会议管理制度附流程图.pdfVIP

会议管理制度 一、目的 为完善会议制度，规范会议秩序，提高公司整体工作效率，使各部门信息充分 共享，为公司的高效运营提供制度保障，特制定此制度。 二、适用范围 适用于公司日、周、月例会，以及各类生产、技术、销售等其它专题工作 会议。 三、职责说明 1、行政部负责公司层面的会议管理及承办，所有重要会议的召开，需经公司领导批 准，并经行政部登记备案。 2 、其他部门主办或召集的会议，行政部应予以协助。 3 、其他部门主办的会议资料除各自存档外，还须上报行政部，便于对相关会议资料 进行统一整理、分发、存档。 4 、会议发起人负责拟定会议计划，召集相关人员参加；参会人员须提前准备好相关 会议资料。 四、会议准备、召开、决议、跟踪 1、会议发起人应提前拟定会议主题、会议内容。 2 、会议发起人应提前做好会议场所布置。 3、会议发起人需提前将以下会议信息通知相关参会人员： 地点、时间、主题、 内容、目标等，明确参会人员需要准备的资料，确保所有参会人员知悉。 4 、参会人员须携带会议相关资料， 要严格遵守会议的开始时间， 提前 3 分钟到达会议 现场，不得无故缺席、迟到、早退。如确实有紧急情况，须提前向会议主持人请假， 否则视为缺席，违者将视情节严重性予以处罚。 5、会议主持人指定专人核实参会人员迟到、缺席、早退出勤情况，登记于签到表上。 6 、为提高会议效率，应围绕会议主题来讨论、商议，不讨论与本次会议无关的问题， 不开无边际的会议。 7、会议召开期间要求参会人员集中精神、认真听取发言、 按次序发言， 不得交头接耳 开小会、大声喧哗或随意进出，不得做与会议无关的事情。发言要简言意骇，会议发 起人或主持人应该强调发言时间要求，就每个人的发言时间予以控制，无特殊情况不 予延长。 8、参会人员须将手机关机或调成静音状态， 不准随意接听电话， 如有重要电话应向会 议主持人请假后离场接听，以免影响会议效果。 9、会议记录员在会议过程中做好记录， 总结会议决议形成会议纪要， 会议纪要须包含： 会议时间、参会人员、会议内容、会议决议，以及解决方案负责人、完成时间、检查 人等。 10、会议需要表决时，原则上采取少数服从多数的方法，特殊情况可由会议主持人或 交总经理决定。 11、参会人员要及时将会议精神、会议决议传达给部门相关人员。 12、会议结束后需要清理会议室桌面、椅子，关好门窗、灯、投影仪等。 五、事项安排： 1、会议决议事项的督办、 检查和追踪落由会议主持人负责， 根据规定的时间节点逐项 跟进，并在下一次会议前将各部门完成情况汇报公司领导。 2 、行政部会不定期监督检查会议决议的执行情况， 对不能按期完成会议决议的部门及 个人进行处理。 3、会议记录分类存档， 公司会议的会议纪要有专人负责整理， 通过邮箱发给参会人员， 抄送相关人员。 六、保密规定 在会议过程中涉及到的公司相关商业机密（包括供应商、客户、价格、产品、技 术、营运、财务等数据），不得外泄。 七、相关表格 1、《会议签到表》、《会议记录表》、《会议纪要表》。 附则： 本制度由行政部负责解释，如有未尽事宜，将按公司相关规定执行。 版本 / 修改 A/0 会议流程图 生效日期 2018 年 3 月 15 日 序号 流程 责任人 表单 内容 1 会议发起人 会议发起人提出会议需求 明确参加人员、开会地点、时间、 2