企业办公室管理常识概论.pptx

企业（公司）办公室管理常识北企星湖北北盛网络科技有限公司办公室管理名言把每一件简单的事做好就是不简单；把每一件平凡的事做好就是不平凡。 ——海尔集团 总裁 张瑞敏如果你热爱工作，你每天就会尽自己所能力求完美，而不久你周围的每一个人也会从你这里感染这种热情。 ——“沃尔玛帝国”的缔造者 山姆沃尔顿 为什么学（why）未来的职业发展（在社会立足条件：学历、沟通、合作、协调、创新的能力） 如何区分前台、文员、秘书、助理、行政综合素质与能力的自我提升（进步和成功因素：品格、责任感、上进、奋发、视野、素养）有意义的人生（终身学习、全人发展、服务社会）学什么（What ）本课程教学内容分为十四章， 教学安排如下： 第一周：办公室实务、文员实务 第二周：电话电子通讯、邮件收发 第三周：接待实务、信访实务 第四周：会议及会谈实务、日程安排 第五周：差旅事宜、照料上司身边琐事 第六周：交际与礼仪、办公室用语 第七周：印信值班工作、文书与档案实务 第八、九周：案例分析、自由讨论、全面复习集中面授（操作要领）多听平时作业（练习题）多做课堂讨论（案例分析、角色扮演）多想自学 （网络资源 ）多看 要求： 第一：从理论上把握办公室管理的一般规律和技 巧。办公室 管理是对办公室实务的科学总结，是对工作方法的说明，掌握办公室管理的基本知识，对于如何更加科学有效地开展工作，如何适应现代化办公室工作的需要是非常重要的。 第二：多接触实践，加深对办公室的全面认识。学习是实践的先导和基础，通过学习掌握最新的理论知识。实践是学习的最终目的。从理论到实践，从实践再到理论，如此反复，方能很好真正掌握这门课程。 怎样学（How）第一章 办公室实务概述一、办公室的含义办公室是一个常用而普通的名词，却有着多种含义：第一种：泛指一切办公场所，区别于用于教学的教 室，用于生产的车间，或是医疗室、实验室等等。第二种：是指某一类职业人员或某一级职务人员的 办公场所。如：教师、护士、厂长、院长办公室等.第三种：指党、政府机关、企事业单位内的综合办 事机构。如：中共中央办公厅、三星公司办公室等.第四种：指某种专门的独立的工作机构。如国务院 台湾事务办公室等。二、办公室的职能办公室的职能政务(或业务)服务事 务 管 理事务管理是为确保有效、快捷的政务或业务服务而开展的辅助性工作，它是办公室工作体系中不可缺少的重要组成部分。主要是中高级文秘人员的工作.办公室事务管理工作的特征服务性分散性专业性主动性繁杂性为上司服务为组织服务为公众服务工作分散人员分散涉及面广独立性专业性三、办公室事务管 理工作的特征四、办公室实务的范围和内容——办公室实务就是指办公室的工作事务和操作实务.主要工作人员是秘书人员和文员.1、我国办公室实务的主要内容2、国际秘书协会确定的办公室实务的主要内容3、我国外资、合资企业办公室实务的主要内容1、我国办公室实务的主要内容⑼接待工作（各种来访的接待）⑽ 协调工作（政策等）⑾ 督察工作（决议的实施）⑿ 日程安排（各种日程）⒀ 日常事务（通讯值班）⒁ 办公室管理（环境等）⒂ 其它临时交办的事项⑴文书撰写（会议记录等）⑵文书制作（打字、复印等）⑶文书处理（收发、传递等）⑷档案管理（归档、管理等）⑸会议组织（准备、善后等）⑹调查研究（计划、实施等）⑺信息资料（收集、整理等）⑻信访工作（来访、投诉等）以上除⑹ ⑽ ⑾项外，其余工作文员都会涉及到。2、国际秘书协会确定的办公室实务的主要内容⑴速记上司交代事项；⑵执行录音吩咐；⑶档案管理；⑷阅读并分类信件；⑸以电话维持公共关系；⑹替上司定约会并记录；⑺按上司指示完成信函；⑻在权限内自发信函；⑼接待来访宾客；⑽替上司接洽外界人士；⑾自动处理例行的事务；⑿为上司安排旅行或考察；⒀替公司宾客订房间机票等；⒁准备好公司要公开的资料；⒂替上司收集演讲等的资料；⒃协助上司准备财务等报告；⒄整理并组织好粗略的资料；⒅替上司保管各种记录；⒆协助上司搞好交税等事务；⒇督导一般职员或速记员；(21)搞好会务工作(22)复印资料3、我国外资、合资企业 办公室实务的主要内容⑴、办公室环境的布置和整理；⑵、通讯事务、电话、信函和邮件处理；⑶、执行上司交办事项；⑷、照料上司身边的琐事；⑸、接待宾客和员工的来访；⑹、记录上司指令及会谈、会议内容；⑺、打印文告及表格；⑻、收集及整理各种信息；⑼、保管办公室设备及用品；⑽、外出办事，如银行、邮局、税务所等。五、办公室环境布置和管理1、办公室环境布置的目的创造舒适而又工作效率高的环境；塑造组织形象；建立挡驾制度；有利于保密工作。方便 →舒适整洁 →和谐统一 →安全 2、办公室的布局 （1）封闭式布局。 封闭式布局是一种较为传统的办公室布局，是把组织内部各职能部门独立安排在一个个小房间内，组成一个个小办公室。 优点