的基础上