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巧用邮件合并制作学生成绩通知单 摘要： 邮件合并是 office 软件提供的一个功能强大又非常实用的功能，可以用来批量生成 工资条、 信函、 请柬、 荣誉证书等。 掌握邮件合并功能， 可以让我们在工作中节省不少时间。 在学校学生教育管理工作中， 学生成绩通知单的填写在所难免， 手写成绩单不仅效率低， 也 容易出错。本文介绍用 word2003 的邮件合并功能，在准备好成绩通知单模板及学生成绩原 始数据后， 根据提示经过几个简单的步骤即可制作学生成绩通知单， 为学生教育管理工作提 供了方便，在此写出来与大家分享。 关键字： 邮件合并；成绩通知单；模板；数据源 一、引言 在学校的学生教育管理工作中， 为了更好地和学生家长进行沟通， 让学生家长知晓学生 在校的学习情况， 作为班主任的常规工作之一， 填写成绩单是一项必须而又繁琐的工作， 少 则几十份， 多则上百份。 加上我所在的学校学生成绩单上填写的项目比较多， 如果采用手写 的方法，不仅效率低，一旦出错，更正起来也非常麻烦。而利用 Word2003 的邮件合并功能， 只需要用 Word 设计好成绩单模板，并将所需填写的各项信息用 Excel 电子表格制作成数据 表，即可轻松完成学生成绩单的制作。 二、准备成绩单模板和数据源 （一）准备成绩单模板 新建一个 Word 空白文档，输入所需内容，然后对文字字体、字号、颜色和字形等做设 置，并根据实际需要对页面进行设置，设置完成后的模板如下图，为方便下文的引用，将该 Word 文档保存并取名为“学生成绩单通知单”。 图 1 学生成绩单通知单模板 （二）创建数据源 图 2 2010 年成绩汇总表 新建一个 Excel 空白工作薄， 在第一行中输入学号、 姓名等所需字段名称， 并根据学生 的考试成绩计分表和考勤记录等原始资料， 将所有学生的资料录入到的电子表格中。 输入完 毕，适当调整字体、字号、颜色等属性（为便于管理，本表中已经将学生成绩中不及格的科 目的成绩标注成了红色），同时将输入学生相关信息的工作表重命名为“ 2010 年成绩汇总 表”，目的是便于后面的引用。完成数据的输入和工作表的相关设置后，将 Excel 工作薄保 存并命名为“ 2010 年成绩汇总表”。 三、设置数据源及插入合并域 作好成绩单模板和学生成绩等资料的数据源电子表格之后， 就可以进行邮件合并的操作 了。 打开上述创建的 Word 文档“学生成绩单通知单”，单击“工具”菜单，选择“信函与 邮件”下的“邮件合并向导”命令，进入邮件合并的第一步。 (1) 在打开的“邮件合并”任 务窗格中选择“信函”单选按钮，并单击“下一步：正在启动文档”；（ 2 ）选择“使用当 前文档” 单选按钮， 再在 “步骤”区域单击 “下一步：选取收件人” 进入邮件合并的第三步； （3 ）选择“使用现有列表” , 并单击“使用现有列表”中的“浏览”，打开“选取数据源” 对话框，在该对话框中找到选择数据源文件“ 2010 年成绩汇总表 .xls ”，单击打开按钮； 在“选择表格”对话框中选择“’ 2010 成绩汇总表 $’”，并选中“数据首行包含列标题” 复选框，单击“确定”按钮，在打开的“邮件合并收件人”对话框中单击“全选”按钮，最 后单击“确定”按