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第 页 PAGE \* Arabic 1深圳市群创时代科技有限公司 质量记录管理程序 文件编号 QC-CX -002 发行日期 2012-6-1 版 本 A0 管控状态 受 控 页 次 第 PAGE 1 页 共 NUMPAGES 1 页 文件修订履历 版本 修订理由与内容简述 修订日期 拟定 审核 批准 A0 初次发行 2012-06-01 1.0目的和适用范围 通过对公司管理体系相关记录的标识、收集、编目、借阅、归档、存贮、防护和处理， 对体系记录进行有效控制, 确保其完整、准确、清晰，以证明管理体系满足规定要求且有效运行，并为实现可追溯性、采取纠正和预防措施提供依据。适用于体系所有文件规定的或相关的全部记录的标识、收集、编目、借阅、归档、存贮、防护和处理。 2.0定义 记录：质量、环境和职业健康管理体系活动结果形成记录。 3.0职责 3.1文控中心:负责本程序的监督执行和公司所有记录空白表格的有效性管理与控制。 3.2 各部门: 负责做好与本部门相关的记录和记录的控制管理工作 4.0 内容 4.1 记录空白表格的标识编码：依据文件控制程序要求对记录空白表格进行标识编码。 4.2 记录空白表格的管理 4.2.1公司所有记录空白表格之样板（背面盖“受控章”）由文控人员进行统一管理。 4.2.2《记录表格控制一览表》应包括序号、记录名称、表格编号、版本及使用部门、记录保存部门、记录保存期限等 4.3 记录空白表格的更改：根据公司实际工作的需要和变化，可以对已不能满足要求的记录空白表格予以更改或作废，由使用部门填写《文件制定、修改、作废申请单》，进行表单的更改或作废。文控中心在收到经过审批的《文件制定、修改、作废申请单》及经更改的记录空白表格后，按要求进行登录及归档，同时通知相关部门对旧版表单作废处理，印刷、发放新版空白表格。 4.4 记录表格的填写：使用记录空白表格的人员应清楚地填写记录的每项内容，确保记录完整、准确、清晰，必须真实客观地记录活动,严禁发出伪造数据或资料的行为。记录必须包含必要的标识,以确定所记录事件的特征和记录产生的条件,便于在必要时进行检索和追溯.这些标识包括日期、产品批号、型号、部门或者其他适宜参数等。因各种原因需要变更记录内容时，采取划改方式，变更前后的内容均应清晰可见，同时变更人应签注姓名及变更日期，严禁非授权改动记录的作为。 4.5记录的审批：已填写完毕的记录表单必须依审批权限给相关人员进行审批。 4.6 记录的汇总整理：由责任部门对记录进行分类汇总存放，做到不丢失，查找方便快捷。 4.7 记录的标识与存档： 4.7.1由责任部门对各记录之文件归档进行统一标识，建立标识卡，档案之首页建立目录清单，方便查找，所有记录按分类要求及时存档。 4.7.2记录应受到良好的保存,防止记录损坏,变质和丢失,与体系有关的传真件应转换成复印件保存. 4.7.3记录可以用电子文档形式保存. 4.8 记录的周期整理：视情况每季度对超过保存期限的记录，拫据记录保存期限规定之保存期限要求，。 4.9 失效记录的销毁：经审批后的所有与技术有关记录及有关公司商业之保密记录用碎纸机销毁，其它记录如可用背面再生利用，则集中交文控中心，盖“作废”章，用于复印在公司内部流通之文件。记录超过保存期经评审需再保存的资料,确定重新保存期后予以保存. 5.0 相关文件及资料 5.1文件记录控制程序 6.0 记录 6.1《记录表格控制一览表》 7.0 附件 《记录控制流程图》 记录控制流程 责任部门 应用表单 备注 记录填写 记录填写 审 批 汇总整理 标 识 分类存档 周期整理 列出失效记录清单 销毁审批 记录销毁 NO NO YES NO NO NO YES NO 责任部门 依管理权责 责任部门 责任部门 责任部门 责任部门 各责任部门 责任部门经理 记录表格控制一览表 失效记录清单