会议筹备需求表.docVIP

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会议筹备需求表 一、基础信息 主办方 会议名称 会议人数 会议时间 意向酒店 二、需求信息 类别 分项 需求与否 内容支持 特别要求 一、会议执行前工作安排 参会委员 邀请 邀请函 □是 □否 1.电子邀请函制作; 2.根据委员名单逐一邀请,确认参会与否,并进行统计。 企业产品推广展览邀请 企业参展会议 通知 □是 □否 1.参展企业工作对接; 2.参展企业合同签订; 3.参展企业费用结算; 4.参展企业展区规划与展位分配。 酒店预选方案及预订 会议室规模 房间要求 会议室规模: 人 房间数量: 间 房型: 1.根据主办方要求提供符合标准的酒店信息; 2.对房型标准的要求。 参会代表 票务 机票、火车票预订 □是 □否 提供身份证号航班、车次、出行时间 物料与设备 会议主背景设计 □是 □否 根据会议主题提供主背景设计方案 签到背景板 □是 □否 常规喷绘布+桁架 会议手册 □是 □否 提供会议手册中体现内容 工作牌 □是 挂绳:□单钩□双钩 □否 挂绳颜色要求及数量 资料袋 □布艺手提袋+印字 □定制纸质手提袋 □否 - 类别 分项 需求与否 内容支持 特别要求 物料与设备 笔 □是 □否 - 会议海报 □是 □否 提供海报内容 会议标识/指示牌 □是 ?否 一般包括条幅、引导牌、指示牌,会议日程、演讲台包装等视觉设计 会议主题座签 □会议主题定制座签 □常规座签 若酒店提供免费座签,安排酒店准备即可 演讲台鲜花 □是 □否 - VIP接送机服务 □是 □否 1.配置接送机陪同人员; 2.接送温馨短信提示。 会议定制接机牌 □是 □否 - 接机鲜花/哈达 □鲜花+哈达 □鲜花 □哈达 □无 - 接机蒙古礼仪 □是 □否 - VIP房间水果、温馨提示卡 □水果+温馨提示卡 □水果 □否 - 集体合影、跟拍、摄像 □仅集体合影 □合影+全程跟拍 □合影+全程摄像 □合影+全程摄像+全场跟拍 集体合影要求: □室内集体合影 □室外集体合影 电子签到 □是 □否 □3D微信签到 □二维码扫码签到 □微信扫码签到 远程视频直播 □是 □否 现场手机视频/照片直播 □是 □否 暖场短片 □是,若需要制作请提供素材 □否 - 会议茶歇 □是 □否 - LED屏租赁与搭建 □是 □否 LED无缝转换设备 □是 □否 1.专家无需提前拷贝课件,现场后台U盘插入播放; 2.按照会议议程报告者提前30分钟试课件即可。 投影仪+幕布 □是,数量 □否 - 笔记本电脑、激光笔 □是,数量 □否 有分会场情况考虑是否配置 提词器(反向电视) □是,数量 □否 考虑主席台演讲者及主持人不便看大屏 颁奖礼仪 □是,人数 □否 - 物料与设备 奖状、奖杯、证书 □是,数量 □否 - 矿泉水 □是 品牌 □否 - 会议纪念品 □是 □否 - 展区搭建 □是 □否 - 用车预订 1.接送机用车; 2.会务用车; 3.用车标准确定。 □是 □否 - 会场布置 1.场地布置; 2.设备布置; 3.展区布置。 □是 □否 - 二、会议执行中的工作 会中服务 签到处服务 □是 □否 1.按照预设签到流程负责签到处签到服务; 2.打复印服务; 3.酒店用房实施确认,避免房损,合理安排合住代表房间; 4.报告者课件拷贝; 5.会议咨询。 会场流程控制 □是 □否 1.按照会议日程进行流程控台; 2.会议互动时话筒传递; 3.会议设备运行监控; 4.暖场与茶歇音乐的播放; 5.会议突发应急处理。 会场及活动场地维护 □是 □否 1.负责整个会场或活动场地秩序维护,保持会议安静有序,干净整洁; 2.会场休息时间,负责清理矿泉水空瓶,更换新水; 3.连续2天及以上会议日程,当天会议结束后,会场全部规整至初入会场的状态(所有物品摆放整齐,更换稿纸,补齐铅笔等) 会中服务 用车调度 □是 □否 1.根据接送机表安排用车; 2.负责会场临时用车安排; 3.合理调度用车,避免空闲车或者冲突车。 用餐安排与服务 □是 □否 1.会议用餐:确定用餐人数,餐标及用餐形式、用餐忌口、酒水要求、饮料要求;2.招待用餐:用餐预订,点餐;贵宾用餐前,座位按照用餐人数备齐,餐具酒器备齐,留有上菜口;凉菜已上桌,酒水入分酒器,纸巾盒打开,饮料摆桌;3.盯办服务员做好用餐服务。 4.根据参会代表报到

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