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会议筹备需求表
一、基础信息
主办方
会议名称
会议人数
会议时间
意向酒店
二、需求信息
类别
分项
需求与否
内容支持
特别要求
一、会议执行前工作安排
参会委员
邀请
邀请函
□是 □否
1.电子邀请函制作;
2.根据委员名单逐一邀请,确认参会与否,并进行统计。
企业产品推广展览邀请
企业参展会议
通知
□是 □否
1.参展企业工作对接;
2.参展企业合同签订;
3.参展企业费用结算;
4.参展企业展区规划与展位分配。
酒店预选方案及预订
会议室规模
房间要求
会议室规模: 人
房间数量: 间
房型:
1.根据主办方要求提供符合标准的酒店信息;
2.对房型标准的要求。
参会代表
票务
机票、火车票预订
□是 □否
提供身份证号航班、车次、出行时间
物料与设备
会议主背景设计
□是 □否
根据会议主题提供主背景设计方案
签到背景板
□是 □否
常规喷绘布+桁架
会议手册
□是 □否
提供会议手册中体现内容
工作牌
□是
挂绳:□单钩□双钩
□否
挂绳颜色要求及数量
资料袋
□布艺手提袋+印字
□定制纸质手提袋
□否
-
类别
分项
需求与否
内容支持
特别要求
物料与设备
笔
□是 □否
-
会议海报
□是 □否
提供海报内容
会议标识/指示牌
□是 ?否
一般包括条幅、引导牌、指示牌,会议日程、演讲台包装等视觉设计
会议主题座签
□会议主题定制座签
□常规座签
若酒店提供免费座签,安排酒店准备即可
演讲台鲜花
□是 □否
-
VIP接送机服务
□是 □否
1.配置接送机陪同人员;
2.接送温馨短信提示。
会议定制接机牌
□是 □否
-
接机鲜花/哈达
□鲜花+哈达 □鲜花
□哈达 □无
-
接机蒙古礼仪
□是 □否
-
VIP房间水果、温馨提示卡
□水果+温馨提示卡
□水果 □否
-
集体合影、跟拍、摄像
□仅集体合影
□合影+全程跟拍
□合影+全程摄像
□合影+全程摄像+全场跟拍
集体合影要求:
□室内集体合影
□室外集体合影
电子签到
□是 □否
□3D微信签到
□二维码扫码签到
□微信扫码签到
远程视频直播
□是 □否
现场手机视频/照片直播
□是 □否
暖场短片
□是,若需要制作请提供素材 □否
-
会议茶歇
□是 □否
-
LED屏租赁与搭建
□是 □否
LED无缝转换设备
□是 □否
1.专家无需提前拷贝课件,现场后台U盘插入播放;
2.按照会议议程报告者提前30分钟试课件即可。
投影仪+幕布
□是,数量
□否
-
笔记本电脑、激光笔
□是,数量
□否
有分会场情况考虑是否配置
提词器(反向电视)
□是,数量
□否
考虑主席台演讲者及主持人不便看大屏
颁奖礼仪
□是,人数
□否
-
物料与设备
奖状、奖杯、证书
□是,数量
□否
-
矿泉水
□是 品牌
□否
-
会议纪念品
□是 □否
-
展区搭建
□是 □否
-
用车预订
1.接送机用车;
2.会务用车;
3.用车标准确定。
□是 □否
-
会场布置
1.场地布置;
2.设备布置;
3.展区布置。
□是 □否
-
二、会议执行中的工作
会中服务
签到处服务
□是 □否
1.按照预设签到流程负责签到处签到服务;
2.打复印服务;
3.酒店用房实施确认,避免房损,合理安排合住代表房间;
4.报告者课件拷贝;
5.会议咨询。
会场流程控制
□是 □否
1.按照会议日程进行流程控台;
2.会议互动时话筒传递;
3.会议设备运行监控;
4.暖场与茶歇音乐的播放;
5.会议突发应急处理。
会场及活动场地维护
□是 □否
1.负责整个会场或活动场地秩序维护,保持会议安静有序,干净整洁;
2.会场休息时间,负责清理矿泉水空瓶,更换新水;
3.连续2天及以上会议日程,当天会议结束后,会场全部规整至初入会场的状态(所有物品摆放整齐,更换稿纸,补齐铅笔等)
会中服务
用车调度
□是 □否
1.根据接送机表安排用车;
2.负责会场临时用车安排;
3.合理调度用车,避免空闲车或者冲突车。
用餐安排与服务
□是 □否
1.会议用餐:确定用餐人数,餐标及用餐形式、用餐忌口、酒水要求、饮料要求;2.招待用餐:用餐预订,点餐;贵宾用餐前,座位按照用餐人数备齐,餐具酒器备齐,留有上菜口;凉菜已上桌,酒水入分酒器,纸巾盒打开,饮料摆桌;3.盯办服务员做好用餐服务。
4.根据参会代表报到
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