电话礼仪的服务标准.pptx

Welcome to “Standard of Telephoning Courtesy” Course 欢迎参加“电话礼仪服务”课程学习目标：掌握电话礼仪和技巧、认识电话服务重要性课程大纲一、接听电话时的礼仪和礼貌二、如何接听电话 三、如何转电话 四、如何进行电话留言 五、如何处理让客人等待 六、如何结束一个电话 七、如何在电话中与生气的客人交谈 八、案例一、接听电话时的礼仪和礼貌：标 准： 1、在接听电话时应注意以下几个方面： （1）面带微笑，精力集中 （2）坐直 （3）语调音量适中，注意语速，吐字清晰 （4）避免使用不确定的词语 二、如何接听电话 1、标 准： （1）电话铃声不得超过三声。（2）接电话时，须在铃响第二声时接起电话。 步 骤要 点原 因用左手拿起电话听筒1.1 随时准备好纸和笔1.2 右手随时记下电话内容记录信息记录信息2A 问好（从酒店外打来）2A.1 Good morning!/afternoon/evening 早上好!/下午好！/晚上好！3A 报酒店名称（总机接线员）3A.1 Huaan International Hotel 华安国际大酒店2B 问好（从酒店内部打来）2B.1 Good morning!/afternoon/evening 早上好!/下午好！/晚上好！3B 报部门名称（总机/各部门）3B.1 Operator/ Housekeeping Dept 总机/管家部4B 报自己姓名4B.1 Eric speaking5B 提供帮助5B.1 May I help you?备注：1、凡对客服务部门需用英文、中文接电话 2、后台部门可以用中文接听电话。三、如何转电话：礼貌、专业、准确 步 骤要 点原 因1A 告诉打电话的人你要转电 （总机）1A.1 Certainly, Sir/Madam. I’ll connect you to 好的,先生/女士. 正确程序2A 告诉打电话的人你要转电话转到哪2A.1 Sales Dept 销售部(接线员重复客人要转的分机或部门名称) 重复确保信息正确1B 告诉打电话的人你要转电话 （内线）1B.1 One moment please .I’ll transfer you to 请稍后,我给您转到. 正确程序2B 告诉打电话的人你要把电话转到哪、转给谁 2B.1 Sales Dept Secretary 销售部秘书那里正确程序四、如何进行电话留言： 1、标 准： （1）书写清楚。 （2）信息完全（3）准确无误 步 骤要 点原 因1 认真聆听2 信息完全、记录准确打电话的日期、时间来电人的姓名来电人的公司名称受话人的姓名来电人的电话号码所要传递的信息签上接电话人姓名正确程序3、准确无误1 向来电人复述所要传递的信息五、如何处理让客人等待：1、标 准： 步 骤要 点原 因1 让来电人做出选择1.1 等待/留言2 如客人选择等待2.1 应每隔几分钟回电告诉来 电人事情进行的情况不让客人久等3 让来电人再次做出选择3.1 如时间较长,应让来电人再 次做出选择:等待/留言六、如何结束一个电话：1、标 准： 礼貌、专业、准确 步 骤要 点原 因1 与来电人总结一下所谈的内容正确程序2 告诉来电人你将会做什么3 与客人告别4 放下电话4.1 不可先于客人放下电话七、如何在电话中与生气的客人交谈1、标 准： 步 骤要 点原 因1 不要生气正确程序2 注意说话方式2.1 不要参杂个人情绪与客人说话3 仔细聆听4 表示同情5 重复来电人的信息6 告诉来电人你能为他做什么7 对来电人表示感谢八、情景模仿场景一: 有一位张小姐电话至总机,找人力资源部高经理,电话转至人事部后,秘书小陈接的电话……场景二: 2108房间的客人李先生,电话至房务中心,很生气地投诉房间的马桶堵塞了,房务中心文员小王接到了电话……常用电话用语：错误正确原因上洗手间了现在不在臭味领导正批评他呢正在开会犯错误了看电影去了有事出去了不务正业正在吃饭刚刚出去一会不是时候正在睡觉正参加一个重要会议偷懒被开除了已经不在这里工作了 不合格 其实,电话是一种重要的服务方式。 俗话说：“闻其声而知其人”，对酒店服务行业而言，专业的标准化服务是宾客满意的最基本保障。宾客通常会根据酒店的电话接听来判断酒店的形象和服务水平，所以每一位员工都必须注意自己的形象，维护和树立良好的酒店形象，接听好每一个电话。 简言之，每