人力资源文件控制培训.pptxVIP

文 件 控 制 培 训日期：2006年07月06日目 录一、文控基础知识二、人力资源部文控现状三、公司体系文控要求四、人力资源文控实施建议方案一、文控基础知识文件的定义 文件：信息及其承载媒体 媒体：纸张、磁盘、光盘或其他电子媒体、照 片、或标准样品、或它们的组合。 记录：是一种特殊类型的文件。阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。记录可以是书面的，也可以贮存在任何媒体上。 文件的作用 沟通意图、统一行动 ——执行标准 ——审核依据 ——改进基础 ——易于追溯 ——客观证据文件控制的目的 确保文件在发布前得到评审、批准。保证需要使用文件的场所都能得到相应文件的有效版本，防止失效和/或作废文件的非预期使用，带来不必要损失和麻烦。 ISO9001标准4.2.3条款要求　a） 文件发布前得到批准，以确保文件是充分的；（编、审、批及文件会签） b）必要时对文件进行评审、更新并再次批准；（文件定期评审） c） 确保文件的更改和现行修订状态得到识别；（版本控制） d）确保在使用处可获得适用文件的有关版本；（文件分发策划、受控）ISO9001标准4.2.3条款要求e） 确保文件保持清晰、易于识别；（文件5S管理） f） 确保外来文件得到识别，并控制其分发； g）防止作废文件的非预期使用，若因任何原因而 保留作废文件时，对这些文件进行适当的标识。 （旧版文件的回收及文件作废）ISO9001标准4.2.4条款要求 应建立并保持质量记录，以提供符合要求和质量管理体系有效运行的证据。质量记录应保持清晰、易于识别和检索。应编制形成文件的程序，以规定质量记录的标识、贮存、保护、检索、保存期限和处置所需的控制。 二、人力资源部文控现状人力资源部文控现状未规定文件的审批权限(会签范围)；未规定文件发放回收流程，且未形成记录 ；未规定文件的发放范围/发放方式；文件未进行分类标识和摆放；未规定作废文件的处理和储存方法；部门内有既定的文件、表格编号规则，但未形成书面文件并予以公布；未对文件、表格格式进行书面规定；未规定表单的印刷、使用流程，无法确保各部门使用的为有效、最新的版本；未书面规定记录的贮存方式、保存期限和处理方式。三、公司体系文控要求三、公司体系文控要求 1 文件控制程序 2 质量记录控制程序 3 体系文件编码规则 4 体系文件格式设计指南 5 技术文件编码规则 6 技术文件格式设计指南1 文件控制程序公司体系文件层次体系文件审批权限和分发范围公司体系文件控制流程手册一级文件程序文件二级文件三级文件支持性文件（如作业指导书、管理规定等）记录/表格四级文件公司体系文件层次公司体系文件审批权限和分发范围文件名称编　写会　签审　核批　准分发范围管理手册（一级）系统办否管理者代表总经理公司内网发布，书面文件发放各部门程序文件（二级）责任部门部长相关接口部门相关部门主管副总/总监管理者代表公司内网发布，如部门需要可申请书面文件三　级技术文件责任部门无责任部门主管/部长副总/部长编制部门在《文件会签申请表》上注明，如对分发部门和份数有疑问的，需在内网上通知所有部门，有需要的部门可申请。管理规定责任部门相关接口部门责任部门部长副总/部长外来文件否否否管理者代表/相关部长按需求发放制订文件NO文件会审YESNO审批YESNODCC确认同意变更文件登录交DCC分发管理相关部门签收发放 回收文件使用同意作废作废/变更会签NO作废继续使用《文件会签申请表》《文件登记表》 《文件签收回收登记表》《文件借阅登记表》《文件补发申请表》公司体系文件控制流程质量记录控制程序公司对空白表单的控制要求公司质量记录控制流程公司对空白表单的控制要求依据《体系文件编码规则》对空白表单进行标识编码； 公司所有体系受控空白表单之样板（背面盖“受控章”）由系统办进行统一编目管理；公司所有空白表单样板都需经系统办审核批准后才能印刷；空白表单样板的更改：使用部门填写《文件会签申请表》交至系统办，系统办负责审批印刷，且通知相关部门对旧版表单作废处理，发放新版空白表格。记录填写NO审 批YES汇总整理标 识分类存档周期整理列出失效记录单单NO销毁审批YES记录销毁《失效记录清单》《内部工作联络单》《文件登记表》公司质量记录控制流程体系文件编码规则手册：QMS-01；EMS-01程序文件：COP+标准条款号+流水号， 如COP4201三阶文件(不含技术文件)：WI-制订部门-流水号/版次外来文件技术文件编码规则作业指导书：WI-制订部门-流水号/版次/类型检验规范： II-制订部门-流水号/版次工艺标准：P1-制订部门-流水号/版次/类型物料清单：P2-制订部门-流水号/版次/类型对照表：P3-制订