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医院招投标档案管理与规范化管理策略 [摘要]现阶段，随着医院就医患者人数的不断增多，医院经营规模逐步扩大，招投标项目也随之增多，使得招投标档案管理在医院院务公开、基建项目管理以及内部管理中的作用日益凸显。该文从分析医院招投标档案的特点入手，对医院招投标档案管理存在的问题进行分析，并提出规范化管理的策略，期望对提高医院招投标档案管理水平有所帮助。 [关键词]医院；招投标；档案管理；规范化 医院招投标工作是医院满足医疗服务所需的一项重要工作。大部分医院设置了招投标办公室，专门负责招投标工作，严格执行招投标规范程序。但是，医院却未对招投标档案管理引起足够的重视，在档案管理中普遍存在着管理制度缺失、档案资料收集不完善、档案信息化建设滞后、档案人员素质不高等问题，严重影响着招投标档案管理水平的提升。加之，医院招投标档案具有系统性、多样性和分散性的特点，与一般档案相比其管理的复杂程度更高，进一步增加了档案管理工作的难度。为此，医院必须转变传统观念，明确招投标档案管理在医院内部管理中的重要性，将招投标档案管理贯穿于招投标项目实施的全过程中，对招投标档案实施规范化、标准化、信息化管理，进一步提升招投标档案的管理效率和水平。 1医院招投标档案的特点 医院招投标档案是指在招投标过程中形成的各类资料，与其他类型的档案资料相比，招投标档案具有特殊性，具体体现在以下3个方面。1.1系统性。医院的招投标与建设工程的招投标存在较大的差异，这是因为医院在开展招投标工作时，是以单个的项目、具体的医疗设备作为一个独立的单元展开的，与项目有关的资料具有较强的系统性。医院进行招投标的过程中，任何的程序均会形成内容各不相同的材料，每一份材料都有自身的价值和作用，缺一不可。现阶段，国内医院的招投标档案主要包括以下内容：招标申请、院领导意见、具体的工作方案、招标邀请书、技术要求及参数、各类表格（评分表、汇总表、价格分析表等）、招标公示及中标通知，与医院招投标工作有关的案卷具有较为完整的系统性。1.2多样性。与建设工程项目相比，医院的招投标项目更多、种类更加繁杂，归属于设备采购的有核磁共振成像设备、彩超类设备、透析设备、X光机、动态心电图设备等等；归属于物资管理部门的有各类办公用具、卫生耗材、医疗科室耗材等，其中涵盖数百个种类；归属于后勤管理部门的有锅炉设备更新、燃煤采购、车辆维修和专业养护、病患服装及被褥洗涤、装修改造、食堂承包等等；归属于药事委员会的有药品、药剂的招投标等。医院的招投标囊括了从基建到物资等所有内容，每一项招投标都会产生相应的资料，由此使得医院招投标档案工作呈现出多样性的特点，对档案管理工作提出了更高的要求。1.3分散性。在医院的各个职能部门中，招投标委员会并非常设机构，大部分招投标工作都是由招标办公室全权负责。而具体的项目采购则是由相关的职能部门负责管理，如大型医疗设备采购由设备管理部门负责。在这一前提下，医院招投标项目所产生的档案材料，全都分散在各个职能部门当中，由此使得档案具有了分散性的特点，这样一来，给招投标档案的集中管理带来诸多不变，从而影响了档案管理效率和水平的进一步提升。 2医院招投标档案管理存在的问题 2.1招投标档案管理制度缺失。医院未对招投标档案管理建立起相应的管理制度，导致档案管理工作缺乏有力的执行依据。在缺乏规章制度约束的情况下，招投标工作人员和档案管理人员未能明确自身的工作职责，对招投标档案管理形成了片面认识，易出现工作推诿情况。同时，在招投标档案管理中，医院各部门之间没有执行档案资料交接程序，只是对档案资料进行简单收集和整理，缺少对资料内容的审核和鉴定，易出现档案资料管理混乱的情况。2.2档案资料收集不完整。医院招投标档案管理缺乏长效运行机制，没有将管理工作贯穿于招投标的全过程中，致使档案资料收集不完整。如，部分医院档案管理部门没有将招投标文件资料列入归档范围内，使得招投标文件资料未能得到系统化保管，易出现遗失、损坏等问题；部分医院的招投标项目复杂，涉及诸多部门科室的共同协作，但是在实际招投标的过程中，这些部门科室各自为政，缺乏统一管理。尤其在资料文件管理方面，各个部门科室自管资料，经常出现资料未能及时上交的情况，造成资料归档不完整；医院在重大项目招投标工作中，如大型基建项目、大批量医疗物资采购等，招投标管理部门只重视重要资料文件的收集，而对一些小设备、辅助材料的招投标资料收集并未引起重视。2.3档案管理人员素质不高。医院招投标档案管理工作缺乏专业人员专职负责，在实际工作中，档案管理人员通常为兼职人员，这些人员主要负责招投标工作，并兼职负责招投标文件资料的收集整理。由于兼职工作人员只熟悉招投标业务，不熟悉档案管理专业知识与技能，加之医院档案管理部门缺乏对兼职