办公用品采购、办公费用日常管理规定.pdf

办公用品采购、办公费用日常管理规定 第一条、 规定目的 为了节约开支，降低消耗，提高办公效率，规范公司办公用品采购、领用行为， 特制定本规则。 第二条、 使用及适用范围 1、 本制度规定了办公用品的采购、验收、领用等工作, 规范了办公费用的管 理标准及范围，控制、审批的管理流程。 2、 本制度适用于公司各职能总部及下属分公司。 第三条、定义 1、办公用品是指公司员工办公使用的低值易耗品，单个价格在500 元以下的 物品。 办公用品分类: (1)、 个人使用的零星办公用品包括：笔、笔芯、订书针、订书机、回形针、 信纸、信封、橡皮擦、N 次贴等。 (2)、 公用办公用品包括：打印纸、墨盒、硒鼓、色带、计算器、档案袋、凭 证打印纸、三层、四层打印纸、晒图纸、各种印刷的表格等。 2、办公设备指公司或部门公用的办公类设备，如空调机、复印机 、打印机、 扫描仪、传真机、摄像机、投影仪、照相机、电视机、保险柜、资料柜、饮水机、 电话机等。其他办公设备指电脑、优盘等，同时包括公司非建筑类展示板及组合 宣传板等。 第四条、职责 1、办公用品供货商由运营总部负责招标，确定定点（不少于二家），签订购销 合同。办公设备、办公用品由公司运营总部统一账面管理，各下属分公司运营部 自行组织实施的日常管理，公司行政助理负责具体监察。其他办公设备由领用人 保管。运营总部行政助理负责公司办公用品的采购及发放工作及核算。 2、 财务总部、运营总部负责确定费用指标,并按费用指标进行检查、考核。 3、 各使用部门负责在额度内提供每月需求计划。 第五条、 要求 （一）、办公设备、办公用品 一、采购 1、办公用品: (1)、每月1 日，公司各职能总部文员根据本月办公用品的实际需求填写《办公 用品采购计划》经部门总经理批准后提交至公司运营总部。 (2)、运营总部预审后汇总当月公司办公用品采购计划，于每月 3－5 日统一安 排采购。 2、非常规用品的采购应由使用部门提出申请，填写《固定资产请购单》，预 算内报运营总部、财务部联审，预算外再报总裁审核批准后，再由运营总部行政助 理统一安排采购。 3、办公书籍由各使用部门按计划采购。 4、员工采购需求可在每月28 日前告知所在部门相关管理人员，汇总上报运营 总部。 5、如因特殊情况，工作急需物品可先行采购后再按规定报销。 二、领用 1、各职能部门应按《办公用品采购计划》的品种和数量到运营总部填写《办公 用品领用登记簿》后领用； 2、员工应按经批准的《固定资产请购单》，在填写《固定资产交接证》后领用； 对于贵重的设备，公司与员工签订《设备领用协议》。 3、如超出部门采购计划领用，应经部门领导签字，运营总部审核后方可领用。 4、公司每月集中领用办公用品时间为每月5 日、6 日（遇节假日顺延）。 5、员工个人平时领用时间为每周二、四下午2：30－4：30。 6、新到岗员工在报到之日领取办公用品。 7、其他时间如急用可根据实际情况领用。 三、维护管理 1、办公设备与办公用品，运营总部指定专人管理、建账和领用发放。 2、运营总部行政助理定期检查办公用品的库存量，对日常必须品、不易采购品 或用量大者应酌量库存，以备不时之需。 3、运营总部有权检查各职能总部办公用品的使用情况，如发现浪费可对有关人 员进行处罚。 四、缴回处理 1、 领用各类物品的人员，均由行政助理或其指定人员建卡、登记；员工离职 前必须归还所领用的全部办公用品（低值易耗品除外），并由行政助理签字后方可 办理离职手续。 2、 所缴回的旧品，行政助理应归类入库，酌情处理。 3、 滞用品之处理 运营总部行政助理每隔半年检查物品的明细，将超过六个月未曾领用过的物 品提报处理。 （二）、办公费用 一、 控制流程 1、 个人使用的零星办公用品。公司各职能总部、下属分公司，运营 总部、运营部具体经办人在定额标准内填报需求计划，报部门主管领导审 批后，再到定点供应商领取或通知定点供应商按订单送货，各部门不得擅 自采购，否则财务部门不予报账。 2、 运营总部、运营每月与定点供应商核对无误后，到财务总部财务 部办理报账、结算手续。 3、 公用办公用品，公司各职能总部、下属分公司，每月底