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如何做好信息管理 我们知道，目标规划、动态控制、组织协调、信息管理 和合同管理是实现工程建设监理 质量、进度、投资“ ”控制三 大中心任务的基本方法。在实施工程建设监理的过程中，监 理工程师要对所需要的信息进行收集、整理、处理、存储、 传递、应用等一系列工作，这些工作总称为信息管理。信息 管理的目的就是根据信息的特点，有计划地组织信息沟通， 以保持决策者能及时、准确获得相应的信息，为决策者提供 决策依据。 一、监理信息的特点 1、信息量大 因为工程建设监理涉及多部门、多环节，工程项目又 具有多用途、 多渠道、 多形式的特点， 在实施监理的过程中， 会产生大量的信息。从信息流的角度分析这些信息，主要包 括以下内容： （1） 自上而下流动的信息，即信息源在上，接受信息 者是其直接下属，例如监理目标，总监下达给监理工程师的 指令，制定的工作条例、办法、规定及业务指导意见等； （2 ） 自下而上流动的信息，是指由下级向上级传递的 信息，这些信息主要包括一些应该引起上级注意的情况、意 见以及上级因决策指挥的需要，要求下级提供的资料和情况 等； （3 ） 横向流动的信息，指同一层次的工作部门或工作 人员之间相互提供或接受的信息，这种信息一般是由于分工 不同而产生的，以及在特殊、紧急情况下，为了节省信息流 动时间而需要横向提供的信息，例如在一个监理项目中不同 专业的监理工程师之间交流的信息就属于横向流动的信息； （4 ） 在监理项目部与环境之间进行流动的信息，监理 项目部与自己的企业领导、业主、设计单位、物质供应单位 等其它相关方，都要根据不同情况的需要进行信息交流，以 满足自身项目监理的需要，同时又要满足与环境的协作要 求，或按国家规定的要求相互提供信息。 2 、信息系统性强 由于工程项目的单件性和一次性，因此虽然信息量大， 但却都集中于所管理的项目对象，故容易系统化，这就为信 息系统的建立和应用创造了非常有利的条件。 3 、信息传递中障碍多 监理信息从发送到接收的过程中，往往由于传递者主观 方面的因素，例如对信息的理解能力、经验、知识的限制而 发生障碍，也往往因为地区的间隔、部门的分散、专业的隔 阂等而造成信息传递障碍，还往往因为传递手段落后或使用 不当而造成传递障碍。 4 、信息产生的滞后现象 由于信息是在项目建设和工程监理的过程中产生的，信 息反馈一般要经过加工整理、传递，然后到达决策者手中， 故往往迟于物流，如果反馈不及时，容易影响信息作用的及 时发挥而造成失误。 二、 监理信息管理应注意的几个环节 1 、掌握信息来源，进行信息收集 监理信息有以下几种来源： （1）在项目监理机构之外产生的信息，即外源信息， 例如，从本企业、主管部门、市场、业主、设计单位、物资 供应单位、科研单位、信息管理部门等获得的与本监理项目 有关的信息。这些信息可分为指令性信息、指导性信息、市 场信息和技术信息。 （2 ）产生于项目监理过程中的信息，包括：作业信息， 指实际工作的基层人员所需要及由他们那里产生的信息，多 用原始记录或报表进行记录和传递；监理信息，指中间管理 层用于计划及控制方面的信息，需要对原始数据进行整理汇 总；计划决策信息，指决策者所需要并产生的信息，包括决 策、计划、指令等。 对于各种信息来源，应进行制度化、标准化工作，建立责任 制，进行有效地收集。信息的收集工作必须把握信息来源， 做收集及时、准确。如果事后追忆，就难以保证其准确性， 甚至会导致决策失误。信息收集还要做到不漏不滥，要对数 据资料的选择、分类、鉴别、检验形成正规的程序。对例行 性活动的信息要规定出收集的时间、 项目、 方式、 责任人等。 2 、建立监理信息系统，正确应用信息管理手段 监理信息系统包括设计信息沟通渠道、建立信息管理组 织和信息管理制度等。设计信息沟通渠道的目的是保证信息 流畅通无阻，健全的组织和有效的管理制度是必须的条件， 信息管理组织有人工管理信息系统和计算机管理信息系统 两种。前者包括信息人员的配备、会议制