纸质档案整理程序和方法.docVIP

附件 1 纸质档案整理程序和方法 一、分类和模卷摆列 选择合适本单位的档案分类系统和摆列次序，保持相对 稳固。可依据“允许证类型 -档案形成年度”分类、按允许证编号或自定次序摆列，或按“允许证类型 -地域 -公司种类”分类（此中地域、公司种类为选择项） ，同一公司形成的所有允许证档案摆列在一同 ,档案较少的也可减少分类层次。 二、立卷 以公司一次办证审批形成的所有资料为一卷，一卷一号。立为正卷和副卷的，正卷和副卷档号保持一致。 允许证在有效期内发生更改的，更改部分的文件资料与申办模卷可归并立卷，也可依据实质需要独自立卷，保存限期与申办模卷保持一致。 允许证缓期办理资料应独自立卷。 三、卷内文件摆列 按文件资料的重要程度和办理程序摆列。正卷中文件材 料摆列次序：审察书、受理通知书（存根） 、补正见告书、申请书。副卷中文件资料摆列次序：申请资料文字部分、图纸、上一有效期允许证正本、副来源件。 四、装订 正卷中审察书、受理通知书（存根） 、补正见告书和申请书作为一件装订，装订资料宜采纳不锈钢钉、不锈钢夹或 封套。副卷可采纳整卷装订或单份文件装订两种方法。整卷 装订时，应采纳“三孔一线”装订方法，资料多时可分册订卷。 单份文件装订时，应依据文件形成规律，以每份文件作为一件装订，成册资料一册为一件、图纸一张为一件。图纸折叠时标题栏露在右下角，损坏资料应先进行修复。 五、编号 正卷和副卷按分类方案和摆列次序分别编制模卷号。正卷在卷内文件首页上方加盖档号章，编流水页号。副卷如为整卷装订，以卷为单位编流水页号。如为单份文件装订，卷内每件文件可独自编写页号，成册资料已有页号的可不编页，每件文件首页上端空白处应加盖档号章。模卷封面、卷内文件目录、备考表及空白页不编写页号。 六、编目 正卷和副卷分别依据分类方案和摆列次序编制模卷目录。副卷还要填写模卷封面、卷内文件目录和卷内备考表。模卷封面宜采纳软卷皮。卷内文件目录按文件摆列次序逐件登记。卷内文件目录也可采纳将共性资料逐个列出，形成一致格式和内容的清单式目录。卷内备考表放在模卷最后，用以登记卷内文件的基本状况。 七、装盒 将装订好的模卷放入档案盒中，并填写盒脊。正卷和副 卷应分别装入不一样的档案盒。正卷可数卷一盒，盒内搁置备 考表，登记盒内档案需要说明的状况。副卷应一卷一盒，材 料多时可分装多盒。档案盒式样介绍参照《科学技术档案案 卷组成的一般要求》 （ GB/T11822-2008 ）。