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如何开个有效率的会议;;(一)??以目的而言： 1.??以傳達命令為真意 2.? 為了連絡協調而召開會議 3.??以收集情報或聽取意見為目的 4.??以作決策與起草為目的 5.??委員會 6.??機能中心會議 三、為什麼要開會 (一)??文書所不具有機動性 (二)??責任之明確化 (三)??協力態勢之確立 (四)??責任感的喚起 (五)??相互啟發 ;四、?為什麼開不好會 (一)??組員不知適當發問技巧 (二)??推銷式領導行為 (三)??內部衝突 (四)??可行方案不足 (五)??不夠袒誠 (六)??沒有議題的座談 (七)??缺乏自我檢討 (八)??未能將決策有效地轉達給執行人員 五、??會議的反省 (一)??要有近代化意識與教養 (二)??對民主主義的理解 (三)??四不 ; 六、 會議領導人的資格要件 (一)??豐富的人性 (二)??公平與忍耐 (三)??熱誠與幽默 (四)??分析力、判斷力、綜合力與豐富的知識 與經驗 (五)??推銷員的精神 (六)??具有好的一面之民主性 七、 會議的計劃 (一)??議題之明確化 1.??事實的收集、整理 2.??判斷資料的提出 3.??自己想法之整理 ; (二)?目的之明確化 1.?議題是什麼 2.?是否要作決定 3. 是否要作協調 4. 是否要提建議 (三)?必要性之檢討 1. 用文書不行嗎? 2. 以自己的責任與權限沒法處理嗎? 3. 不開會，用協商不行嗎? 八、會議準備之檢查 (一)?會議參加人員的選定方法 1. 從與問題有關的人當中選擇 2. 對該問題有豐富知識與經驗且協力性的人 3. 在該問題上之處理上，最後必須取得該人 同意者，須要求其參加 4. 上下階層的幅度盡量要小 5. 人選不以個人的或利害關係為中心 6. 人數以8至15人為適當 ;(二)?會議時日的決定方法 1.?對特定人選不方便時，會議就失去意義 2.?特別繁忙的人士或有力人士，提早交涉、預 留時間 3.?會議時間，須決定幾點到幾點，使參與人安 心開會 4.?會議中須無干擾的情況下進行 (三)?會議所需時間的決定方法 1.?從生理及心理條件而言，二小時為限度 2.?管理大師彼得杜拉克先生主張以五十五分鐘 為限度 (四)?會議場所的決定方法－適切的環境與大小 (五)?會議的事前連絡－適時的正式通知 (六)會議資料之整理與準備－請參加者提供 ;(七)? 會議場地與設備 1.??環境 ? 配合人數的大小 ? 逃離噪音 ? 空氣流通好 ? 施以色彩調整 ? 照明 2.??設備 ? 桌椅－比辦公用者略為寬舒 ? 視聽器材 ? 其他小東西 3.??席位的配置 (八)??會議進行的計劃 ;九、會議成功的五大要素 (一)??議題要和參與開會的人有關 (二)??選定適當的出席人員 (三)??主持人 (四)??會前要有充分的準備 (五)??參與開會人的態度 十、會議的領導方法 (一)??導入議題 (二)??充分發言 1.?指名發問 2.?交替發問 3. 以全體人員為對象發問 ; (三)??獲得一致的結論 1.??首先去掉一些大家沒有能力做到的一些 想法 2. 刪除一些離題的意見 3. 剩下的一些可行高見，讓大家評估每個意 見的優劣點 4. 最後評估選出的意見是否能達到議題的目的 (四)??對每個結論，確定負責實施的對象 ?十一、主持會議的要領 (一)??製造良好的氣氛 (二)??會議的目的要清楚 (三) 不要脫離會議主題 (四) ? 不要講得太多 (五) 要做無名英雄 ;(六)?? 要會使用輔助材料 (七)?? 不要匆忙，不要急於作結論 (八)?? 探索實現之可能性 (九)?? 接受他人之助 (十)?? 常遭遇的難題與應對方法 1.不發言的人 2.發言太多的人 3.習慣性的反對者 4.脫離了主題 5.提出的意見過於抽象時 6.會場內有人私自交談不斷 7.有人打瞌睡