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合同管理程序 1.目的： 明确合同的要求，并通过合同评审确保公司有能力满足这些要求 2适用范围： 适用于公司产品销售合同、订单的管理。 3定义： 略 4职责分配： 4.1销售部：负责确定合同/订单要求，组织对合同/订单进行评审，并对合同/订单的执行情况进 行跟进。 4.2制造部、米购部、品质部、研发部等部门参与合同/订单评审，并实施合同/订单中的有关部分。 4.3总经理：负责合同/订单评审表的批准。 5.过程分析乌龟图： 6流程图: 7程序内容： 7.1业务洽谈 7.1.1销售部做好与顾客的业务洽谈。洽谈前，要做好充分的准备；洽谈过程中，要充分听取顾客 的意见，帮助顾客掌握完整的产品信息，同时要了解顾客的资信情况。 7.1.2洽谈过程中，要就合同的基本要求，如品名、规格、数量、价格、交付、包装、交货期、交 付方式、结算方式、违约责任、仲裁与索赔等，逐条与顾客明确，达成一致意见。 7.2接收合同/订单 7.2.1本公司只接收书面的购货合同/订单。对于顾客的口头订单，销售部应将其记录在《顾客口 头订单记录表》上，用电子邮件发给顾客，由顾客书面确认后回传。 7.2.2销售部应将合同/订单送至销售部跟单员，由销售部跟单员组织对合同 /订单的评审。 7.2.3销售部跟单员根据合同/订单的性质将其分成常规合同/订单或特殊合同/订单； ）常规合同/订单是指针对公司已有的产品所订的合同/订单 ）特殊合同/订单是指常规合同/订单外的合同/订单，包括针对新产品或者对现有产品有附 加技术要求、包装要求的合同/订单 7.2.4销售部跟单员填写《合同/订单评审表》，连同合同/订单一起送有关部门进行评审。 7.3合同/订单的评审 7.3.1合同/订单的要求。合同/订单评审要保证： 1 ）顾客的各项要求（规格、数量、性能、交货期、结算方式等）得到确定并形成文件 ）合同或订单中各项要求不存在含糊不清之处，特殊要求有明确说明，多次洽谈前后不一 致的地方得到了解决 ）合同或订单符合有关法律法规、标准的要求 ）顾客的潜在要求得到识别，这些要求是预期或者规定用途所必需的 ）本公司的附加要求能确保兑现 ）本公司有履行合同或订单要求的能力 7.3.2常规合同/订单的评审 ）销售部跟单员从进销存系统中知道有现货时，只需将《合同 /订单评审表》送计划科及销 售部经理进行评审 ）无现货时，由销售部跟单员将《合同/订单评审表》交计划科就生产能力、生产完成日期 进行评审，如果库存中无所需产品的物料，则还应将《合同 /订单评审表》送采购部就采 购能力、到货日期进行签字评审，之后由销售部经理就交货期限进行评审。 7.3.3特殊合同/订单的评审 1 ）以专题会议的形式进行，由销售部牵头，副总经理主持，研发部、工艺部、采购部、制 造部、计划科、品质部参加 2） 评审时应注意： 设计、采购和生产的周期 要衡量本公司的设计、工艺和检测能力 要识别新的质量要求、产品颜色要求、包装要求 对成本和利润进行核算 7.3.4评审后，参加评审的部门应在《合同/订单评审表》中的相应栏目中签字，最后将《合同 / 订单评审表》送总经理批准。 7.3.5在合同/订单评审过程中，评审人员对合同中有关内容和要求提出疑问或者修改建议时，由 销售部跟单员负责与顾客联络，征求其书面意见，经协商确定后的变动事项需在《合同/ 订单评审表》中予以记录。 7.4合同的签订与合同/订单的执行 7.4.1合同评审后，销售部经理根据合同草案与批准的评审结果， 负责与顾客正式签订合同，订单 评审通过后即生效。 7.4.2销售部跟单员将合同/订单及《合同/订单评审表》中的内容转化为《顾客订货要求表》，连 同有关的顾客资料分发给有关部门，作为设计、生产、检验、出货等的依据。 7.4.3销售部跟单员应建立《合同/订单跟进控制表》，记录合同/订单的执行情况。若发生与合同/ 订单不一致的情况，应及时与顾客协商解决。 7.5合同/订单的更改/取消 7.5.1若因非顾客原因需修改订单或合同时， 由产生原因的部门通知销售部跟单员。 销售部跟单员 及时与顾客联系，得到顾客的同意后，在原合同或订单上注明更改内容并填写《合同 /订单 更改通知单》。销售部跟单员应将《合同/订单更改通知单》送到与合同/订单修改有关的部 门进行评审，并报送总经理批准，然后发至有关部门 7.5.2若因顾客提出合同/订单条款修改时，应由销售部跟单员填写《合同 /订单更改通知单》，经 与合同/订单修改有关的部门评审后送至总经理评审，然后发至有关部门。销售部跟单员应 在原合同或订单中注明修改情况。 7.5.3顾客取消合同/订单时，销售部跟单员需与顾客协商，就本公司已投入的物料、已生产的半 成品和产品的处理，以及由此产生的损失，与顾客达成一致意见。销售部跟单员应用《合同 /订单更改通知单》