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档案管理规定版本：B/0 档案管理规定 版本：B/0 PAGE PAGE 1 档案管理规定 目的 为了加强企业档案管理，明确职责、强化职能，维护档案的完整、准确、系统、便于更有效的服务于经济建设，结合本企业档案工作实际情况，特制定本规定。 范围 规定了本企业系统档案收集归档、组卷装订、借阅利用、保管期限、统计销毁及其制成材料的质量要求。 术语 企业档案：是指企业在各项管理工作、生产、科研及经营等活动中直接形成的具有保存价值的文字材料、图表、声像等不同形式的历史记录。 职责 总经理办公室负责档案资料管理。 引用文件 《中华人民共和国档案法》（1996） 管理内容与要求 档案收集归档 凡是本企业在工作活动中形成的具有保存查考利用价值的各门类不同载体的文件材料均属于归档范围。均由责任部门进行收集、整理、立卷，定期向本单位档案部门移交，归档。 应归档的文件资料必须完整准确、图样清晰、墨迹耐久、签署完备。必须是原始记录或正本。 6.1..3 文书档案应在第二年上半年向档案室移交，会计档案第三年，工程档案在工程竣工后三个月，经过系统整理后移交，移交双方根据移交目录清点核对，并履行签字手续。 工程、经营档案管理 工程、经营档案是具有长期保存价值的重要文件，是工程款追索、投标经营、鉴定等工作必不可少的依据。因此工程、经营档案归档必须做到及时、准确、可靠。 工程资料由施工单位负责收集、整理，并于工程竣工后三个月内向本单位档案室移交全部档案资料，归档资料必须做到齐全、完整、准确可靠、签署完备、字迹清晰、规格统一。 工程竣工资料必须在施工过程中按照施工过程同步编制，不得在工程竣工后补绘，有关人员签字不得遗漏，更不得代签字。 移交公司档案室的工程竣工纸质档案必须配备一套不可檫涂型光盘。 工程竣工后需移交公司综合档案室的工程档案，必须经公司工程技术管理部根据有关标准进行审核并签字盖章，综合档案室认可后方可接收归档。 公司直属项目部承建的工程档案按本文件 6.2.4 条款执行。 区域/专业公司承建的重点工程、获鲁班奖工程、新开拓行业及建安工作量2000 万元以上的工程档案均应移交公司综合档案室，其它工程档案各区域（专业） 公司档案室自存。 经营档案均由责任单位负责收集、整理、组卷，工程结算后移交档案室存档。 特殊载体档案管理 凡是反应本企业各项活动形成的照片、录音带、录像带、磁带、光盘，荣誉证书、奖状、奖杯、锦旗等实物档案（奖杯、锦旗也可拍成照片归档），应由主办 单位移交综合档案室分类存放。 照片归档要有底片并注明时间、地点、人物、背景、事由、摄影者。 凡归档的特殊载体档案必须妥善保管，注意防湿、防潮。 档案统计 档案人员要以文字、图表、数字的形式揭示档案和档案工作的有关情况。 统计内容全面，统计数据准确，做到半年一小记，一年一大记，定期向公司综合档案室报送档案工作基本情况统计表。 借阅档案管理 借阅档案由部门领导或主管领导批准后，向档案人员办理借阅登记手续。 借阅人员，要认真执行档案借阅规定和保密制度，严禁丢失档案材料和泄漏档案机密，确保档案安全。 凡需借用公司各类档案资料者，必须由所在单位主管领导批准并持有单位借用介绍信，填写由公司综合档案室统一印制的借阅申请单，经公司总经理办公室 主任或主管领导审批后方可办理借用手续。 凡借用公司各类档案资料者必须按规定期限（一般为 15 天）原样归还。如因特殊情况需续借，必须提前到综合档案室办理续借手续，续借期限为 7～10 天。逾期不归还者公司将暂停向当事单位借用其它档案资料，还将对借用经办人罚 200 元 /天。 借用档案复印件必须加盖公司综合档案室印章，方能生效。 借阅单位和个人不得遗失、涂改、拆卷、抽页、折叠、任意涂改、批注、转借。如有违反规定者视情节轻重按《档案法》有关条款追究借阅经办人相关责任并对其处以 5000～10000 元罚款（罚金直接从经办人工资中扣除）。 查阅档案资料，须办理查阅手续，查阅地点仅限公司档案室。 归档文件材料组卷与装订 组卷要遵循科技文件材料的形成规律，保持案卷内文件材料的系统联系，并便于档案的利用和保管。 工程文件材料组卷要求 公共资料主要部分：施工组织设计、施工方案、技术总结、图纸会审、审批文件、技术（质量、安全）交底、开工报告、竣工报告、竣工验收证明书等。 施工过程中形成的资料部分：单体方案、设计变更、施工记录、隐蔽工程验收记录等。 质量评定资料部分：单位工程质量综合评定、分部分项评定表、单位工程外观质量评定表等。 案卷装订前的准备工作 文件资料在装订前，首先要除去文件材料上的曲别针、大头针、订书钉等金属物，以防止金属锈蚀损坏文件。 文件纸张过小要用纸衬托上，装订部位过小要加补贴边。 残破的纸张文件要用纸张托裱。 单面书写的文件材料一律在右下角编写页号，双面书写的