员工人事档案管理办法.pdfVIP

实用文档 1. 目 的 为了规范公司人事档案管理，加强档案管理的完整性、真实性、及时性和保 密性。同时为了维护人事档案的完整，防止材料损坏，便于高效、有序的利用档 案资料，特制定本管理办法。 2. 适用范围 适用于公司员工纸质档案和电子档案的管理工作。 3. 职 责 公司人力资源部门为本公司员工人事档案的归口管理部门。 4. 原则 分类标准、归档及时、排列有序、层次清楚、整理规范。 5. 档案管理内容 5.1 员工入职档案 个人简历、员工入职登记表、应聘人员登记表、面试记录及待遇核定事项审 批、笔试试题、身份证复印件、学历学位证复印件、转正及晋级表、离职证明、 各类合同及协议。 . 实用文档 5.2 员工培训档案 培训通知、培训总结报告或者考评结果、培训审批表、员工外派培训合同、 外出培训反馈表（证书原件） 、员工培训统计表。 5.3 绩效管理档案 将员工绩效考核相关资料按月归类整理。 5.4 员工离职档案 员工离岗包括员工与公司解除（终止）劳动关系，死亡等情形。 6. 程序 （1）新员工报到后，收齐新入职员工的所有手续、证件、资料后，统一装入 新建的档案袋内，并在档案袋封面左上方书写上档案袋编号、员工姓名、性别。 将档案资料以纸质档案和电子档案两种载体保存，纸质档案统一归入每位员工的 个人档案袋，电子档案以人力资源部管理信息系统为平台进行统一管理。员工人 事档案管理人员须忠于职守，严格遵守公司《员工保密管理制度》 。 （2 ）档案建立：新员工经考核合格，入职之日始，即建立个人人事档案，起 始档案材料包括：一寸近期免冠照片、身份证和学历职称证件的复印件、个人简 历、应聘挡案表、录用审批表、员工个人档案表、体检报告、离职 ( 失业 ) 证明等。 . 实用文档 7. 档案更新 为保证员工档案信息的及时性和准确性，及时更新、变化的资料进行系统录 入，具体时限要求如下： （1）新员工入职、员工调动、任命、借用、离职信息自生成之日起二个工作 日内录入电子档案，并进行纸质档案归档； （2 ）组织机构变动、培训管理、考核管理、奖惩管理信息自生成之日起七个 个工作日内录入，并进行纸质档案归档； （3 ）社会保险、合同签订等信息自生成之日起七个工作日内录入，并进行纸 质档案归档。 8. 人事档案借 / 调阅 （1）调阅员工的人事档案需填写《档案借 / 查阅申请表》并经有效批准。 （2 ）本部门员工的人事档案调阅需经部门经理批准。 （3 ）部门经理有权调阅其他部门员工的人事档案，但需人力资源经理审核， 并报总经理批准。 （4 ）部门主管级别的人事档案，总经理有权调阅。 （5 ）调阅档案原则上在人力资源部门内部并在指定人员陪同下调阅。如需借 出人力资源部门，需经人力资源经理批准。借阅档案的人员，对档案应妥善保管， 不得遗失、泄密和污损，不准抽换、折卷和转换，不得复印，借出的档案必须在 2 天内归还。 （6 ）所有调阅档案，均需登记备案。 . 实用文档 9. 人事档案归属 （1）继续受聘的员工档案，作为其今后聘任聘用的依据；档案分类编号存放， 一个员工一个编号，防止重名重姓员工档案交叉，制电子目录，以便查阅。 （2 ）离职员工的人事档案每月清查，另外存档，应在妥善保管一年以后销毁。 部门主管以上人员、关键岗位人员档案应妥善保管三年以后销毁。 10. 附则 本制度最终解释权归人力资源部，本制度从下发之起实施。